Как обучить сотрудников работать с BI-системой и сэкономить 7,6 млн рублей: опыт «Ренессанс Страхования»
За год в «Ренессанс Страховании» запустили четыре потока обучения по работе с сервисом визуализации Yandex DataLens. Почему компания выбрала внутреннее обучение и как выстроила его с нуля, рассказывает Арсен Григорян, руководитель направления HR-аналитики «Ренессанс Страхования».
В 2023 году мы перенесли всю отчётность из зарубежной системы в Yandex DataLens, так что нужно было в каком-то формате рассказать сотрудникам о возможностях сервиса и научить им пользоваться.
Плюс мы решили, что переход на новый инструмент — хорошая возможность повысить качество визуализации данных и разработать единые стандарты, которыми смогут пользоваться и маркетологи, и менеджеры по подбору персонала, и специалисты по обучению, и внутренние аудиторы.
Это позволило бы разгрузить отделы IT и аналитики, на которые ложилось большинство задач по анализу данных.
На что ориентировались
Команда HR разработала систему визуализации отчётности в старой BI-системе ещё в 2022 году. Отчёты кадровой службы получают руководители всех команд: там собраны должности сотрудников, их стаж, зарплаты, размер команд, города, в которых расположены офисы, и другая информация.
Мы решили взять подход HR за основу и распространить его на всю компанию.
Почему решили обучать сами
Мы могли приобрести курс по DataLens любой компании, которая занимается корпоративным обучением. Но для нас было важно, чтобы в курсе учитывалась специфика наших процессов и сотрудники понимали:
- как построена архитектура данных внутри компании;
- как этапы создания дашборда связаны с конкретными бизнес-процессами, например с подготовкой витрин данных;
- как работать с внутренними заказчиками аналитики.
Как готовились к запуску курса
Мы выбрали дистанционное обучение, чтобы пройти курс мог любой из наших 2700 сотрудников по всей России.
Собрали команду, которая будет готовить и продвигать курс среди сотрудников. В неё вошли:
- аналитик, который был готов погрузиться в DataLens и стать ментором для участников курса;
- отдел обучения, который собирал курс;
- команда внутренних коммуникаций, которая рассказывала сотрудникам о курсе на внутреннем портале.
Далее перешли к созданию материалов. За это отвечали отдел обучения и я как эксперт. Мы опирались на статьи BI-аналитиков, документацию DataLens и собственные знания.
Лектором предложили быть мне: я несколько лет занимался отчётностью в крупных компаниях, а в 2022 году выиграл в конкурсе дашбордов на Yandex DataLens Festival.
Затем выбрали, где будем проводить онлайн-обучение: лекции проходили по Zoom, а записи можно было посмотреть в чате в Discord. Чат был удобен и для создания BI-комьюнити: там общаются выпускники курса и другие сотрудники, которые интересуются визуализацией.
Когда всё было готово, мы организовали тестовый поток на пять студентов. По их обратной связи доработали курс. Например, ввели рейтинг участников по результатам домашнего задания, чтобы увеличить вовлечённость.
На поток решили набирать не больше 17 человек, чтобы можно было давать качественную обратную связь каждому.
Новость о наборе на курс разместили на внутреннем портале — и собрали группу за час.
Как организован курс
Программа рассчитана на месяц и состоит из пяти занятий по два часа:
- 1-й урок. Объясняем, что такое BI и зачем он нужен. Знакомим студентов с основными функциями DataLens и для практики собираем простой дашборд.
- 2-й урок. Рассказываем про ключевые принципы визуализации и дизайна. Разбираем основные формулы в DataLens и показываем, как с помощью них решать наши задачи.
- 3-й урок. Учим работать с заказчиком — им может оказаться любой руководитель в компании. Разбираемся, кто за что отвечает при создании дашборда и проходим полный цикл построения дашборда для реальной задачи в нашей компании. В качестве эксперта приглашаем руководителя отдела по работе с данными.
- 4-й урок. Работаем со сложными формулами, оконными функциями и параметрами для эффективной визуализации.
- 5-й урок. Оцениваем эффективность дашборда. Собираем обратную связь по итогам курса.
В ходе обучения студенты выполняют три домашних задания, на каждое из которых требуется примерно шесть часов. На вебинарах лекторы разбирают ключевые ошибки в домашней работе и показывают, что можно улучшить.
Дашборд выпускника курса: эффективность внедрения электронного документооборота
Какие результаты получили за четыре потока
Опросы, которые мы проводим после каждого потока, показывают, что средний NPS (Net Promoter Score, индекс потребительской лояльности) выпускников — 9,2 из 10.
Новое обучение запускаем каждый квартал. За четыре потока DataLens освоили более 60 сотрудников, а курс стал самым востребованным в компании среди обучающих программ по хард-скиллам.
Уже есть примеры, когда курс помог сотрудникам в карьерном росте: один рекрутер стал бизнес-аналитиком, другой — специалистом по компенсациям и льготам.
Собственное обучение позволило нам сэкономить 7,6 млн рублей. Сюда входит экономия за счёт смены BI-инструмента и автоматизации подготовки отчётов — до обучения многие сотрудники собирали их вручную. Также оценили, во сколько бы нам обошёлся курс по BI-аналитике от сторонней компании — каждый поток на 15 человек стоил бы около 1,1 млн рублей.
Внутренний курс стоит разрабатывать, когда необходимо обучить сотрудников на задачах вашей компании. Чтобы подготовить обучение быстрее, можно использовать материалы бесплатного курса Yandex Cloud «Основы DataLens» — в нём уже собраны базовые принципы работы с инструментом и инструкции по настройке сервиса. Вам останется только добавить примеры задач вашей компании. Курс Yandex Cloud прошли уже более 3800 пользователей, причём многие осваивали BI-инструмент с нуля. Если вы не готовы разрабатывать собственный курс, можно объединить обучение по материалам Yandex Cloud с консультациями экспертов по анализу и визуализации данных в вашей компании.
Вот о чём важно не забыть, если планируете запустить обучение в компании:
✅ Протестируйте материалы на небольшой группе студентов. Доработайте курс по отзывам.
✅ Заранее займитесь продвижением: рассказывайте о курсе и о том, как он поможет сотрудникам лично.
✅ Объясняйте материал на примере задач вашей компании. Так будет понятнее и сотрудники сразу научатся применять новые инструменты в работе.
✅ Добавьте соревновательный элемент: конкурсы, рейтинги и пр. Это мотивирует участников пройти обучение до конца.
✅ Создайте чат, где студенты смогут обсуждать обучение и задавать вопросы.
✅ Соберите базу знаний с полезными материалами, которой смогут пользоваться все сотрудники.
Подписывайтесь на Telegram-канал Yandex Cloud, чтобы узнавать ещё больше новостей и историй о команде.
Другие истории наших партнёров и клиентов, которые активно читают наши подписчики:
Подход к обучению сотрудников с использованием собственных ресурсов и материалов внутри компании выглядит обоснованным, но если честно не думаю, что практично