Офтоп Maryana Podurets
1 459

Как проводить совещания, чтобы сфокусироваться на главном и кратно повысить скорость работы

Статью написал Вячеслав Цырульник, CEO Кайтена.

В закладки

Давайте разберемся с тем, что такое эффективное действие.

Для начала представим нашу работу в виде потока задач. Есть доска, на ней — колонки (этапы или статусы), а в колонках — отдельные карточки (задачи). В самом простом приближении это выглядит так:

Что такое эффективное действие с точки зрения выполнения работы?

Перемещение задачи в колонку «Готово» — однозначно эффективное действие. Мы выполнили задачу, то есть достигли результата:

Еще может быть перемещение карточки в рамках одного и того же статуса (этапа). Например, приоритезация (выше — значит приоритетнее). Это тоже нужное действие, но явно менее эффективное, чем доведение задачи до конца:

Отсюда главный вывод: проводить совещания надо в привязке к эффективным действиям — тогда и совещания будут эффективными.

Правило эффективных встреч №1: фокусируйте команду на доделывании задач

Начинайте с конца. В первую очередь обсуждайте те задачи, которые ближе к завершению:

По каждой задаче важно ответить на один главный вопрос: «Что сейчас нам мешает доделать эту задачу (переместить в колонку „Сделано”)?». Этот вопрос так важен, потому что в процессе работы над задачей ответ может несколько раз поменяться.

Ответ на вопрос надо оформить в виде чек-листа:

Убедитесь в конце встречи, что по всем задачам, которые вы обсудили, есть такой чек-лист.

Кстати, не обязательно обсуждать абсолютно все текущие задачи. Если их много, каждое совещание будет затягиваться сверх меры. Главное — проговорить только те задачи, выполнение которых точно потребует все время до следующей встречи.

Возвращаясь к нашей метафоре с досками, можно сказать так: фокусируйтесь на том, чтобы перемещать задачи в колонку «Готово». Ваша цель — завершить задачу. Стремитесь к этому.

Правило эффективных встреч №2: используйте простую систему приоритезации

Часто мы расставляем приоритеты так, что это теряет всякий смысл:

На самом деле приоритеты должны быть четкими и однозначными, как выделенная полоса для экстренных служб на дороге:

Такая визуализация сразу помогает понять, какие задачи реально в приоритете, а какие — в основном потоке.

Вопрос, на который вам надо ответить, только один: «по какому критерию задача имеет право занять приоритетную полосу?». Если такого критерия нет или он размыт, псевдо-срочными окажутся все задачи.

Пример критериев срочности:

  • задача приносит деньги / выгоду в краткосрочной перспективе;
  • задача разблокирует важную работу других департаментов / коллег;
  • задача избавляет от уплаты пени по контракту.

Уверен, что аналогичные критерии найдутся и у вас.

Убедитесь, что у вас есть:

  • «срочная полоса» для действительно важных задач;
  • полоса для основного потока задач, где вы выполняете задачи в порядке очередности, а при необходимости переключаетесь на срочные.

Рекомендуем обсудить с коллегами систему приоритезации до начала встречи, иначе в ходе совещания этот вопрос отнимет у вас уйму времени.

Правило эффективных встреч №3: имейте перед глазами не только задачи, но и контекст их выполнения

Чаще всего задачи лежат в одной «куче», но это неправильно — ведь они относятся к разным направлениям и проектам. Если обозначить ветки этих направлений, то у вас сложится цельная картина, и вы будете иметь больше информации для принятия решений.

Обратите внимание, что проекты — это те же задачи, только более верхнеуровневые, и поэтому они прекрасно помещаются на доску. Просто надо отделить их от доски с повседневными задачами. Тогда вам не придется обсуждать задачи, которые уже утратили актуальность или имеют меньший приоритет с точки зрения проекта, в рамках которого выполняются.

Правило эффективных встреч №4: готовьтесь к совещаниям заранее

– Алло, Эдуард?

– Да

– Можешь подняться к нам на совещание, у нас вопрос по твоему проекту?

– Через 30 минут, у меня тут свое совещание.Всегда предварительно узнавайте статус задач, чтобы знать причины остановки работ. Соответственно, если выполнение задачи останавливается или замедляется, указывайте причину:

Держите под рукой заранее подготовленные шаблоны чек-листов, которые можно быстро адаптировать к большинству задач. Ведь часто на совещаниях мы вновь и вновь обсуждаем одни и те же вещи, и нельзя, чтобы это занимало слишком много времени.

И обязательно убирайте неактуальные задачи. Я часто встречаю у команд скопления задач, многие из которых не хочется закрывать, хотя они уже не несут никакой ценности.

Кратко о главном

Эффективные совещания — те, которые побуждают вас фокусироваться на завершении текущих задач. Чтобы не терять время на бесплодных встречах, руководствуйтесь четырьмя принципами:

  • фокусируйте команду на доделывании задач;
  • используйте простую систему приоритезации;
  • имейте перед глазами не только задачи, но и контекст их выполнения;
  • готовьтесь к совещаниям заранее.

Правильно настроить систему управления задачами поможет Kaiten. Приходите, мы поможем настроить доски и ответим на вопросы.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Maryana Podurets", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 8, "likes": 19, "favorites": 95, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 62680, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 27 Mar 2019 18:34:26 +0300" }
Акции банка «Тинькофф»
19,20$
0,04$
{ "id": 62680, "author_id": 275424, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/62680\/get","add":"\/comments\/62680\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/62680"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791, "last_count_and_date": null }

8 комментариев 8 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
1

А что за сервис использовался автором? :)

Ответить
0

Трелло

Ответить
0

kaiten.io

Ответить
0

Все скриншоты из Кайтена.

Ответить
0

Спасибо! Вроде все элементарно и известно, но Вы отлично структурировали. Заберу в закладки

Ответить
0

Похож на trello

Ответить
0

Лично мне чекбоксы внутри карточек не заходят - туда начинают писать задачи, требующие отдельных карточек, и процесс запутывается.
Горизонтальное деление - вроде хорошая штука, но, как мне кажется, рвёт процесс. Лучше ещё один проект создать.
Хотя и то и то при договорённости участников соблюдать правила - хорошие штуки, конечно.

Ответить
0

Да Трелло отличная штука )
Что за убогий клон на скринах непонтно

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Команда калифорнийского проекта
оказалась нейронной сетью
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }