Новое — это всегда выход из зоны комфорта. Вот внедрят какую-то IT-систему, и что будет с привычным распорядком дня, с устоявшейся коммуникацией? Сознательно, а порой и неосознанно для себя, сотрудники могут сопротивляться изменениям. Разберемся, откуда берется это сопротивление и как его минимизировать.
Что пугает?
У нежелания принимать новшества — в частности, внедрение системы процессного управления — есть вполне обоснованные причины. Вот некоторые из них.
Страх неизвестности и перемен
Ох уж эта пугающая неизвестность! Этот вид страха с нами с древних времен, когда люди гадали, кто шуршит в кустах: ветер или тигр. В современном мире неизвестность уже не такая опасная, но мы продолжаем ее бояться.
Страх, что сотрудника заменят
«Скоро нас всех заменят роботы» — популярная мысль, если дело касается не только BPM, но и вообще любых технологий. Сотрудники могут думать, что их задачи просто автоматизируют, а они при этом останутся без работы.
👉 Вот тут мы уже рассказали, почему это не так.
Страх тотального контроля
BPM-система отображает процессы такими, какие они есть — и это может открыть не самые приятные факты о работе тех или иных сотрудников. Причем такой страх может появиться не только у тех, кто пытается скрыть плохую работу. Даже эффективный сотрудник может столкнуться с неуверенностью в себе, синдромом самозванца или недостаточным пониманием своей загрузки.
Страх не справиться с новой системой
Возможно и такое — сотрудник просто усомнится, что сможет пользоваться новой IT-системой. И даже может бояться обучаться ей: «А что, если у Маши, Саши получится, а у меня — нет, и я буду один такой глупый?»
Что делать?
Что объединяет все эти страхи? То, что они естественны, но при этом чаще всего беспочвенны. И то, что руководитель может помочь сотрудникам их побороть с помощью коммуникаций. Как это сделать?
- Вдохновляйте собственным примером. Руководитель должен показать, что он точно так же будет использовать систему в своей работе, готов учиться ей наравне со всеми и понимает, что именно пугает подчиненных.
- Приготовьтесь отвечать на вопросы. Не игнорируйте вопросы от сотрудников, даже если их слишком много и они повторяются. Например, можно собрать частые вопросы и разослать имейл с ответами на них. Оставляя вопросы без ответа, вы только создадите почву для слухов и дадите сотрудникам сформировать свое мнение об изменениях, основанное не на фактах, а на этих самых слухах. И тогда повернуть ситуацию вспять будет уже сложно.
- Объясняйте, зачем. В коммуникации с сотрудниками описывайте, для чего внедряется система. «Для оптимизации» или просто «чтобы было лучше» — это не самые подходящие ответы. Отвечайте развернуто. Поясните, каких преимуществ для сотрудников вы сможете добиться: например, что BPM-система поможет понять, почему тот или иной процесс занимает много времени и как разгрузить отдел Х.
- Объясняйте простым языком. Не нужно закидывать сотрудников терминами из области IT — они не обязаны их понимать. А непонимание, опять же, вызовет слухи и мифы.
- Обучайте. Во-первых, давайте время и ресурсы на погружение в новую систему. А во-вторых — предлагайте учиться дополнительным навыкам, которые могут пригодиться для развития сотрудника в условиях цифровизации. Например, креативное и аналитическое мышление или технологическая грамотность. От технологий не убежать, но работа при этом никуда не девается. Она просто трансформируется, и к этому можно и нужно готовить сотрудников.
- Разрешите делиться идеями. Позвольте сотрудникам делиться нюансами своей работы, особенностями тех или иных процессов — вовлеките их в процесс улучшения. Так вы дадите понять, что система внедряется для сотрудников, а не против. И что улучшения — это в том числе результат их работы.
- Делитесь успехами. Если после внедрения системы уже удалось улучшить какой-то процесс в том или ином отделе, поделитесь этим успехом с другими подразделениями. Расскажите, в чем были сложности и как команда их преодолела, каких результатов достигла.
И последнее. Примите тот факт, что страх сотрудников перед новой платформой — это абсолютно нормально 😉
Больше интересных материалов на тему процессного управления — в телеграм-канале PIX Процессы ✨