Главное о тайм-менеджменте, или Как успевать больше

О тайм-менеджменте говорят все кому не лень. Существует масса разных методов, которые помогают планировать время и быть продуктивнее. Иногда кажется, что их даже слишком много, и непонятно, как разобраться и найти лучшую стратегию самоорганизации. Поэтому в сегодняшней статье разберем только самое важное, что нужно знать о тайм-менеджменте.

Последние три года убедили нас, что планировать на долгий период бессмысленно. Теперь выживает не тот, кто долго все обдумывает, а тот, кто умеет расставлять приоритеты в делах, прогнозировать и принимать быстрые решения.

До 2010-х годов мир жил по концепции VUCA. Это аббревиатура расшифровывается как «изменчивость, неопределенность, сложность, неоднозначность». По этой концепции, чтобы получить хороший результат, нужно много работать — брать как можно больше задач и стараться прыгнуть выше головы. Мир сложный и многомерный, и выдающиеся результаты требуют выдающихся усилий.

С развитием информационных технологий мир начал меняться, а окончательно его добил COVID-19. В 2016 году американский футуролог Жаме Кашио даже придумал новую концепцию — BANI-мир, что расшифровывается как «хрупкий, тревожный, нелинейный, непостижимый мир». Все логично: сейчас бизнес-процессы и стратегии, которые выстраиваются годами, могут рухнуть как карточный домик в любой момент.

Поэтому в таком мире золотым ресурсом становится время, а умение правильно им распоряжаться — самым важным навыком. Ведь когда вокруг все так нелинейно и хрупко, главное — не терять концентрацию и оставаться продуктивным. И в этом нам помогает тайм-менеджмент.

Зачем вообще интегрировать тайм-менеджмент в жизнь, например, руководителю?

• Во-первых, чтобы просто повысить качество своей работы. С одной стороны, делать все подряд — это нормальный вариант, привычный большинству. Но в этом случае есть риск забыть о действительно важных задачах, да и в целом работа идет медленно и неэффективно. Лучше строить свое расписание осознанно, выделяя в нем то, что принесет наибольшую пользу.
• Во-вторых, чтобы снизить уровень стресса. Чаще всего у руководителей мало каких-то мелких задач, которые можно закончить в течение дня и забыть о работе. Обычно это большие проекты и длинные задачи, на которые тратится много времени. Из-за этого случаются переработки и выгорание, приходится сидеть ночами, доделывая проекты. Тайм-менеджмент помогает не растягивать границы рабочего дня и избавиться от переработок.
• В-третьих, чтобы синхронизировать всю команду. Тайм-менеджмент — это не только самоорганизация, но и выстраивание приоритетов в списках задач разных сотрудников и отделов, что полезно для управления общим рабочим процессом.

Принцип 1: ставить конкретные цели. Самая большая боль, из-за которой начинают пробовать тайм-менеджмент, — отсутствие мотивации и прокрастинация. Можно сколько угодно хотеть что-то сделать, но так и не приступить. Поэтому сначала, перед тем как приступать к новой задаче или важному проекту, нужно подробно эту задачу описать: добавить все вводные, понять цель и задачи. Чем больше конкретики, тем выше вероятность добиться нужного результата.

Скорее всего, вы уже слышали про умную постановку целей, а если нет, то сейчас расскажу. Вообще, есть два понятия: цель и мечта, — и они кардинально отличаются. Мечта — это какое-то желание, осуществления которого было бы здорово добиться, а вот цель — это мечта, которую наделили конкретикой. Мечта может остаться мечтой, пока не сделать её целью. Для этого придумали формулу SMART.

Суть этой формулы в том, чтобы добавить как можно больше конкретики какой-либо цели: конкретный ожидаемый результат, точное время, вероятность успеха. В общем, составить первоначальный план, который поможет перейти с уровня «я бы хотел это сделать» на уровень «я сделаю это, и даже знаю как».

Принцип 2: планировать дела заранее. Есть несколько уровней планирования — глобальное, долгосрочное и краткосрочное. В идеале нужно синхронизировать каждый уровень.

• Сначала создать глобальный план на несколько лет, где описать цели на будущее.
• Потом собрать долгосрочный план, который поможет осуществить глобальный.
• А затем составить краткосрочный план длительностью до полугода. При этом он, естественно, должен быть частью вашего долгосрочного плана.

Всего есть несколько форматов краткосрочного планирования. Месячное — когда составляются планы на месяц, например с учетом существующих KPI. Затем недельное планирование. И самое краткосрочное планирование — расписание на день.

Принцип 3: уделять внимание расстановке приоритетов. Каждую задачу, которую необходимо выполнить, важно оценивать с точки зрения ее приоритетности. То есть действительно ли ее так важно сделать сейчас или пока можно спокойно отложить. Для приоритезации задач удобно пользоваться матрицей Эйзенхауэра — просто разделите лист бумаги на четыре блока:

• Срочные и важные задачи. Требуют немедленного участия и должны быть в наивысшем приоритете. Это могут быть проекты с дедлайном, нестандартные ситуации или проблемы со здоровьем.
• Несрочные, но важные задачи. Чрезвычайно важны, но требуют сосредоточенности. Это могут быть задачи стратегического плана, построение отношений с коллегами или личное профессиональное развитие.
• Срочные, но неважные задачи. Их нужно делать, но они не способствуют достижению целей или долгосрочному успеху. Это могут быть рутинные административные задачи, проверка электронной почты или несущественные встречи.
• Несрочные и неважные задачи. С низким приоритетом, поэтому их можно смело удалять из списка дел или делегировать, если есть кому.

Распределите все задачи по блокам. В результате у вас получится матрица, где для каждой задачи понятен приоритет.

Принцип 4: фокусироваться на главном. Если вы руководитель, то делать все подряд у вас не получится. Иначе есть риск скатиться в микроменеджмент и контролировать каждый шаг сотрудников, мешая им работать. Ваши задачи — сложные и стратегически важные, поэтому без вашего участия не обойтись. Сосредоточьтесь на том, что реально важно, а остальное делегируйте.

Делегирование — ключевой момент для успешной реализации матрицы Эйзенхауэра. Руководителю важно оставаться ответственным за стратегически важные задачи, а более рутинную работу — делегировать. Можно разбивать большие задачи на более мелкие и отдавать их непосредственным подчиненным. Это еще называют декомпозицией. К тому же делегирование помогает растить сотрудников: тот, кто справляется лучше, имеет все шансы продвинуться в карьере.

Принцип 5: визуализировать данные и делать списки. Каждую новую задачу нужно сразу записывать, а не держать в голове. Можно в блокноте, но лучше в CRM или другом сервисе для совместной работы. Так она точно не потеряется. Потом нужно все задачи конкретизировать, сегментировать по приоритетам и брать в краткосрочный план, который поможет реализовать долгосрочный.

Так, формулируя, декомпозируя и делегируя задачи, вы сможете уделить внимание тем делам, которые требуют вашего непосредственного участия. А благодаря главным принципам тайм-менеджмента будете меньше уставать и повысите свою продуктивность.