Как перестать бояться и полюбить стажировки в большом бизнесе: опыт hh.ru

Всем привет, на связи hh.ru! В начале этого года мы серьезно пересмотрели подход к работе со стажерами и запустили обновленную корпоративную программу стажировок для студентов «hh старт». Название проекта придумали наши сотрудники в рамках специального конкурса. Ксения Степанова, лид внутренних коммуникаций и корпоративной культуры в hh.ru, делится полезным опытом: возможно, он станет отличным подспорьем для компаний, которые только раздумывают над тем, чтобы завести собственную стажерскую программу.

Стажеры hh.ru приходили и раньше, но стажировки были хаотичными и не могли похвастаться системностью. Компания становилась больше, и с каждым новым витком мы все сильнее ощущали зоны для нашего развития. Характерные признаки хаотичной программы стажировок на нашем примере:

• Нет единого стандарта условий и сроков стажировок

• Нет общих правил для процессов оформления стажера в штат

• За подбор и оценку навыков потенциального кандидата отвечает сотрудник, которому нужен стажер в команду

• Стажеры оформляются как внештатные сотрудники

Все это не позволяло нам грамотно управлять стажировками, снижало эффективность и вызывало проблемы с доступами к внутренним корпоративным системам. А сами стажеры не получали заветного чувства принадлежности к большой команде и не ощущали себя полноценной частью hh. Ребята оставались за скобками развитой и насыщенной корпоративной культуры компании. И это никуда не годилось.

Тем не менее, небезупречный опыт тоже полезен – даже у хаотичных процессов были преимущества, которые в итоге привели нас к успеху. Несмотря на несовершенство процесса каждого стажера можно было оформить на индивидуальных условиях. Это здорово и пластично, если команда небольшая, но когда ты значительно подрос, разработка индивидуальных условий обходится слишком дорого.

Процессы в компании стремительно развивались, и мы закономерно пришли к тому, что развития потребовала и наша стажерская программа. Драматично возросла потребность в ресурсах, а стажировка — это способ вдохнуть свежести в привычные процессы. Специалист, который находится в процессе обучения, чаще всего обладает самыми свежими знаниями и сильнее остальных погружен в современные тренды отрасли. Компании необходимы стажировки, чтобы быть в курсе последних новостей в профессии и получать дополнительные «рабочие руки», а для студента — это отличная возможность самореализоваться, получить опыт и начать зарабатывать деньги.

Мы учли все минусы прошлого опыта, собрали обратную связь от сотрудников и самих стажеров, и пришли к двум важным выводам:

• важна не только гибкость процесса, но и человеческий подход с грамотной интеграцией стажеров в компанию.

• необходимо не просто транслировать студентам преимущества работы у нас, но и показывать сотрудникам компании, что стажеры — это часть нашей команды и полноценные участники общего дела.

У проекта «hh старт» есть две главные бизнес-цели: с одной стороны, мы хотим сформировать кадровый резерв, привлечь и сохранить в компании ценных специалистов. А если подходить к подбору ответственно, то это еще и отличная инвестиция и конкурентное преимущество: мы забираем к себе в команду лучших специалистов и сразу адаптируем их под нашу культуру и стиль работы. С другой стороны, нам, безусловно, важно облегчить нагрузку на отделы и департаменты для того, чтобы сотрудники могли уделять время глобальным задачам, не отвлекаясь на рутинные, но необходимые дела, которые можно доверить стажерам.

В процессе прощупывания «болей» сотрудников на брейнштормах мы поняли, что почти каждый департамент испытывает потребность в том, чтобы взять к себе в команду стажера. Для нас это было слишком дорого, поскольку процесс устарел и требовал обновления.

Ранее со всеми стажерами мы подписывали ученический договор. Условия были просты: человек должен был работать не более 13 часов в неделю и не более 52 в месяц. Очевидно, что даже для неполного погружения в бизнес-процессы компании этого времени недостаточно, поэтому стажировка носила больше обучающий характер: посмотреть, как работают другие сотрудники. Для получения опыта такой вариант имеет право на существование, но в условиях современного рынка труда для саморазвития и роста в IT-индустрии этого, конечно, уже недостаточно.

Сейчас мы заключаем со стажером срочный трудовой договор. Мы принимаем студента, прошедшего отбор в «hh старт», в штат, но на стажерскую позицию. У него не столь объемный пакет компенсаций и льгот, как у обычных сотрудников, но есть корпоративное оборудование, доступ ко внутренним ресурсам и возможность работать из нашего крутого современного офиса. Кроме того, весь стаж работы идет ему в трудовую книжку.

Этапы отбора включают в себя пару собеседований и тестовое задание. После успешного прохождения «вступительных» начинается подготовка к оформлению стажера на работу. Мы запрашиваем у него стандартные документы, необходимые для оформления по ТК РФ и заносим всю информацию во внутренние корпоративные ресурсы.

Еще одно важное обновление: теперь мы предлагаем студентам разные траектории стажировки. Стажер может сам выбрать график работы: 20, 30 или 40 часов в неделю. Продолжительность стажировки тоже гибкая: 6 или 9 месяцев с возможностью продления по согласованию с руководителем.

Весь процесс мы постарались максимально автоматизировать и отладить в Jira. Это позволяет всем участникам держать руку на пульсе: от отдела hr-администрирования до службы безопасности. Мы начинаем готовиться к приему за две недели до выхода стажера: создаем учетную запись со всеми необходимыми доступами, готовим ноутбук и рабочее место.

Запуск лидировали коллеги из направления Корпоративной культуры и внутренних коммуникаций, а принимали участие сотрудники почти всех департаментов. Нам было важно выстроить компетентный и бесшовный процесс поиска, отбора и оформления стажеров, а также рассказать о новом проекте внутри компании, чтобы как можно больше сотрудников смогли воспользоваться этой возможностью. С декабря 2023 года началась активная работа над запуском, а уже в феврале 2024 к нам на работу вышли стажеры.

Пока что это точечная история — путем тщательного отбора мы находим нужного нам кандидата и развиваем его как профессионала. Сейчас мы активно сотрудничаем с крупными российскими вузами: НИУ ВШЭ, МГУ, МФТИ, МГТУ им. Баумана, СПбГУ, УрФУ (Екатеринбург). В свою команду ищем активных ребят, готовых не просто выполнять поручения, а предлагать идеи по совершенствованию процессов. Мы стремимся заинтересовать, обучить и пригласить на стажировку самых сильных студентов и выпускников. Те, кто проходят отбор в hh старт, мотивированы не на спринт, а на марафон, и после прохождения стажировки рассчитывают присоединиться к нашей команде в качестве сотрудника.

Программа «hh старт» полезна не только для студентов, но и для сотрудников. Взять стажера под крыло — это отличная возможность прокачать навыки менторства. Помогая развиваться менее опытному коллеге, приобретаешь много полезных навыков. Вот лишь некоторые из них: умение понятно объяснять и доносить информацию до других, грамотная постановка задачи, эффективный обмен обратной связью. А еще, конечно, умение вдохновлять и своим примером побуждать ребят развивать свои навыки.

Сегодня уже более десяти студентов работают стажерами в рамках нового проекта по стажировкам. Самые популярные области у современных студентов – это маркетинг и PR, дизайн команда, HR-департамент, отдел продаж и клиентский сервис. Конечно, мы не ограничиваемся этими направлениями и продолжаем анализировать потребности. Если смотреть по городам, чаще всего к нам приходят студенты в Москве, Ярославле, Санкт-Петербурге и Воронеже.

Стажировка проходит так: сначала стажер знакомится с компанией, берет простые задачи, постепенно погружается в бизнес-процессы и общается с другими командами. Постепенно ему предлагаются все более сложные и глубокие задачи, а к концу стажировки мы ожидаем от него лидирование небольшого процесса или выполнение полного цикла задач, например, цикл продаж в Отделе продаж. Уже с первого дня работы мы окружаем каждого стажера нашей корпоративной культурой и дарим брендированный мерч «hh старт». Такое решение полезно со всех сторон: во-первых, подарки делать приятно, а во-вторых, так мы рассказываем о проекте однокурсникам и друзьям стажера. Мерч функциональный: в футболках можно ходить на пары, а в тетради записывать лекции. Молодежь — мощное комьюнити, и для компании это отличная возможность повысить узнаваемость бренда.