PMBOK как средство для отработки кармы: управление закупками

В данной статье будет изложен личный опыт постижения знаний Управления проектами: осознанный со временем и не очень на старте карьеры. Подробно будет рассмотрена область знаний по Управлению закупками как то, с чем мне на этом пути впервые пришлось столкнуться, будучи студентом. Выводы о своём первом опыте были сформированы в рамках процедуры по подготовке к сдаче на сертификат PMP.

В далёком 2006 году будучи ещё студентом на инженерной специальности мне пришлось впервые в жизни сделать договор своими руками. Тогда я работал по трудовой в качестве аналитика-маркетолога, а по факту большую часть усилий на работе прилагал как CAMP. Компания собиралась построить крупнейший торгово-офисный центр в Сибири. Мы находились на стадии шлифовки концепции, формирования требований к проектному решению. Нужны были дополнительные внешние инвестиции и понятные арендаторы — от них зависели требования к помещениям. Руководитель проекта, к которому я влетел месяц назад в подчинение, принял решение: «Негоже платить за брокеридж, сделаем выставку нашего детища и арендаторы сами осыпят нас авансами». Горящий взор студента и жажда знаний преклонялись перед опытом Руководителя: он действительно внушал благоговение – множество ресторанов всемирно известной сети быстрого питания с одной буквой в логотипе, выросли из-под его чётких указаний. И видел я тогда из его рук талмуд страниц на тысячу с инструкциями, как такие рестораны возводятся и как устроены бизнес процессы в них. Но это всё лирика красивых воспоминаний, а правда жизни была в том, что рабочий день уже закончился и я сидел в кабинете у юристов, которые меня покинули и, как мог, из шаблона, скаченного из интернета, делал договор на изготовление и поставку полиграфической продукции. На фирме не оказалось места для сотрудников нового проекта и меня подсадили в царство храма Фемиды. Никто среди коллег тогда не имел опыта устройства выставок, мой Руководитель практически не вылезал из локации строительства, а юристы, повинуясь порядкам в слабой матричной структуре, морщили лбы на монитор, не замечая молящие о помощи глаза студента. Да, жарко было..

Восстанавливаясь как-то от очередного горячего проекта, я наткнулся на книги К.Кастанеды и впечатлился от его техники перепросмотра. Ещё не раз я встречал нечто похожее по работе с воспоминаниями у других авторов, в частности у Д.Кехо (перед переговорами он вспоминал как считал поленья для настройку сознания на изобилие), М.Норбекова (медитация про дом как элемент принятия своего прошлого). Опуская надоевший многим налёт эзотерики, для себя я усвоил упрощённый вариант работы с воспоминаниями. Мной применяемая техника состоит в том, что на события из своего прошлого и впечатления от них, ты накладываешь иные впечатления, заставляешь укорениться в памяти иным эмоциям. Так у тебя начинает формироваться понимание иного «Я» на текущий момент, что рождает предпосылки к иным действиям, направленных на будущее. Мне нравится сравнение с лучником: тетива – это нить потока событий жизни, рука, натягивающая тетиву – это опора на прошлое, смещая её, меняешь направление стрелы. Остаётся только вовремя разжать пальцы..

Для меня проект по устройству нашего участия в выставке МОЛЛ 2007 тогда был успешным – по окончанию второго дня после открытия стенда, я торжественно раскупорил шампанское и из горла отхлебнул, держа ёмкость трясущимися руками. Люди подходили, смотрели ролик на плазменной панели, жадно разбирали наши буклеты, моё руководство пропадало на чужих стендах и на фуршете. Реквизит маленького спектакля про ТЦ в Сибири мной охранялся ежедневно и бережно был развезён по местам после окончания выставки. В суматохе действий без прописанного плана, все платежные операции перед подрядчиками были отложены на потом.. Громом среди ясного неба был вопль моего начальника, который вещал о том, что несмотря на грамоту от устроителей выставки «Лучший стенд», проектом, мягко говоря, недовольны. Из триумфального боевого крещения менеджера я был словами руководства обращён в сторону дурно пахнущей неудачи причём без объяснения фактических причин: минусами моей работы был признан стенд из гипсокартона вместо модульных элементов многоразового использования и излишне плотная бумага рекламной продукции. Критические ошибки были допущены на стадии инициации уполномоченным руководителем проекта, но это уже другая история.. мне тогда досталось как члену команды.

Говорят, что если много энергии распылять в строго определённом направлении, оно всё ярче и ярче проявляется в твоей жизни. Руководством тогда была заблокирована оплата по выполненному договору на изготовление рекламной продукции, который вышел из-под моего натужного пера. К составлению легитимных бумажек в тот момент я подходил максимально совестливо и ответственно: были прописаны симметричные санкции за неисполнение условий для двух сторон. Это и спасло мою совесть – у подрядчиков хотя бы была возможность получить свои деньги в судебном порядке. Но, видимо, я переживал так сильно, что притянул следующую работу: спустя месяца два испытанию внутренние устои подверглись в иной компании на сделках слияний и поглощений, где договорная работа, разработка схем, проработка рисков с юристами, бюджеты, планы и т.д. стали моими спутниками почти на три года.

Сложно вспомнить как, но в прошлом году я наткнулся на бесплатный курс по проектному менеджменту. Дмитрий и Валерия Ильенкова насобирали деньги на одной из краудфандинговой платформе и принесли пользу в массы. Особенно меня вдохновил ролик про выгоды от реализации проекта – он помог мне сделать очередной «перепросмотр» своих недочётов как руководителя. Так я начал копать глубже, докопался до членства и волонтёрства в PMI, сегодня нахожусь в шаге до финишной прямой по подготовке к сдаче на сертификат PMP. Выводов накопилось очень много. Изучая тему Управление закупками в проектном менеджменте, я понял, что выложить все измышления по всем областям знаний в одной статье будет кощунственно для внимания читателя, поэтому далее постараюсь высказаться только в отношении одной области знаний в стиле вопрос-ответ. Вопросы мои, были сформированы естественным сопротивлением к новым знаниям, ровно, как и ответы на них — выстраданные в часах и днях поиска и усваивания информации. В надежде на пользу для читателя:

Есть хорошая пословица «Знал бы где упасть — соломки бы подстелил». Мой опыт, описанный выше, говорит о том, что необходимость понимания специфики работы юриста, процедур работы по договорам может настигнуть в любой момент. Спустя более 10 лет от окончания alma matter, я понимаю, что многое из того, чему нас учили, давалось для состояния «проинформированности». Читая многими рекомендуемую книгу Риты Мулкахи, запомнил часто повторяемую фразу: «Project manager should be familiar with..». Кроме того, я ещё не видел такой компании, которая абсолютно все процессы для своей жизнедеятельности реализует силами своих сотрудников. Поэтому, даже если Ваша текущая работа в качестве PM не предусматривает столкновения с подрядчиками, то уверяю Вас, что движение вверх по вертикали заставит.

Действительно, Управлению закупками в PMBOK 6th Edition посвящена целая глава почти на 40 страниц. И надо понимать, что Project Management Book of Knowledge – это не учебник, это скорее справочное руководство. Если Вы всё-таки решитесь замахнуться на сертификат, то Вам предстоит не «вспоминать цвет обложки энциклопедии», а вырабатывать ответы на описание жизненных ситуаций в рамках будней Руководителя проектов. Ситуационные вопросы по этой теме, несомненно, войдут в те 200, на которые Вам предстоит найти ответы, если всё-таки решитесь на сертификат PMP. При этом летом 2020 года будут изменены и вопросы на экзамене и в этом же году выпущен новый релиз библии РП – 7th Edition, который коренным образом отличается от предыдущего издания, а тот отличался от 5-го издания. К слову, обновляется свод знаний PMI раз в 3-4 года. Думаю, что это не профессию «трясёт», а это просто скорость изменений информационного поля: 4 года вне темы и ты «за бортом» актуальности. Именно поэтому в рамках PMP предполагается обязательное периодическое повышение квалификации.

Безусловно, всё зависит от индивидуального опыта, но для себя я отметил следующие полезные аспекты, обучаясь по учебнику Риты. Было непросто осваивать лексикон на английском, но источник знаний, поверьте, того стоит:

1) Типология контрактов. Не раз приходилось заключать контракты с фиксированной ценой, в том числе, в устремлениях обезопасить компанию от всплесков затрат на проект. Однако, к примеру, надо понимать, что фиксированная цена побуждает подрядчика спрятать в неё риски в денежном эквиваленте и замаскировать норму прибыли, а результат доставлять по формальным критериям качества, описанным в контракте. Думайте, выбор есть всегда. И если вдруг Вы оказались недовольны результатом (как в мультике), не стоит винить в этом подрядчика, делайте конструктивные выводы, способствующие Вашему профессиональному росту

2) Купить нельзя делать (поставьте запятую на Ваш выбор). Часто, нанимая сотрудника в штат для выполнения специфической работы, к примеру, написания ТЗ на автоматизацию бизнес процессов, не проводится расчет make or buy (MOB). И дело тут не в отрасли (задаче) применения расчёта и правильности калькуляции, а собственно в наличии самого вопроса в голове управленца. Одно дело, если вопрос не возник от незнания – это поправимо, другое – из корыстных побуждений бездумной экономии. Народного фольклора на эту тему предостаточно, даже Пушкин А.С. прошёлся с примером найма бесплатного подрядчика на выполнение грязной работы ИП «Балда»

3) Список зарекомендовавших себя контрагентов. Безусловно, список проверенных магазинов, поставщиков, специалистов (фрилансеров) серьёзно упрощает всем жизнь. Но бывает так, что лучшего специалиста делают руководителем. Случается, что это «стреляет», когда же происходит «провал», как правило, винят несостоявшегося лидера: «Взялся за гуж..». Но практика применения свода знаний PMI однозначно все такие ошибки относит к зоне ответственности РП. То же самое относится в части повторного выбора доверенного поставщика на новый блок работ: советуя знакомого лекаря, помните, что у врачей не просто так есть специализация

Пару месяцев назад, выбирая способ оптимальной подготовки, мне пришлось изучить много статей, мнений и опробовать их на себе. Оптимальный способ с точки зрения усваивания, а не заучивания, я отметил следующий:

- читаю главу учебника Риты Мулкахи

- в конце главы отвечаю на вопросы (использую "список" google keep), откладываю свои ответы в сторону

- анализирую все правильные ответы (в учебнике есть раздел с объяснением), отвечая повторно с первого по последний уже без фиксации ответа письменно, параллельно анализирую как я отвечал ране в заметке google keep. Если ранее была допущена ошибка из-за незнания темы, восполняю пробелы знаний с помощью PMBOK и иных источников

- замеряю свою эффективность первого прохода по ответам в google keep, если с первого раза процент выше 70 – перехожу к новой главе, ниже — перечитываю заново. В отношении каждого неправильного ответа формулирую причину ошибки, чтобы исправить её и не повторяться

И это при том что у меня почти 12 лет опыта работы в проектах, парочка онлайн и одни офлайн курсы только по PMBOK.

Отсутствие объективного взгляда на свою роль в коллективе, командные неудачи как навешенный своими руками ярлык без анализа причин – одна из возможных причин эмоционального выгорания (см. иную мою статью на эту тему). Именно поэтому я в самом начале рассказал про технику перепросмотра, которая с течением времени позволила мне сохранить значительную часть личной энергии, которая тратилась бы на переживание неуспеха, и найти внутренние ресурсы на новые, более амбициозные проекты. Расширяя границы своего восприятия с помощью знаний, Вы сможете не только посмотреть на себя со стороны, ловя в ошибках повод для роста, но и не нахватать на себя чужих ошибочных (иногда и корыстных) мнений о своей компетенции.

* Ваши ошибки в работе – повод для профессионального роста или предмет для спекуляций Вашей уязвимостью, каждый выбирает сам – искать «бревно у себя или соринку у соседа»

* Отсутствие знаний не освобождает от ответственности. Даже если ответственность возникает как у члена «не очень успешной команды», никто не освободит вас от того, что Вы, пусть и как очень эффективное звено, встали на сторону проигравших в итоге

* Знания порождает печаль. Заметив критические ошибки коллег или руководства, бывает, что приходится работать по принципу «моя хата с краю». В таком случае имеет смысл найти иные положительные стороны Вашей трудовой деятельности, нежели надеяться на общее процветание и потом разочароваться в этом