Успешное осуществление своих обязанностей требует не только принятия решений, но и умения расставлять правильные приоритеты. Хоть подход к приоритезации может варьироваться в зависимости от личных предпочтений, существуют общепринятые стратегии, помогающие упорядочить свои действия.
Все задачи можно условно разделить на четыре категории:
1. Важные и срочные;
2. Важные, но не срочные;
3. Не важные, но срочные;
4. Не важные и не срочные.
Самый большой интерес представляют задачи первых двух категорий, в то время как задачи третьей и четвертой категории обычно решаются благодаря делегированию.
В случае важных и срочных задач, формирование приоритетов происходит следующим образом:
1. Санкции и блокировки, потеря крупных проектов или ключевых сотрудников - все то, что может приостановить операционную деятельность и привести к заметным убыткам.
2. Репутация компании и личная репутация. Хотя суммарный риск здесь сравнительно невелик, потеря репутации может привести к отсутствию возможностей для проведения крупных сделок в будущем. Личная репутация также играет важную роль, поскольку на нее обращают внимание потенциальные заказчики и партнеры.
3. Стратегические решения, которые могут быть осуществлены сейчас и приведут к выполнению намеченной стратегии в долгосрочной перспективе.
4. Неожиданные задачи, которые могут проложить путь к новым ресурсам или возможностям.
Правильная расстановка приоритетов - это один из ключей к эффективной работе, позволяющий не только управлять текущими задачами, но и строить перспективы на будущее.
Работая по такому плану каждый день, приоритизация происходит автоматически.
Сформулируем ключевые принципы для эффективного управления приоритетами:
1. Определение целей: успешная расстановка приоритетов начинается с понимания целей, которых необходимо достигнуть. Отчетливое представление о целях способствует более уверенному выбору направлений действий.
2. Оценка важности и срочности: применение такого инструмента как матрица Эйзенхауэра поможет точно определить, какие задачи требуют незамедлительного вмешательства, а какие могут быть отложены.
3. Учет ресурсов: грамотное управление ресурсами – от ключевого значения. Необходимо адекватно оценивать возможности, которыми располагаете (время, деньги, человеческий фактор) и распределить их таким образом, чтобы достичь максимальной результативности.
4. Следование расписанию: разработанный список задач, проранжированный по степени важности и срочности, должен стать основой вашего действия. Следование установленному плану позволит предотвратить отвлечение от важных задач.
5. Оценка и корректировка: необходимо регулярно проводить анализ качества выполнения задач, пересматривать приоритеты и адаптировать планы под текущую ситуацию.
Важно помнить, что процесс управления приоритетами не является статичным. Это гибкий и постоянно оптимизируемый алгоритм действий, способный приспосабливаться к изменяющимся обстоятельствам и целям.
Автор статьи: Лаврова Елизавета - гениральный директор "Трипитака"