Карьера
oneFactor
1203

Как оптимизировать время руководителей в растущем бизнесе: личный опыт и лайфхаки

Как часто мы оказываемся загружены таким количеством совершенно разных задач, что не знаем, за что хвататься. Времени на все не хватает, а горящие дедлайны не добавляют оптимизма. Появляется желание срочно что-то поменять, но мы не знаем с чего начать. Знакомо? Наша команда попробовала решить эти проблемы и мы рады поделиться своим опытом и полезными инструментами.

В закладки

Меня зовут Мария, я бизнес-ассистент в oneFactor – компании-разработчике платформы AI-сервисов для «умной» монетизации данных. Хотя мы уже давно превратились из стартапа в успешный бизнес, по мере роста компании перед нами ожидаемо остро встала проблема дефицита времени и высокой загрузки руководителей. Следствием бесконечной череды встреч с разными командами и по разным задачам, а также постоянных переключений между проектами, стали расфокусированность, увязание в операционке, катастрофическая нехватка времени. В определенный момент эта «боль» стала мешать компании расти и потребовала изменений как в управлении временем, так и в системе планирования встреч команды из семи руководителей. Нам удалось справиться с этой задачей и теперь мы хотим поделиться своим опытом, который может быть полезен другим командам (включая инструменты, которыми мы пользуемся).

1. Анализ: убираем лишнее

Чтобы высвободить самый дефицитный ресурс – время руководителей, мы проанализировали все существующие встречи. Неэффективной признавалась встреча, если:

  • ее предмет требовал повторного обсуждения, например, не пришли к общему решению, требовалась дополнительная проработка в виде анализа ситуации и пр.;
  • ее приходилось переносить из-за недостаточной подготовки: отсутствовала продуманная повестка, не было понимания, какие вводные будут нужны для эффективного обсуждения на встрече, например, отсутствовал краткий и емкий статус по проблеме, не было вариантов возможных решений для обсуждения;
  • она дополняла уже существующую встречу руководителей различных подразделений в формате «тет-а-тет» и с пересекающимся набором вопросов (именно такие встречи «съедали» максимум времени).

2. Быстрая оптимизация: из очевидного

  • Мы заменили «тет-а-теты» на коллегиальные статусы, таким образом решив проблему с дублированием одного и того же вопроса на разных встречах между функциональными руководителями. Исключение сделали только для статусов руководителей подразделений с CEO компании — они остались индивидуальными.
  • Инициатор встречи должен прислать уже в приглашении краткую повестку с целью ее проведения и текущим статусом проекта «на сегодня». Опционально – с вариантами решения обсуждаемой проблемы.
  • Если речь идет о регулярном статусе, мы заранее собираем апдейты по всем темам, встреча проходит по уже сформированному списку вопросов и задач.
  • Результаты встреч и статусы проектов фиксируются и отправляются участникам в понятном для всех формате. Для этого мы используем Notion, о котором я расскажу дальше.

3. Долгосрочная оптимизация: каденции по реализации и управлению целями

Для начала мы потратили время на формирование стратегических целей и проектов на ближайшие четыре квартала. На первые два квартала – очень детально, практически понедельно, на остальные – более верхнеуровнево. Решили закрепить подход с планомерным движением к их выполнению в едином расписании всех руководителей команды.

  • Мы привыкли ориентироваться в постановке целей и подведении итогов на календарные месяцы, поэтому планировать новое расписание для всей команды руководителей решили с учетом четырехнедельного цикла. С некоторой натяжкой можно сказать, что наш подход – это аналог портфельного спринта, то есть сильно упрощенный Portfolio SAFe.

  • Сразу установили контрольные точки внутри цикла: работу по стратегическим проектам решили проводить в формате двухнедельных спринтов, завершающихся коллегиальными ревью, на которых мы разбираем результаты прошедшего периода и планируем задачи на следующий.
  • На каждый из дней внутри четырехнедельного цикла мы явно определили набор фокусных вопросов для всей управленческой команды – например, день улучшения поддержки пользователей. Все встречи по задачам/проектам этого направления мы стараемся ставить именно в этот день.Таким образом, даже если мы не успели что-то обсудить и есть потребность во внеплановой встрече, контекст у всех схожий, нет необходимости переключаться.
  • Ретроспективу всего портфеля, он же общий статус по достижению целей мы проводим ежемесячно: подводим итоги работы технической, продуктовой и Data Science команд, оцениваем результаты по коммерческим сделкам. В рамках этого же статуса подводим промежуточные итоги выполнения квартальных KPI и явно определяем, где нужно «поднажать», чтобы выполнить цели на квартал.

4. Долгосрочная оптимизация: эффективный личный график

  • Обеды. Во-первых, они явно прописаны в расписании. Во-вторых, синхронизированы по времени, так как это достаточно эффективный формат обсуждения срочных вопросов между руководителями.

  • Внешние встречи. По возможности они сдвинуты на утро/вечер, чтобы не дробить день и не тратить лишнее время на логистику. В Москве дорога на одну внешнюю встречу занимает от полутора до двух с половиной часов, т.е. около 25% рабочего времени за день.
  • Всем процессом мы управляем с помощью Гугл Календаря – в нем легко одновременно отображать расписания нескольких сотрудников:

5. Долгосрочная оптимизация: корректировка целей, проектов и роадмапов

Не верьте в сказки, что все можно идеально спланировать – конечно, нет. Поэтому мы продумали формат корректировки стратегических целей и роадмапов. Оглядываясь назад, это было одной из самых сложных задач, для которой нам до сих пор не удалось найти безупречного решения.

  • Перед началом каждого квартала мы тратим время на сессию квартального планирования. Как правило, она занимает два полноценных рабочих дня. На сессии проводится декомпозиция квартальных целей, а также детализируются роадмапы для подразделений – у нас их несколько, основополагающим является, конечно же, продуктовый.

  • Один из вопросов, который мы задаем себе на сессии – какой приоритет у этого функционального инкремента или проекта. И нужно ли вообще его делать. В B2B-бизнесе всегда много внешних факторов, которые за месяц могут поменять приоритет с «Нужно было сделать вчера» до «Nice to have».
  • Обеспечить участие абсолютно всех сотрудников в сессии планирования физически проблематично, поэтому на втором этапе каждый из функциональных руководителей, например, директор по разработке, совместно с тимлидами передает командам ключевые корректировки RoadMap после сессии планирования. Такой подход актуален в том числе для Data Science и HR-подразделений.

Какую эффективность использования времени и ресурсов мы в итоге получили? Цифры говорят сами за себя: если раньше на регулярные встречи, статусы и планирование уходило более 20 часов в неделю, то после оптимизации процессов это время сократилось почти вдвое.

6. Автоматизация: выбираем удобный софт для реализации

До недавнего времени у нас не было единой для всей компании системы контроля задач и протоколов встреч – по отдельности использовались JIRA и Confluence в разработке, Trello в HR и Slack для оперативных коммуникаций. Результаты брейнштормов и ревью фиксировались на разных носителях – от листа бумаги, таблиц Google Sheets, сообщений в Slack до различных специализированных приложений-заметок. Из-за отсутствия единой системы ведения заметок и протоколов встреч рабочие процессы лишались прозрачности, а у команд не было возможности посмотреть в режиме онлайн, кто из коллег над чем работает в данный момент, и какие решения актуальны и приняты.

После того как мы обкатали нашу систему управления временем и задачами, у нас появилась цель найти универсальный «трекер» — единое пространство для ведения протоколов встреч и списков задач. Мы определили для себя несколько характеристик, которыми должен обладать нужный нам софт:

● удобная система поиска информации;

● наличие удобных шаблонов, чтобы пользователям при заполнении не приходилось «изобретать велосипед»;

● возможность ставить сроки и отмечать ответственных за выполнение задач в документах;

● возможность в режиме онлайн получать информацию о статусе каждого проекта, быть в курсе всех обновлений;

● возможность устанавливать ремайндеры;

● доступ с мобильных устройств;

● работа в офлайн режиме на Mac, iOS и Android устройствах.

Мы протестировали несколько вариантов, и внезапно наш выбор пал не на специализированный таск-менеджер, а на wiki-тул Notion. В первую очередь, из-за удобной системы настройки шаблонов, которая позволяет адаптировать его под индивидуальные потребности команды.

С чего начать в Notion: краткий гайд

Проведу краткий экскурс по приложению и расскажу о некоторых полезных фишках, которыми мы пользуемся постоянно.

  • Первым делом нам нужно попасть в библиотеку шаблонов, кликнув на ярлык Template в левом нижнем углу.

  • Здесь можно выбрать и настроить шаблоны для разных функций: Product Management, CRM для продаж, HR, маркетинг и других. Определяемся с типом шаблона, нажимаем Use this template. Выбранный шаблон настраиваем под свои цели.

  • Чаще всего мы используем шаблон для ведения заметок и протоколов встреч: в нем мы отмечаем прогресс в работе, планы на неделю, ключевые решения и выводы.
  • Интеграция Notion с мессенджером Slack позволяет нам автоматически дублировать все обновления в нужный канал.

Что нам понравилось в Notion:

● Для визуализации планов можно выбрать наиболее удобный формат: канбан-доски, таблицы, нумерованные списки.

● Возможность устанавливать сроки выполнения задач и напоминания, которые дублируются на почту, если приложение закрыто.

● Интеграция с Asana, Trello, Slack, Evernote, Google Диск: вы можете вставить ссылку на любой документ, «залить» существующие доски и таск-листы из других сервисов.

● Наличие техподдержки, которая действительно работает. Пару раз случались сбои в работе системы, но мы всегда получали оперативный фидбэк и помощь в решении вопросов.

● Удобное в использовании мобильное приложение.

Стоит поделиться и минусами Notion:

● Среднестатистическому пользователю понадобится время, чтобы освоиться и привыкнуть к интерфейсу, он достаточно «замороченный».

● Нет русскоязычной версии – для многих команд это может быть стоп-фактором.

● При интеграции со Slack отсутствует возможность фильтровать обновления, внесенные в Notion — приложение «спамит» уведомлениями о всех новых комментариях, задачах и блоках, добавленных на страницу. При этом пока не реализована возможность отправлять в Slack напоминания о дедлайнах. Также приложение не позволяет напрямую конвертировать задачи из Slack (в отличие, например, от Asana).

Шаблоны:

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "oneFactor", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 6, "likes": 13, "favorites": 82, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 111452, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 10 Mar 2020 14:44:21 +0300", "is_special": false }
0
6 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
0

Осталось понять зачем фото

Ответить
0

Оптимизация — это моя точка роста))) Спасибо!

Ответить
0

Сделали из топ менеджеров роботов. Не работает так, оптимизировать все невозможно, это юношеский максимализм.

Ответить
0

Хороший кейс, молодцы. Потому что, во-первых, стремитесь улучшить свою систему управления, а во-вторых, связываете это именно с процессом планирования. 
Но есть один важный аспект, который не охвачен вашей системой - стратегическое планирование, вернее, управление. Посмотрите вот эту статью, в которой показывается подход к разработке и быстрой корректировке стратегии с применением Scrum. Вполне возможно, что эти спринты можно бесшовно связать с вашими и получить ещё более эффективную систему. Сразу уточню, что каждая ваша квартальная сессия должна исходить и наверняка исходит из более долгосрочных гипотез и приоритетов развития. Данная система позволит управлять именно этим контуром. Тогда можно быть уверенными, что квартальная сессия основывается на актуальных стратегических данных, что позволит вовремя заметить разрывы с внешней средой и рынком https://strategium.space/news/strategy-scrum/

Ответить
0

Дмитрий, спасибо за интерес и предложенный вами вариант. На данный момент мы не склонны усложнять процессы управления, поскольку это не совсем подходит к нашей бизнес-модели. Обратную связь по продуктам мы получаем непосредственно от рынка и клиентов, и на ней основываем дальнейшие планы по развитию бизнеса. Тем не менее материал интересный, возможно нам когда-нибудь пригодится. 

Ответить
0

Да, спасибо за интерес. Просто нужно учесть, что стратегии это тот контур, который управляет вашими бизнес-моделями. Бизнес-модель может быстро устареть, особенно в ИТ. Если компания исходит из существующей бизнес-модели, то можно упустить важные изменения. Но в целом ваша система не самая худшая, конечно. Удачи.

Ответить

Прямой эфир