Шесть маленьких советов по рабочей переписке

Окей, все уходят на удаленку. Теперь придется больше писать и читать. Давайте научимся делать это полезнее.

В закладки

Все проблемы в коммуникациях — это микс асимметрии информации и обманутых ожиданий. Разность в знаниях и ожиданиях увеличивается, когда вместо курилки проект приходится обсуждать в Zoom, а эмоции считывать не по лицу, а по расшифровке стикеров и эмодзи.

Работать с одним информационным обвесом и сближать картину мира на удаленке помогают скайп-коллы, но основное общение все-таки происходит буквами — в чатах, системе документооборота, Trello. С письменной коммуникацией две проблемы: мысли просто формулируются хуже, а при чтении слишком большой простор для интерпретации. Я редактор в контент-бюро «Хорошая история» и могу подсказать, как это исправить.

В целом выстроенные процессы, мотивация, уважение к текущим делам собеседника, созвоны по важным вопросам, фиксация договоренностей и прочее, что обсуждали на vc вчера — по умолчанию.

Больше контекста

Ключевой принцип — не просто швырнуть задачей, тезисом, просьбой или замечанием, а раскрыть его. Сделайте так, чтобы за деревом «Серега, срочно надо макет!» был виден лес всей важности задачи.

Ваши друзья — слова «чтобы» и «поэтому», но следите за причинно-следственной связью.

«Пожалуйста, внеси правки в договор сегодня» —> «Сможешь поправить договор сегодня, чтобы клиент посмотрел и подписал его до отпуска?»

«Где твой модуль, почему так долго?» —> «Ночной Волк, на Землю снова напали киборги из внешнего мира, поэтому запускаемся, как только будет готов твой модуль. Сколько времени тебе еще нужно?»

Больше объяснений

Объяснение — это упаковка идеи. Чем понятнее показать идею, тем меньше вопросов будет по ее исполнению. Особенно в условиях, когда ты сидишь в пяти метрах от холодильника.

Задачу в письменной коммуникации надо не просто ставить, а объяснять. Например, прописать ожидаемые действия, и всем сразу станет легче.

«Серега, клиент просит написать текст про фискальные накопители» —> «Серега, клиент хочет текст про фискальные накопители. Сможешь с ним созвониться и понять, нужно ли его писать? Если тема норм, работаем как обычно: тезисы-структура-черновик»

Не стесняйтесь уточнять

Если считаете, что криво сформулировали мысль, дайте контекста: объясните, зачем вы это написали и прямо напишите «как-то криво сформулировал, если что-то непонятно, спроси, я дополню».

Если читаете и не врубаетесь в то, что написано, уточните. Фраза «Я че-то не догоняю, а объясни, как ...» избавит от сотен недопониманий.

Обозначайте загвоздки, подводные камни и багаж

Детали, детальки и деталюшечки проектов могут казаться мелкими только вам. Для директора фраза «нет в кривых» не значит ничего, для дизайнера — два лишних часа на прорисовку логотипа.

Это касается не только постановки задач, но и других моментов в переписке, особенно когда в диалоге двух появляется дух третьего, и все превращается в испорченный телефон.

— Слушай, когда мы обсуждали проект, Сергей Иванович говорил что-то там про …

— #$@*!

Все, что может как-то повлиять на проект, должно быть написано. Даже если вы думаете, что это к нему никак не относится.

Больше предсказуемости

Две галочки в телеграме — это не показатель. Ни того, что «ну я же написал», ни «ок, принято».

Когда вы ставите задачу письменно, вы не можете поиграть в доктора Лайтмана: скепсиса, пренебрежения и отвращения на лице не видно. Поэтому если от вас ждут какого-то ответа — дайте его, каким бы этот ответ ни был. Описывайте свои действия и планы, не пожалейте пары лишних предложений.

Не манипулируйте

Вы хоть раз слышали или произносили вслух фразу «заранее спасибо»? Не превращайтесь в бюрократа в деловой переписке.

Контекст — это не манипуляция. Сравните.

«Коллеги, у нас в три часа созвон с клиентом. Я верю в ваш профессионализм, пожалуйста, подготовьте...» — манипуляция.

«Ребят, у кого-нибудь есть свободных полчаса? Созваниваюсь с клиентом в три, а показывать нечего: планировали подготовить презентацию вчера, но мы упоролись с отчетами. Может кто подсобить? С меня шоколадка» — манипуляция только с шоколадками.

Вот шесть, с виду простых пункта, помогут поддерживать нормальные отношения в компании, избегать разночтений и испорченного телефона. Если уходить глубже, читайте «Новые правила деловой переписки» от Ильяхова и Сарычевой и «Искусство объяснять» Ли ЛеФевера.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Илья Иванов", "author_type": "self", "tags": ["\u0441\u0430\u043c\u043e\u0438\u0437\u043e\u043b\u044f\u0446\u0438\u044f"], "comments": 0, "likes": -2, "favorites": 11, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 112879, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 17 Mar 2020 11:19:24 +0300", "is_special": false }
(function(d, ver) { var s = d.createElement('script'); s.src = 'https://specials-f378ef5.gcdn.co/Covid19Quiz/all.min.js?' + ver; s.async = true; var container = d.getElementById('covid-quiz'); if (container) { s.onload = function() { new Covid19Quiz.Special({ css: 'https://specials-f378ef5.gcdn.co/Covid19Quiz/all.min.css?' + ver, container: container, location: 'article', share: { url: '', title: '', } }); }; } d.body.appendChild(s); })(document, 'fd9959fa');
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир