Окей, все уходят на удаленку. Теперь придется больше писать и читать. Давайте научимся делать это полезнее.
Все проблемы в коммуникациях — это микс асимметрии информации и обманутых ожиданий. Разность в знаниях и ожиданиях увеличивается, когда вместо курилки проект приходится обсуждать в Zoom, а эмоции считывать не по лицу, а по расшифровке стикеров и эмодзи.
Работать с одним информационным обвесом и сближать картину мира на удаленке помогают скайп-коллы, но основное общение все-таки происходит буквами — в чатах, системе документооборота, Trello. С письменной коммуникацией две проблемы: мысли просто формулируются хуже, а при чтении слишком большой простор для интерпретации. Я редактор в контент-бюро «Хорошая история» и могу подсказать, как это исправить.
В целом выстроенные процессы, мотивация, уважение к текущим делам собеседника, созвоны по важным вопросам, фиксация договоренностей и прочее, что обсуждали на vc вчера — по умолчанию.
Больше контекста
Ключевой принцип — не просто швырнуть задачей, тезисом, просьбой или замечанием, а раскрыть его. Сделайте так, чтобы за деревом «Серега, срочно надо макет!» был виден лес всей важности задачи.
Ваши друзья — слова «чтобы» и «поэтому», но следите за причинно-следственной связью.
«Пожалуйста, внеси правки в договор сегодня» —> «Сможешь поправить договор сегодня, чтобы клиент посмотрел и подписал его до отпуска?»
«Где твой модуль, почему так долго?» —> «Ночной Волк, на Землю снова напали киборги из внешнего мира, поэтому запускаемся, как только будет готов твой модуль. Сколько времени тебе еще нужно?»
Больше объяснений
Объяснение — это упаковка идеи. Чем понятнее показать идею, тем меньше вопросов будет по ее исполнению. Особенно в условиях, когда ты сидишь в пяти метрах от холодильника.
Задачу в письменной коммуникации надо не просто ставить, а объяснять. Например, прописать ожидаемые действия, и всем сразу станет легче.
«Серега, клиент просит написать текст про фискальные накопители» —> «Серега, клиент хочет текст про фискальные накопители. Сможешь с ним созвониться и понять, нужно ли его писать? Если тема норм, работаем как обычно: тезисы-структура-черновик»
Не стесняйтесь уточнять
Если считаете, что криво сформулировали мысль, дайте контекста: объясните, зачем вы это написали и прямо напишите «как-то криво сформулировал, если что-то непонятно, спроси, я дополню».
Если читаете и не врубаетесь в то, что написано, уточните. Фраза «Я че-то не догоняю, а объясни, как ...» избавит от сотен недопониманий.
Обозначайте загвоздки, подводные камни и багаж
Детали, детальки и деталюшечки проектов могут казаться мелкими только вам. Для директора фраза «нет в кривых» не значит ничего, для дизайнера — два лишних часа на прорисовку логотипа.
Это касается не только постановки задач, но и других моментов в переписке, особенно когда в диалоге двух появляется дух третьего, и все превращается в испорченный телефон.
— Слушай, когда мы обсуждали проект, Сергей Иванович говорил что-то там про …
— #$@*!
Все, что может как-то повлиять на проект, должно быть написано. Даже если вы думаете, что это к нему никак не относится.
Больше предсказуемости
Две галочки в телеграме — это не показатель. Ни того, что «ну я же написал», ни «ок, принято».
Когда вы ставите задачу письменно, вы не можете поиграть в доктора Лайтмана: скепсиса, пренебрежения и отвращения на лице не видно. Поэтому если от вас ждут какого-то ответа — дайте его, каким бы этот ответ ни был. Описывайте свои действия и планы, не пожалейте пары лишних предложений.
Не манипулируйте
Вы хоть раз слышали или произносили вслух фразу «заранее спасибо»? Не превращайтесь в бюрократа в деловой переписке.
Контекст — это не манипуляция. Сравните.
«Коллеги, у нас в три часа созвон с клиентом. Я верю в ваш профессионализм, пожалуйста, подготовьте...» — манипуляция.
«Ребят, у кого-нибудь есть свободных полчаса? Созваниваюсь с клиентом в три, а показывать нечего: планировали подготовить презентацию вчера, но мы упоролись с отчетами. Может кто подсобить? С меня шоколадка» — манипуляция только с шоколадками.
Вот шесть, с виду простых пункта, помогут поддерживать нормальные отношения в компании, избегать разночтений и испорченного телефона. Если уходить глубже, читайте «Новые правила деловой переписки» от Ильяхова и Сарычевой и «Искусство объяснять» Ли ЛеФевера.