Тайм-менеджмент помогает планировать время и экономить ресурсы. И человеческие, и компании. Умные люди, которые поймали время за хвост, пишут о своих техниках распределения времени целые книги. К сожалению, эти техники работают не для всех.
Максим Болонкин, соучредитель коммуникационного агентства MYGRIBS, рассказал редакции РШУ, что помогает ему преодолевать трудности в тайм-менеджменте на практике.
С чего начать, если не успеваешь
Чтобы найти причину горящих сроков, нужно удариться в анализ своего распорядка.
Как сделать это наиболее эффективно:
— В течение одной недели записывайте каждый свой шаг. Включая перекусы, перекуры, перерывы и разговоры с коллегами.
— Внимательно посмотрите на получившееся расписание. Действительно ли рабочие задачи отнимают много времени? Или большая часть времени все-таки занята чем-то другим?
Почему не получается успевать
Вариантов может быть несколько:
1. Медленный темп работы. Скорость работы — навык, который можно прокачивать. В долгосрочной перспективе, чтобы делать работу быстрее, нужно больше узнать, чему-то обучиться и больше практиковаться. Чтобы ускориться в ближайшей перспективе, для начала можно освоить скорочтение или слепую печать на клавиатуре. И на первое время этого будет достаточно.
2. Вы часто отвлекаетесь. Конечно, есть люди, которые переключают внимание, скачут от задачи к задаче без потери в качестве выполнения. Но такое доступно не всем.
начните с простого: постарайтесь не отвлекаться на коллег, телефон, перекуры и соцсети. Попросите подходить с вопросами в определенный временной промежуток, говорите «нет» несрочным задачам и микроменеджменту.
3. Перфекционизм — враг производительности. Делайте свою работу достаточно хорошо и вовремя. В большинстве случаев этого будет достаточно.
4. Вы работаете без дедлайнов. Всем знакома ситуация: «Он откладывал это дело 2 недели, а сделал за 15 минут». На выполнение большинства задач нужно выделить ограниченное время. Тогда приближение сроков сдачи будет давать вам дополнительную мотивацию.
ВАЖНОЕ УТОЧНЕНИЕ. Если вы мало спите и чувствуете постоянную усталость, то все советы по гармоничному распределению времени будут бесполезны. Начните выстраивать свой рабочий день с хорошего сна ночью.
Как все изменить
В тайм-менеджменте помогает несколько практик. Самое главное — сфокусироваться на важном и исходить из того, какая сейчас у вас стратегия, к чему вы хотите прийти, какое у вас видение, чего вы хотите достигнуть. На основании этого нужно составить план действий, определить цели. Дальше важно понять, что когда вы просто пишете цели, но не фокусируетесь на них, то обратно впадаете в рутину. Поэтому стоит начать фильтровать задачи и определять, какие из них нужны для выполнения ваших целей, а какие нет.
Кроме того, важно прийти к еженедельному планированию. Оно позволяет держать фокус на целях. Анализируйте, что было выполнено на прошлой неделе, какие были результаты. Это позволит понять, что необходимо улучшить, где поднажать, на чем заострить внимание, чтобы в итоге прийти к намеченным целям.
Все дела нужно разделить на четыре типа по матрице Эйзенхауэра:
1. Срочные и важные. В идеальном мире первый квадрат должен оставаться пустым. Но тут обычно оказываются все форс-мажоры или задачи с просроченным или приближающимся дедлайном.
2. Важные, но несрочные. Хорошо, когда ваши задачи находятся тут, и вы можете все спланировать и сделать в комфортном темпе.
3. Срочные, но неважные. Скорее всего, вы не единственный сотрудник компании. Найдите того, кто снимет эту ношу с ваших плеч, ведь вам еще первый квадрат разгребать.
4. Неважные и несрочные. Такие действительно существуют. Можно оставить их на время и увидеть, как половину сделает кто-то другой, а другая половина куда-то испарится.
Для первых трех категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть сделана.