Кофе по скайпу и офисное кресло с собой: как в ведущих компаниях перешли на удаленку

Кейсы и гайды от Сбербанка, Билайна, КРОКа, Mail.ru, Skyeng, TalentTech и даже Счетной палаты РФ.

За несколько недель удаленная работа превратилась из тренда экономики будущего в повседневную реальность для многих российских компаний. Переезд в домашний офис стал вынужденной мерой в период карантина, а потому не все оказались готовы к переменам.

Лучше всего с организацией дистанционной работы справились компании, давно применявшие эту практику. Эксперты уверены: внедрения ИТ-решений недостаточно, важно сформировать новую корпоративную культуру компании, отрегулировать нормативную часть и позаботиться о психологическом состоянии сотрудников.

Центр компетенций по кадрам для цифровой экономики Университета 20.35 вместе с крупнейшими российскими компаниями запустил онлайн-агрегатор цифровых решений по дистанционной работе удаленнаязанятость.рф. Мы собрали все кейсы, советы и вызовы, которыми поделились Сбербанк, Билайн, Mail.ru Group, Skyeng, TalentTech, КРОК и даже Счетная палата РФ.

Компания полномасштабно внедрила гибкий формат работы с проектом BeFree еще до того, как это стало мейнстримом. С 2016 года 70% сотрудников Билайна перешли на работу из дома – сегодня дистанционно работают 6,5 тысяч человек только в административном центре и еще порядка 2 тысяч – в колл-центрах. Девиз BeeFree – «Важно то, что ты делаешь, а не то место, где ты присутствуешь». В компании принято организовывать работу с фокусом на результат, а не график.

«Без работающих ИТ-инструментов этот проект не эффективен, так как многие процессы меняются. Даже нам сейчас непросто – из-за отсутствия электронного документооборота стало вызовом провести кадровый обмен. Однако самый большой челлендж - работать с людьми: нам в этом помогли обучающие курсы прозрачной коммуникации», – отметила куратор проекта BeFREE Алина Драгун.

Важно иметь корпоративные правила в дистанционной работе, уверены в BeFree. Так, сотрудники Билайна планируют и согласуют с руководителем график работы, составляют todo-листы и остаются на связи с командой и коллегами в течение рабочего дня. А руководители организуют информационное пространство команды с возможностями дистанционного подключения: еженедельные планерки, группы в мессенджерах и др.

За неделю 80% сотрудников ИТ-компании КРОК перешли на удаленную работу, не остановив при этом ни одной функции компании, включая HR-процессы. И сделали вывод: работа на удаленке все-таки занимает больше времени из-за снижающейся эффективности.

При этом сотрудники следуют четкому расписанию, смотрят видео от топов, отслеживают ежедневные статусы. А из-за частых жалоб сотрудников на отсутствие комфортного рабочего места офисные кресла распределили по домам.

Лайфхаки от сотрудников КРОК:

• Прогулки на балконе и запланированные паузы помогают перезагрузиться,
• Соблюдение ритуалов и дресс-кода позволяет настроиться на работу,
• При конференс-коллах использовать видеосвязь: все скучают по личному общению,
• Открытый календарь в Outlook для коллег,
• Постоянно включенный Zoom в группе во второй половине дня имитирует офис,
• Единые корпоративные политики внедрять и на уровне компании, и отдельных команд.

«Кризис протестирует инструменты и даст возможность бизнесу настроиться на удаленную работу. После кризиса удаленной работы станет больше, все модели станут более гибкими, но говорить о том, что рынок труда изменится – преждевременно», – говорит основатель КРОК Борис Бобровников. Он также спрогнозировал скорое появление Chief Infection Officer в компаниях.

Эксперимент крупнейшего банка России по внедрению форматов удаленной работы (пока – от 1 до 4 дней в неделю) показал: эффективность и вовлеченность сотрудников повышается, и большинство работ можно перевести в офлайн – вопрос в организации условий. В Сбербанке уверены, что грамотный перевод сотрудников на дистанционную занятость состоит из 3 блоков: удаленное командообразование, ИТ-разработки с поддержкой и обратной связью и ментальное здоровье сотрудников.

В Сбербанке специально выделили время, чтобы пить кофе онлайн. На эти вещи стоит обращать внимание и инвестировать в это время, уверена ректор Корпоративного университета Сбербанка Валерия Заболотная: «Так содержательно и много с таким количеством сотрудников я никогда не общалась раньше, когда мы работали в офисе. Не было возможности потратить 20 минут времени в кафе с 20 сотрудниками отдела».

В Сбербанке отмечают, что необходимые шаги для перевода команды в формат дистанционной работы сильно зависят от степени подготовки и использования технологий и удаленных форматов в предыдущий период. Для тех, у кого не было возможности «прорепетировать» процесс, Сбербанк запустил бесплатный онлайн-курс по управлению дистанционными командами и сотрудниками.

Дистанционная работа в Сбербанке:

• Сотрудник может оформить себе дистанционную работу и гибкий график из мобильного приложения,
• Марафон «Удаленная работа» — сотрудники ежедневно получают советы, ролики, вебинары,
• Психологическая поддержка по ДМС,
• Онлайн-курс по осознанности 24/7 в работе и жизни,
• Видео-уроки по управлению стрессом.

Счетная палата сегодня – это 1100+ сотрудников, большая часть из которых никогда не работала удаленно и пользуется стационарными телефонами, оказалась в весьма непростой ситуации в условиях мер по профилактике распространения коронавируса. Особенно актуальной стала программа по дебюрократизации ведомства: на бумаге делают только все самое необходимое.

«Это был культурный шок, но очень скоро пришло осознание того, что надо действовать быстро. Несмотря на то, что на нас упал огромный объем незапланированной работы, мы очень четко соблюдаем договоренности по задачам. На удаленку уже переведено 25% сотрудников», — сказал директор по развитию человеческого капитала Счетной палаты РФ Алексей Суханов.

Совместно с департаментом по цифровой трансформации департамент Алексея предпринимает действия по разъяснению ситуации сотрудникам: подготовлены памятки, инструкции, создан оперативный штаб с 10 ключевыми руководителями, осуществляется ежедневный мониторинг режима работы сотрудников, налаживается система коммуникации (портал, телеграм-канал, рассылки, «горячая линия»). Кроме того, Счетная палата ведет работу по формированию каналов удаленной работы с проверяемыми субъектами.

В новых условиях компания решила действовать стремительно и ввести строгие корпоративные правила. Так, например, установлено время реакции на сообщение в мессенджере —не более часа, а на электронное письмо —сутки.

«Переводя на удаленку сотрудников, которые раньше никогда не работали дистанционно, мы ожидали падение эффективности. Но, по отзывам наших сотрудников, многие вещи даже улучшились», – отметил генеральный директор Talent Tech Евгений Барулин.

Для облегчения трансформации как своей команды, так и для других компаний TalentTech аккумулировал на своем ресурсе НаУдаленку практические статьи, чек-листы, платформенные решения в целях обеспечить плавный переход на удаленный режим работы.

Советы по переходу на удаленку от TalentTech:

• Определите четкое время виртуальных собраний и планерок,
• Собирайте обратную связь от сотрудников,
• Займитесь тимбилдингом: запустить челлендж, созваниваться каждый вечер, использовать специальные приложения,
• Максимальная открытость и встречи 1 на 1 для максимальной эффективности,
• Оценивайте качество работы вместо отработанного времени,
• Планируйте, планируйте и еще раз планируйте,
• Позаботьтесь о прозрачности среди департаментов, функций,
• Быстро реагируйте на падение производительности,
• Начинайте с начальников.

Среди основных советов по эффективности: планирование, прозрачность функций всех департаментов, быстрое реагирование на обратную связь от сотрудников и тимбилдинг среди участников удаленных команд: ежевечерние созвоны и челленджи.

Сервисами компании Mail.ru Group ежедневно пользуются 100 миллионов человек по всей России. Чтобы поддерживать сервисы и предоставить людям дополнительные возможности в это непростое время, компания продолжает работу в каникулы и переводит сотрудников на удаленку. Mail.ru предоставили ряд сервисов как для своих сотрудников, так и для общего доступа.

«Морально не все сотрудники компании были готовы перестроиться на удаленную работу – команды любили работать друг с другом, а теперь приходится использовать видеосвязь. У нас бывают большие созвоны и на 200-300 человек», – отметил директор по связям с университетами в Mail.Ru Group Сергей Марданов.

Руководителям компания советует быть максимально открытыми и обеспечивать информированность сотрудников, в том числе о планах компании, а в организации работы бэк-офиса в качестве приоритета выбрать скорость, а не «красоту».

Для того, чтобы помочь всем провести это время с наибольшим удовольствием и пользой Mail.Ru Group создал портал ЛучшеДома, где можно найти советы для организации домашнего быта, работы и учебы. Также компания открыла доступ к бесплатным курсам обучающего IT-портала Geekbrains и Skillbox.

В онлайн-школе английского языка Skyeng ежедневно на удаленке работают 15 000 человек. Бизнес-модель, ориентированная на найм сотрудников в любой точке мира, позволяет осуществлять супер-кастинг - нанимать действительно замотивированных людей. Советами по переходу на удаленку поделился управляющий партнер Skyeng Александр Ларьяновский:

• Надо понять для себя, собираетесь ли вы переводить сотрудников на удаленную работу на время текущей ситуации или планируете работать с этим дальше.
  Если вы это собираетесь делать всерьёз и надолго, то самое важное, что нужно понимать: удаленка – это супер-кастинг. Это возможность находить не того сотрудника, который готов ездить к вам в офис в радиусе трех - четырех остановок общественного транспорта, а тех, кто реально замотивирован и очень хочет работать и объединяться под задачи.
• Удаленка отлично высвечивает все узкие места бизнес-процесса и четко показывает, кто работает хорошо, а кто плохо.
  В офисе за счет обаяния, харизмы и многих других недокументированных способов люди могут вызывать ощущение, что они заняты и загружены, как только человек выпадает из твоего постоянного поля зрения, то в сухом остатке виден тот результат, который он приносит.
• Очень важно учить людей, как работать на удаленке.
  Надо понимать, что все учителя, которые к нам приходят, – это непродвинутая аудитория с нулевой цифровой грамотностью. Мы записали курсы по обучению работе удаленно, сейчас они открыты. В них мы, в том числе, рассказываем о том, как заканчивать рабочий день и не тащить работу дальше.

Важно, чтобы люди не закукливались в своем доме. Если это происходит, то мы получаем какое-то количество медицинских проблем из-за того, что человек не выходил из дома месяцами, а мир схлопывается до четырех стен, где ему комфортно. Поэтому все бизнес-процессы нужно пересматривать в связи с удаленкой.