Как сделать болтливый созвон интересным и не превратить его в балаган

Привет, я Диляра, сооснователь сообщества проектных менеджеров Петербурга PM Lunch. Год назад мы с Женей поняли, что хотели бы больше общаться с другими пиэмами из ИТ-сферы, и начали этот движ.
В этом посте хочу поделиться нашим опытом и лайфхаками организации онлайн-встреч.

Для контекста расскажу про сообщество. PM Lunch — это уютное комьюнити руководителей проектов. Мы обмениваемся опытом, советуемся по работе, едим и болтаем за жизнь. Сообщество создавалось для проектных менеджеров, но сегодня мы сильно выросли и к нам присоединились и продакт менеджеры, и тимлиды разработки, и все, кому интересно управление командами и проектами. Новички и джедаи со всей страны.

В сообществе 2 вида активностей:

• общение в чате Telegram — доступно в любое время из любой точки мира;
• неформальные оффлайн-встречи — мы собираемся поесть/выпить в каком-нибудь симпатичном месте по выходным, общаемся о работе и не о работе. О встречах можно узнавать в чате или подписавшись на сообщество на meetup.com - вход свободный, регистрация не требуется, но мы будем рады, если вы отметитесь ;)

Так вот, внезапно, этой весной собираться в оффлайне стало нельзя, а мы уже привыкли к тому, что встречаемся пару раз в месяц.

Мы решили, что карантин — это отличный повод опробовать новый формат встреч и познакомиться с ребятами из других городов, которые не могли приезжать на наши ланчи, а в общем созвоне смогут поучаствовать.

Самое главное опасение, которое у нас было — что будет скучно. На онлайн-встрече всегда строго говорит кто-то один, а остальные вынуждены слушать, при этом нет опции "поболтать с соседом, если заскучал" — вещает только один человек и если мне не интересен сабж, я скорее уткнусь в телефон и вообще выпаду из общения.
Поэтому мы беспокоились, что онлайн-встреча должна быть более продуманной и модерируемой, чем оффлайновая.

Короче, хотелось сделать весело и интересно, и мы боялись, что не вывезем.

Для первой встречи мы предложили ребятам на выбор такие опции:

• Классический созвон — собираемся все вместе, в одном большом "конференц-колле", едим и болтаем.
• Созвон без звука, но с видео и чатом — возможно, вам покажется странной идеей, но мысль была такая: так точно будет не шумно и никто никого не будет перебивать, можно поставить любимую музыку и при этом общаться, видя живые эмоции людей.
• Несколько одновременных созвонов по разным темам — более камерные тематические коллы, общаемся голосом, при этом участников мало и своей очереди поговорить не надо долго ждать.

Голосование в чате показало, что большинство хочет созвониться всем вместе и пообщаться с видео и голосом, мы создали встречу в Zoom, отправили в чат приглашение и собрались.

Неожиданно, этот формат оказался очень даже подходящим — встреча прошла весело и комфортно, а ещё мы смогли чуть ближе познакомиться с некоторыми участниками, пообщавшись с ними в их домашнем интерьере. Часто благодаря обстановке чуть лучше узнаёшь человека, ты как будто приходишь к нему в гости.
Например, на заднем плане видишь его музыкальные инструменты, картины, постеры, книги, видишь, что он выбирает в качестве лакомства дома (а не в меню ресторана) и т.д., поэтому можно сказать, что мы побывали друг у друга в гостях и познакомились ближе.

При этом есть комфортная опция в любой момент отключиться и пойти по своим делам, даже раскланиваться не надо.

Прошло уже несколько таких онлайн-тусовок, лично мне они сильно помогают скрасить одиночество самоизоляции.

Виртуальная встреча предполагает хотя бы минимальную подготовку в виде советов участникам для общего комфорта.

Вот несколько рекомендаций, которые используем мы:

• Приготовьте темы
  Попросите участников заранее подумать над темами и вопросами, которые хочется обсудить — к этому запасу можно будет обратиться, если спонтанные ситуационные темы закончатся;
• Рассказать о себе за 2 минуты
  В начале встречи мы знакомимся с новичками, поэтому просим подготовить рассказ о себе, но не дольше, чем на пару минут, когда знакомство затягивается, становится тягомотно.
• Обязательно с камерой
  Каждый раз напоминаем, что виртуальная встреча предполагает наличие видеокамеры, иначе не видно эмоций собеседника и общение сильно теряет в развлекательности;
• Говорим по одному
  Предупреждаем, что на виртуальной встрече единовременно говорит только 1 человек, потому что Zoom (и другие подобные сервисы) пытается определить основной источник звука, и голоса из других окон глушатся, важно не перебивать друг друга.
• Хороший тон — мьютиться
  На встрече напоминаем, что если в комнате не тишина, то надо мьютить микрофон, когда не говоришь и не перехватывать канал своими фоновыми звуками.
• Приготовить хавку
  Это наша фишка, так как мы сообщество в том числе и про “пожрать”, но вдруг вам тоже понравится: мы советуем приготовить ко встрече что-нибудь вкусное и есть это параллельно общению - получается настоящий ланч, так гораздо приятнее и веселее.
  
  

Популярные инструменты, которые можно использовать для встреч (привожу только варианты с видео-связью, ибо без видео совсем грустно):

• Zoom — самая популярная программа для онлайн-конференций, к интерфейсу надо приноровиться, он не самый интуитивно понятный, но к нему привыкаешь. Например, моя мама быстро его освоила за пару наших тренировочных созвонов и теперь ловко ведёт в нём уроки. Недавно они убрали ограничение по времени для бесплатных аккаунтов и теперь можно сидеть сколько влезет.
• Skype — я долго ничего не знала об этом, но прямо в интерфейсе Skype можно запланировать встречу в календаре и отправить приглашения на неё ссылкой, во встрече также могут поучаствовать и те, кого нет у вас в списке контактов, и даже люди, у которых нет аккаунта в Skype.
• Discord — я, честно говоря, не фанат. Хотя там, на первый взгляд, довольно неплохо совмещены все основные функции, нужные для текстовой, аудио- и видео-связи, мне было сложно ориентирваться в его интерфейсе, сложнее, чем в Zoom - вот уж где я почувствовала себя ничего не втыкающей бабкой.
• Jitsi — позиционируют себя в первую очередь как безопасный софт для видео-конференций - присмотритесь, если обсуждаете что-то секретное.

Я привожу примеры популярных решений, потому что хорошо бы использовать общеизвестный сервис и не пытаться оригинальничать, выбирая инди-ПО.
Участники не должны регистрироваться где-то и осваивать новый софт только для того, чтобы поучаствовать в вашей встрече.

Более подробный обзор инструментов для удалённых встреч можно почитать тут.

• К слову об онлайн-мероприятиях, скоро состоится онлайн-конференция “Продуктивная команда без кнута и седативных” для IT PM-ов от наших друзей из Project Management Club, лично я ещё не бывала на онлайн-конференциях (только на вебинарах) и собираюсь “сходить”.

• Ещё хороший формат онлайн-ивента: недавно я участвовала в пробных online-управленческих поединках от дружественного сообщества тимлидов Burning Lead в Zoom и тоже вышло отлично — никто никого не перебивал, а формат не мешает демонстрировать и оценивать навыки переговорщиков. Ребята собираются снова провести такой онлайн-баттл, о дате следующей встречи можно узнать у них в чате.

• Хочу проанонсировать предстоящее классное онлайн-мероприятие: в июне планируется хакатон Machine learning проектов от сообщества Women in Tech (курирую этот проект и очень предвкушаю!), подписывайтесь на страницу комьюнити в VK — там будет ссылка на регистрацию. Участвовать могут все, главное, чтобы в команде было не менее 50% девочек :)

Надеюсь, наш опыт будет полезен другим комьюнити, желаю приятных видео-встреч.

#видео-конференции #zoom #онлайн-встречи #skype #project_management