Найти 15 инженеров для дата-центров за две недели карантина

Кроме пандемии, весной-2020 случился наш быстрый рост: строительство дата-центров не прекращалось. Нам нужны были дежурные инженеры, но набирать сотрудников теперь пришлось на расстоянии. Наш эйчар Екатерина рассказывает, как жизнь ее отдела разделилась на до и после и что вышло из всей этой удаленной затеи.

Я работаю эйчаром в DataLine, в том числе курирую набор дежурных инженеров. Мы уже рассказывали о важности этой позиции для компании. Дежурным инженерам мы доверяем проверку оборудования в дата-центре и работу с клиентами на первой линии. На этой должности новички набираются опыта и пополняют технические отделы: эксплуатации, виртуализации, сети, киберзащиты и другие. Для нас “дежурка” – это первая ступень карьерной лестницы.

Весна-2020 принесла сразу 2 трудности: самоизоляцию и быстрый рост компании. Нам нужно еще больше дежурных для новых дата-центров, но привычными способами набирать уже не получается.

Сегодня расскажу, как мы с коллегой Александрой искали лучших инженеров на расстоянии – и, самое главное, нашли.

Раньше все дежурные инженеры перед подписанием договора проходили отбор в 2 этапа: групповое собеседование и вводное обучение.

На групповое собеседование мы приглашали 12–15 человек. Кандидаты знакомились с компанией и будущими коллегами, а потом решали несколько кейсов. В мире ИТ многие скептически относятся к таким собеседованиям. Но для нас формат полезен по трем причинам:

• Мы быстрее находим нужное количество “своих”. Это стартовая позиция: набираем сразу по 5–10 человек среди студентов и выпускников технических вузов. Меньше смотрим на резюме с опытом работы, больше оцениваем мотивацию и интерес к нашей сфере.
• На примере кейсов кандидаты примеряют роль на себя. Каждый получает ситуацию из жизни и проигрывает ее в группе. Сразу понятно: теряется человек или нет, комфортно ли ему взаимодействовать с разными людьми.
• Из новичков формируется самостоятельная команда дежурных. Все знакомятся еще на отборе и быстрее адаптируются, появляется взаимная поддержка и дух соревнования.

Собеседование занимало 6 часов – почти целый рабочий день. Но в результате сразу набиралась готовая группа на обучение.

Вводное обучение длилось 3 дня. Мы проводили экскурсию по дата-центру, знакомили с обязанностями дежурного инженера и давали практические задания, например, подключить оборудование. Будущие инженеры могли проявить себя в деле и проверить “мое-не мое”.

В конце кандидаты сдавали экзамен по теории и практике. Если результат не менее 70% от максимального количества баллов – добро пожаловать на оплачиваемую стажировку. К обучению подключали руководителей отделов: так можно сразу найти интересных кандидатов в одну из смежных технических групп.

К моменту зачисления на стажировку новички уже знали, что их ждет и чего они хотят от работы. Большинство использовали эту позицию для старта карьеры в ИТ и многие дорастали до ведущих инженеров и руководителей.

После введения локдауна мы приостановили набор в дежурку и ждали, пока ситуация не прояснится. Но строить новые ЦОДы мы не перестали, так что летом понадобилось уже 15 дежурных инженеров для новых площадок. Стало понятно, что нам не избежать собеседований в режиме социальной дистанции.

Чтобы не потерять в эффективности, нужно было решить несколько непростых задач в новом формате:

• оставить кейсы, чтобы кандидаты могли продемонстрировать взаимодействие в команде;
• показать наши ЦОДы, где предстоит работать;
• познакомить будущих инженеров с руководителями, которые находятся на разных площадках;

• с отбора отправить на обучение сразу несколько человек, чтобы организовать группу и враз провести экзамен для всех;
• оформить сотрудников на стажировку за один день. Специалисту по кадрам достаточно приехать в офис на один день в неделю и лишний раз не рисковать.

Индивидуальные собеседования мы не рассматривали: это бы в несколько раз увеличило объем работы у руководителей, специалистов HR-службы и преподавателей курса.

В июне мы объявили новый набор дежурных инженеров в онлайне. Собеседование запланировали в Cisco Webex: мы используем эту систему для удаленных совещаний внутри компании. Как это выглядело в нашей голове:

• Приглашаем от 20 до 30 человек на групповое собеседование. Всем кандидатам уходит письмо со ссылкой на виртуальную комнату Webex.
• Проводим презентацию компании и знакомимся с участниками.
• Просим кандидатов разделиться по виртуальным комнатам коллег и решаем кейсы в группах по 4-6 человек.

Реальность подвела. Знакомство с кандидатами в общей комнате затянулось. Чтобы выслушать 25 человек подряд со всеми техническими накладками потребовалось больше часа. К концу собеседования мы уже с трудом воспринимали информацию.

На кейсах нам нужно было разделиться на группы, но в Webex это оказалось неудобно. Мы использовали персональную комнату Webex, привязанную к конкретному человеку. Так что быстро разделить всех на залы у нас бы не получилось.

Хорошей находкой для таких оргмоментов стал Telegram. Мы заранее добавляли номера кандидатов в контакты для быстрой связи. Для кейсов мы вывесили в общий чат списки кандидатов по комнатам: “Вы заходите по ссылке в комнату Екатерины, вы оставайтесь в комнате Александры”. Но все равно люди путались, терялись, подключались не туда.

Чат пригодился и на вводном обучении. Преподаватель проводил занятие в Webex и отправлял в Telegram записи лекций и дополнительные материалы, отвечал на вопросы. Экскурсию по ЦОДу заменили на видеотур и сэкономили день обучения. Конечно, получилось не так живо, как на экскурсии. Зато можно перейти по ссылкам и посмотреть в удобное время.

Финальный экзамен проводили в Webex. Старший инженер площадки оставался в своей персональной комнате, а 15 человек подключались по очереди. Без накладок тоже не обошлось. У всех новичков была одна и та же ссылка – если перепутаешь время, попадешь на чужой экзамен. Для экзаменатора нагрузка была высокой. В какой-то момент наш Антон даже стал радоваться прогульщикам.

К концу первого набора мы стали искать замену Webex, чтобы удобно поделить всех на группы и никого не перегрузить.

В июле мы проанализировали наш опыт и кое-что улучшили:

• подключили к набору больше наших сотрудников, чтобы сделать больше потоков на собеседовании и обучении;
• сменили площадку и перешли на корпоративный аккаунт в Zoom. Там было удобнее одной кнопкой делить кандидатов на 4-5 сессионных залов.

Так мы сразу сократили время онлайн-собеседования с 4 часов до 2.

В каждом сессионном зале работал эйчар и старший инженер смены. Мы хотели, чтобы каждого кандидата оценили несколько человек и составили объективное мнение. Поэтому после знакомства с первой группой эйчары и инженеры переходили в соседнюю группу и слушали кейсы в новом составе.

С переходом на Zoom тоже были свои технические особенности. Выяснилось, что участники с веб-клиентом Zoom’a не могут перейти в сессионные залы. В текст письма-приглашения мы стали добавлять ссылку на правильный клиент.

А еще первое время мы не требовали от кандидатов подключения с камерой. Но когда один из созвонов почти полностью состоял из безликих квадратиков, мы добавили и это требование в письмо. Иначе было сложно понять, кто что говорит, запомнить людей.

Во второй раз онлайн-обучение провели в два потока. Учебную группу поделили между двумя старшими инженерами, они же принимали экзамен. Перед экзаменом ребятам давали выходные на подготовку и заранее составляли расписание сдачи. Так никто не ждал своей очереди и просто подключался в назначенное время. Нервотрепки стало меньше.

Во второй раз все прошло быстрее: мы объявили набор 10 июля, а уже 27 июля к нам на стажировку вышли пятеро инженеров. В третий набор за 2 недели нам удалось принять еще 15 дежурных инженеров.

• Меньше времени на отбор. Время собеседования мы сократили с 6 часов в офлайне до 2 часов в Zoom’e. Сроки обучения уменьшились с 3 дней до 2.
• Формат удобнее для кандидатов. Не нужно тратить время на дорогу и освобождать несколько дней на прохождение всех этапов. Стало проще вписывать собеседования и занятия в расписание. Особенно были довольны те, кто уже работал и хотел перейти к нам.
• Больше людей доходят до конца обучения. Если раньше на курс приходило 13 человек из 20 приглашенных, то в онлайне не приходит всего пара человек. Даже если время обучения неудобное, можно посмотреть в записи, подготовиться за выходные и сдать экзамен.

Мы боялись, что часть кандидатов отсеется из-за технических проблем, но это оказалось несущественным. Был один участник, который не смог подключиться из веб-клиента и пропустил все кейсы. Мы решили дать ему слово в самом конце отборочного тура. Кандидат решил все кейсы и уже стажируется у нас :)

После трех потоков у нас появились работающие онлайн-инструменты: письма, сценарии работы с чатом, алгоритм собеседования и обучения в Zoom’e. Сейчас мы упаковали этот продукт и используем наработки совместно с командой “Ростелеком-ЦОД”. Планируем набирать дежурных уже в наши новые совместные ЦОДы. Следующий такой набор пройдет уже в Санкт-Петербурге.

Скорее всего, формат останется с нами надолго, мы продолжаем его улучшать.