О функции Планирование: что это такое и почему так важно для бизнеса

Планирование — это функция, которая задаёт ритм, координирует и синхронизирует действия ключевых подразделений, помогает реализовать амбиции по росту и прибыльности компании. Вероника Васюкова, руководитель службы планирования продаж и операций (Sales & Operations Planning – S&OP) Яндекс.Маркета, рассказала о важности профессии, её будущем и специфике в индустрии e-commerce.

Мы находимся на этапе роста популярности всего онлайнового: сейчас e-commerce — одна из самых динамично развивающихся индустрий на рынке.

Конкуренция накаляется, и борьба маркетплейсов за клиента усиливается: надо предоставить покупателю максимально широкий ассортимент, удобные способы оплаты, своевременную доставку разных типов, лёгкий возврат, а также комплексный клиентский сервис, чтобы пользователь к нам вернулся за повторной покупкой.

Я работаю в Планировании 14 лет (из них 3 года в Яндекс.Маркете, а до этого в крупной международной FMCG компании), и мне повезло накопить большой опыт в различных категориях. Любая e-commerce компания состоит из множества функций: продажи, маркетинг, финансы, операции (логистика, supply chain), разработка, аналитика и другие. Одни функции отвечают за выполнение планов продаж, успешную рекламную кампанию, качественно произведённую продукцию, отгрузку и доставку рекордного количества заказов, а Планирование работает над тем, чтобы компании было проще предсказывать будущее, ну и, конечно же, быть готовым к нему как можно лучше.

Процесс Планирования достаточно стандартный: нужно оценить, сколько компания продаст в разных категориях, каналах, регионах, сколько фабрикам и поставщикам надо произвести для того, чтобы было, что продавать, сколько мощностей на складах нужно подготовить, чтобы обработать все эти товары, а транспортному отделу — развезти по стране и доставить клиентам. Казалось бы, всё просто — надо всего лишь узнать, что собирается делать каждая из функций завтра, в следующем месяце, через год и два, потом наложить эти активности на базовый объём продаж и передать в отдел Supply Chain, партнёрам и поставщикам. Если склады и партнёры готовы к таким объёмам продаж и росту, то компания выполнит свои цели по продажам и прибыльности, а если сделает это эффективнее и быстрее других, то даже завоюет долю рынка у конкурентов.

В реальности в больших организациях, чтобы собрать всю информацию и синхронизировать действия всех функций, руководство внедряет процесс, который объединяет все отделы и позволяет собрать единый план компании, оценить его достижимость и необходимые ресурсы. Этот процесс и называется S&OP.

Особенности e-commerce индустрии отражаются в высокой скорости, динамике изменения планов и появлении новых вводных. При планировании важно учитывать драйверы роста, отличные от офлайна: трафик, конверсию в заказ, возвращаемость покупателей на сервис и другие. Высокая динамика диктует требования к частоте обновления планов и уровню детализации, переход от традиционного месячного S&OP цикла к недельному, а в период высокого сезона мы отслеживаем план-факт онлайн и даже несколько раз в сутки в пиковые дни типа «чёрной пятницы». Это сильно отличается от традиционного FMCG или Фармы, где, как правило, цикл обновления планов происходит раз в 3—4 недели.

Важная отличительная черта онлайна от офлайна — это рычаги быстрого принятия решения и влияния на объём продаж. Мы можем прогрузить новые цены и увидеть на выдаче имплементированное решение по распродаже практически в онлайн-режиме.

Начнём с деманд планера. После закрытия периода деманд планер анализирует факт продаж и отклонения от плана, выявляет их причины. В e-commerce одновременно могут происходить сотни событий, влияющих на продажи: ТВ-реклама, промоакция, запуск новых товаров, активности конкурентов и так далее — поэтому в Планировании создаются специальные модели, которые позволяют выделить события и оцифровать их, очистить историю и вместе с другими функциями выдвинуть предположения, чтобы понять, что случилось и почему. Поскольку в маркетплейсах ассортимент исчисляется семизначными цифрами, то тут мы обращаемся за помощью к Data Science аналитикам, которые автоматизируют обработку больших данных.

Далее деманд планер подаёт все вводные на вход в модель прогнозирования и оценивает, какой объём продаж ожидается. Традиционно планеры рассчитывают прогноз в Excel или генерят его в корпоративных системах (типа SAP/APO, JDA и других), в интегрированных системах планирования (Анаплан) либо в написанных in-house IT-решениях. В Яндекс.Маркете мы можем соединить экспертизу деманд планера, Data Scientist и разработчика, чтобы создать свою модель прогнозирования, развивать и усложнять её. По результатам моделирования деманд планер приносит прогноз продаж и согласовывает со всеми участниками S&OP процесса.

После этого он передаёт эстафетную палочку сапплай планеру, который преобразует объём продаж в потребность для цепи поставок и проверяет на предмет исполнимости: хватит ли ресурсов у Операций, чтобы обработать такое количество товаров, отгрузить клиентам с оптимальными логистическими затратами и при этом не уронить уровень сервиса, и какой запас нужно пополнить, чтобы обеспечить доступность товаров на складах. Именно функция Планирования находит ограничения в цепи поставок, понимает, в какой период ожидать избыток ресурса и можно ли избежать лишних затрат, управляя переменными мощностями, на каком участке и горизонте будет нехватка мощностей, и прорабатывает с Операциями, как можно заранее расширить эти узкие места. Планерам нужно быть гибкими, что очень актуально для таких быстрорастущих бизнесов, как Яндекс.Маркет.

Когда все планы согласованы и ограничения разрешены, то Планирование с участниками S&OP процесса представляют всю информацию для руководства компании на заключительной встрече месяца (так называемая S&OP Executive meeting) для принятия управленческих решений по дополнительным инвестициям в продажи, перераспределению ресурсов и приоритетов для достижения бизнес-целей.

Помимо операционной работы, в службе Планирования Яндекс.Маркета большое внимание уделяется развитию внутренних инструментов, которые создаются с нуля вместе с нашими IT-коллегами. Для этого в команде есть целое направление Х-функциональных проектов, которое создает системные решения и автоматизирует различные задачи на стыке Планирования, логистики, коммерческого департамента, В2В и других отделов. Сюда относятся наши внутренние инструменты по управлению входящим потоком на склады и календарь поставок, система управления товародвижением и жизненным циклом товаров, модели по оптимизации цепей поставок и многое другое, что мы активно разрабатываем и создаем собственными ресурсами, где каждый может привнести свою экспертизу, подать идею и воплотить её в жизнь в командной работе с IT. Это даёт дополнительные возможности для внутренних ротаций и горизонтального развития.

Любое образование, которое приучает к системному мышлению, позволит пойти в Планирование и развиваться в этой функции. Как говорится, желание — это 80% успеха. Конечно же, профильное образование в Логистике и управление цепями поставок будет преимуществом. В то же время к нам приходят кандидаты, закончившие экономический, математический и статистический факультеты — практически с любой подобной базой можно успешно встроиться в функцию Планирования. У тех, кто только начинает свой путь в Планировании, мы оцениваем мотивацию, инициативность, быструю обучаемость и саморазвитие. Когда кандидат уже опытный, то, помимо образования, мы смотрим на его профессиональный опыт, индустрии и компании, в которых он работал, и его компетенции. Также сейчас набирает обороты образование, комбинированное с Data Science — это будет преимуществом, особенно на входе в такие технологические компании, как Яндекс.Маркет.

В нашей профессии нужен баланс между всеми навыками, потому что в IT-компании различные знания будут необходимы для общения со смежниками: нужны аналитические навыки и умение делать бизнес-выводы из большого объёма данных, знание математики и статистики для моделирования и прогнозирования. Я убеждена, что профессия движется в сторону развития технических скиллов, продвинутый пользователь Excel будет заменяться специалистом со знанием языков запросов и программирования. При отборе в Планирование Яндекс.Маркета мы уже начинаем смотреть на наличие этих навыков у кандидатов.

Я думаю, что будущий планер — это комбинация между планером, бизнес-партнёром и Big Data аналитиком. Профессия меняется в сторону бизнес-партнёра, который мог бы говорить на одном языке со всеми отделами: начиная от маркетинга, продаж или операционной логистики, заканчивая IT-подразделениями и коллегами из машинного обучения. Так, Планирование взаимодействует с большинством отделов и объединяет все функции компании. Именно в Планировании можно получить представление, как работает не только весь Supply Chain, но и каждый из отделов, и как решения смежников влияют друг на друга.

Планирование — это работа в условиях неопределённости. Ты никогда до конца не обладаешь полной информацией для принятия решений, всегда нужно брать на себя ответственность за прогнозы, и правильного ответа никогда нет, потому что прогноз всегда содержит ошибку. Задача Планирования — минимизировать ошибки за счёт слаженной работы всех отделов и открытости в предоставлении информации для создания единого плана продаж.

В Планировании в e-commerce нужно смотреть долгосрочно, но в то же время при необходимости быстро поменять направление и все планы, чтобы подстроиться под происходящее, начиная от товарного ассортимента, запасов и мощностей логистической инфраструктуры, заканчивая внешними факторами, например пандемией. Планирование и его потенциал могут недооценивать, но в реальности работа планеров напрямую сказывается на бизнес-результатах и выполнении целей. То, что ты делаешь сейчас, влияет на события как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, поэтому мы тесно взаимодействуем со всеми функциями в компании и постоянно совершенствуемся.