Выросли в 12 раз и не потеряли команду: как таск-менеджеры, найм и игры помогли выстроить работу онлайн-школы
В начале 2020 года на счету Kodland почти не оставалось денег, а команда не превышала 30 сотрудников. Однако уже в декабре компания увеличилась до 650 человек, заработав 115 млн рублей. Сооснователь Kodland Александр Носулич рассказал, как вчерашнему стартапу не потерять контроль над сотрудниками, чем придется жертвовать при найме и что делать руководителям в момент быстрого роста компании.
Наведите порядок
Несмотря на открытый офис в Москве — 90% штата Kodland работают удаленно. В 2019-м управлять процессами 30 удаленных сотрудников было сравнительно просто через Telegram и Notion. Однако уже в сентябре штат перевалил за двести человек и следить за работой через приложения стало проблематично.
Разработка
Почти сразу мы перевели отдел разработки в Jira. Если бы команда разработчиков не выросла, то мы бы и дальше пользовались Notion. В платформе также можно настроить канбан-доску. отслеживание статусов, ставить теги и прочее. Однако Jira оказалась удобнее и практичнее из-за больших возможностей «из коробки» и интеграции с другими платформами.
«Помимо Jira мы используем и другие продукты системы Atlassian: они легко связываются между собой. Недавно мы перенесли кодовую базу на Bitbucket, а всю документацию, записи планерок, технические задания и прочее — в Confluence. Переключение между платформами теперь происходит в два клика. Мы создаем ветки для задач прямо в карточке Jira и переводим их в нужный этап после «мерджа» напрямую из Bitbucket. Используя Confluence во время созвонов, указываем ссылки на карточки в трекере и отмечаем задачи.
Jira балует множеством плагинов. Например, интеграция с Sentry помогает создавать соответствующую карточку в Jira, кликая по нужной ссылке в репорте об ошибке. Еще мы используем плагин для Clockify: если разработчики получают почасовую оплату или вам всегда важно отслеживать, сколько времени уходит на задачу, плагин можно связать с Jira и видеть информацию о затраченном времени прямо в карточке»,— Анна Кондратьева, CTO Kodland.
Менеджмент
В середине 2020 года я впервые услышал о Miro и Андрее Хусиде. История пермяка получившего инвестиции от Рябенького вдохновила попробовать платформу. Miro оказался удобным и отзывчивым инструментом командной работы. По факту, это чистый лист со множеством фреймворков и шаблонов для разных задач. Сегодня параллельно с Notion в платформе работают продуктовый, операционный и HR отделы, а также маркетологи и топ-менеджмент.
«Решение любой задачи начинается с MindMap. Это помогает структурировать мысли. Вместо записей в блокноте я продумываю действия, редактируя шаблоны Miro. К тому же расшаренные в реальном времени интеллект-карты помогают проще донести до команды идеи.
Прибавьте к этому создание схем, графиков, встроенный чат с видеосвязью, таймер для регулировки времени и другие полезные функции. Как правило, мы проводим планерки и переговоры через Zoom, но если задача срочная и нужно объяснить «на пальцах», то используем внутренний функционал Miro», — Олег Хейфец, CPO, сооснователь Kodland.
Miro хоть и не стал полноценной заменой таск-менеджеру, но помог визуализировать задачи и идеи на одной доске. Каждый сотрудник отдела описывает цели на неделю — планы, результаты и препятствия. Команда видит пересекающиеся задачи и понимает, кто чем занят.
Также мы создали общую доску с описанием оргструктуры. Приведенные контакты каждого сотрудника помогают при онбординге.
Объявления, базы знаний, шаблоны договоров и другие электронные бумаги Kodland размещены в Notion. В момент роста компании держать все документы в одном месте оказалось необходимым.
Руководитель небольшой команды думает, как сделать процессы стабильно работающими. Он вникает в работу каждого сотрудника и следит за выполнением лично. В момент роста задача основателя — визионерская, думать о компании в будущем. Важно уже настроить процессы так, чтобы все работало без личного участия. Чем раньше CEO расстанется с операционными задачами, тем быстрее сможет расти компания
Бухгалтерия
Электронный документооборот и бухгалтерию ведем в Контур.Диадок, а цифры считаем в «ПланФакт». Excel ежедневно забирал 2-3 часа на подготовку отчетов и создавал риск упустить важные показатели. «ПланФакт» автоматизировал большинство процессов. Мы получаем статистику, графики, транзакции, финансовые планы в одной системе. Также платформа интегрируется с банками и автоматически собирает информацию. Это особенно важно, если у вас несколько счетов. Мы легко анализируем планируемые показатели с фактическими, что помогает вести управленческую отчетность.
Создайте команду
В 2019 году мы нанимали людей по острой необходимости. Нужен менеджер по продажам — мчимся на HH. Не хватает разработчика — штудируем Linkedin. Когда команда вырастает из обычного стартапа очень сложно перестроить процесс найма. Вы должны вовремя понять, что без долгосрочного планирования невозможно растить штат и оставаться прибыльными. С сентября по декабрь 2020 года команда Kodland увеличилась со 200 до 650 сотрудников. Мы запустили курсы за рубежом, получили 1.5 млн долларов инвестиций, создали несколько внутренних продуктов. Это было бы невозможно без планирования найма на месяцы вперед.
Сложные решения
К сожалению такой стремительный рост непременно скажется на уже нанятых сотрудниках. Если стартап растет плавно, то специалисты успевают за амбициями руководителей. Однако, если проект существенно меняется за четыре месяца, а в команде появляются англоговорящие, ждать обучения каждого не удастся.
В ноябре 2020 года мы пересогласовали условия работы с несколькими ключевыми сотрудниками. Решение было сложным — часть людей работали в Kodland со дня основания. Руководители становились менеджерами, над которыми появлялись специалисты с большим опытом. Не всем это понравилось и с кем-то пришлось расстаться.
Вы и ваша команда должны понимать, что в будущем в плюсе останутся все. Сегодня с нами работают менеджеры и разработчики из Mail, HeadHunter которые быстро прокачивают навыки новичков. В итоге ребята из вчерашнего стартапа превратились в специалистов мирового уровня, а внутри Kodland образовалась кузница кадров. В определенный момент вы поймете, что самое важное в компании — люди, которых важно сплотить в команду.
Корпоративная культура
Когда в вашей команде 30 человек, то, как правило, все друг с другом знакомы. Конфликты разрешаются быстрее, а задачи выполняются прозрачнее. Сдружить 650 удаленных сотрудников — тот еще квест. Мы пробовали мастер-классы, обучающие семинары, выездные хакатоны и корпоративные подарки. В итоге самым эффективным инструментом сплочения коллектива оказались игры. Выпускник вуза в отделе продаж или разработчик с 10-летним стажем — развлекаться любят все.
У нас даже была небольшая внутренняя война между сотрудниками техподдержки и преподавателями. Коллеги не могли найти общий язык, а большая часть даже не была друг с другом знакома. В итоге сдружить ребят помогла игра в «Мафию». Некоторым людям элементарно нужно раскрепоститься, обменяться контактами, чтобы в будущем поддерживать друг друга. С тех пор мы проводим регулярные игровые онлайн-сессии
С ростом стартапа руководитель все меньше будет вовлечен в найм сотрудников. Появление HR-отдела и топ-менеджеров скинет груз ответственности проведения собеседований с ваших плеч. Мой совет — будьте вовлечены в найм как можно дольше. Пропишите миссию компании — не оценивайте только Hard-скиллы. Моделируйте кейсы на собеседованиях топ-менеджеров и руководителей. Так вы найдете людей, разделяющих ваши принципы.
Создание компании — заслуга фаундеров, дальнейший успех — команды.