Решения для массового найма: готовые системы VS автоматизация под ключ

Как работать с сотрудниками «по-белому» и не погрязнуть в документообороте? Как текучка кадров влияет на маржинальность услуги? Ответы на эти и другие интересные вопросы в статье.

Персонал — один из главных ресурсов любого бизнеса. Но поиск и подбор подходящих кандидатов может оказаться большой проблемой, особенно если речь идет о массовом найме.

В этом бизнес-процессе есть что-то общее с воронкой продаж: есть этап привлечения лида, переговоров, заключения договора. Затем начинается “цикл жизни” сотрудника в компании, который на позициях массового найма часто заканчивается расторжением договора.

Не стоит забывать про документооборот, который сопровождает процесс. Он может быть более или менее громоздким, в зависимости от особенностей работы компании. Например, если работа подразумевает доступ к конфиденциальным данным, то требуется много дополнительных соглашений. Если организация работает с трудовыми мигрантами, то в процесс найма включается и взаимодействие с гос. органами.

Перед отделом кадров или собственником бизнеса стоят следующие задачи:

• Поддержание достаточного числа сотрудников для выполнения рабочих задач.
• Ведение документооборота.
• Привлечение новых кадров.

Чтобы ускорить выполнение этих задач и сделать процесс найма прозрачным, компании используют автоматизированные системы. Они интегрируются с сервисами поиска сотрудников, сами оценивают кандидатов по критериям, выдают тестовые задания, выявляют и объединяют дубликаты резюме. Кроме того, большинство из них имеют бесплатный пробный период и не требуют привлечения специалистов для настройки.

Но, как и любое пакетное решение, такие системы не учитывают особенности некоторых бизнесов.

У нас был опыт автоматизации найма для компаний, работающих в сфере услуг: клининг, ремонтные и строительные работы. Могу с уверенностью сказать, что не было двух одинаковых решений даже в схожих отраслях.

Вот какие задачи нам приходилось решать:

В общих чертах она состоит из привлечения сотрудника, переговоров, оформления и расторжения договора, но приоритеты могут быть разными. Где-то нужно следить за стоимостью привлечения лида, где-то важен процесс документооборота, а где-то нужно иметь возможность добавлять кандидатов “с улицы”, а не с сайтов поиска работы.

Когда мы разрабатывали систему для ведения процесса подбора сотрудников строительной фирмы, нам пришлось учесть, что HR-менеджер сидит за компьютером в офисе, размещает вакансии и проводит собеседования, а сотрудник выходит на работу на объект. Некоторые кандидаты приходят на стройку в прямом смысле с улицы — прораб должен иметь возможность занести их в базу. У него нет ни времени, ни возможности работать в системе за компьютером, поэтому ему раз в день в мессенджер приходит ссылка на табель, где он отмечает, вышли ли на работу сотрудники и добавляет новых, пришедших на стройку с улицы.

Бывает такое, что определенный процент оформленных кандидатов не выходит на смену или отказывается работать. Эта информация попадает в CRM и начинается процесс расторжения договора. Кстати о договорах.

В компаниях, которые работают “по-белому”в сферах с большой текучкой, ведение кадрового документооборота становится непростой задачей. Количество документов увеличивается, если сотрудникам предоставляют доступ к коммерческой тайне или персональным данным клиентов компании (как например в колл-центрах), а также если компания работает с трудовыми мигрантами.

Нам приходилось строить отдельную воронку документооборота, которая помимо подготовки документов к трудоустройству мигранта включает отправку уведомления в МВД в случае заключения и расторжения договора. Невыполнение данного требования может привести к серьезным штрафам, но с внедрением системы учета вероятность этого в разы снижается.

Пример такой воронки на скриншоте:

Если речь идет о сдельной работе, то стоимость привлечения сотрудника и быстрый его найм так же важны, как и компетенции, описанные в резюме.

Мы внедряли систему для ведения процессов в клининг-компании, нанимающей рабочих на конкретный заказ по договору субподряда. Кроме документооборота, воронки найма и напоминаний о собеседованиях в систему встроена функция, которая рассчитывает маржинальность конкретного заказа, учитывая ФОТ и стоимость привлечения сотрудников.

Сталкивались ли вы с подобными задачами? Буду признателен, если поделитесь опытом в комментариях.