Много сотрудников, разделение обязанностей, множество направлений – это все, конечно, круто, но зачастую в таких компаниях страдают внутренние коммуникации. Только представьте, когда компания небольшая, 5-10 человек, все друг друга видят, сидят в одном помещении, знают, кто за что отвечает, какие у кого дедлайны и все это может обсуждаться в обед за чаем. Мы видим прозрачность и ясность. А когда компания растет, уже расширилась на несколько офисов по всему городу, кто-то и вовсе на удаленке из дома работает – тут уже мало, кто осведомлен о работе и проблемах товарища по цеху.
Это может стать одной из главных причин серьезных проблем в работе организации. «Ну и каких же?» — спросите вы.
Ненужное повторение обязанностей. Из-за того, что сотрудник А не знает, чем занимается его коллега Б в другом офисе, он может выполнять ту же функцию, что и коллега А. 0% эффективности – 100% потеря времени и ресурсов.
- Случайные «ямы» в обязанностях. По той же причине неосведомленности, сотрудник А будет думать, что, к примеру, с партнером уже связался его коллега Б. Этот же коллега Б будет думать, что с партнером связался его коллега А, итак образуются «ямы», пройдет неделя, и окажется, что с партнером то никто так и не связался. Неловко, непрофессионально и, снова, 0% эффективности.
«Не знаю к кому обратиться». Когда компания большая, сотрудников 100+, не все будут знать, кто из 150 человек в офисе ответственен за, например, канцелярию. Только представьте, как сотрудник несколько дней будет метаться по офису и искать человека, который закажет ему блокнот или степлер.
- «Зачем я это делаю?». Без связующих собраний всей компании с сотрудниками, тимбилдингов и прочих общих мероприятий, на которых должны оглашаться и повторяться миссии и видения компании, сотрудник просто потеряет смысл своей работы и не будет знать, для чего он выполняет определенную обязанность. Потерянность, выгорание и отсутствие мотивации встать утром с постели.
Продолжать такой список «неудач» можно часами, но мы с вами здесь для того, чтобы их решить и показать, как можно выстроить правильно коммуникацию между сотрудниками, повышая эффективность всей компании.
Об этом расскажем вам на примере нашего холдинга GROWS Holding. Когда-то холдинг еще в 2001 году родился маленькой компанией из 2 человек. Балкон, два стола друг напротив друга и 2 сотрудника, которые уж точно знают, чем сегодня занимается партнер. Позже компания разрастается до 10 человек. Все еще одно помещение, все еще прозрачность в работе. Через год компания насчитывает 25 человек, но все еще стабильно держит хорошую коммуникацию.
Бац! Прошло 20 лет, и эта компания – уже не компания, а целый холдинг из 4 подразделений. Штат сотрудников уже не 10, а 100. Держать друг друга в курсе всех дел и обновлений уже не ограничивается выкриком друг другу через весь офис. Тут уже нужен слаженный один механизм, с помощью которого коммуникация будет выстроена так, будто это тот же самый маленький офис из 20-25 человек.
Вот какими лайфхаками распоряжается большая команда GROWS Holding, в которую входят 2 фармацевтического представительства Sante Group и Wellmore, бутики здоровья и красоты Greenovea (а их аж 4) и свое закрытое рекламное агентство.
7 крутых фишек
1. Развиваем обратную связь. Не уверены, все ли хотят отмечать 8 марта в горах или всем ли по душе новая система мотивации? Выстройте грамотную обратную связь! Она четко дает понимание, насколько комфортны условия труда, какие в компании существуют проблемы, чего сотрудникам недостает для эффективной работы. У нас обратная связь выстраивается стабильно раз в 1-2 месяца с помощью анкетирования. Руководство слышит каждого и не оставляет никого без внимания. Например, не так давно наш HR-менеджер провел личные беседы с каждым сотрудником и выписал все недочеты, вопросы и пожелания в работе, а после передала генеральному директору все сведения. Наш директор Шкавронская Анна оперативно сняла видео и ответила на самые часто задаваемые вопросы сотрудников и приняла во внимание многие пожелания. Вот так, ни один вопрос не остается в стороне и моментально решается.
2. Повышаем вовлеченность сотрудников. Чтобы повысить вовлеченность сотрудников, можно использовать единый внутренний портал или социальную сеть с полезными ресурсами. В нашем случае таких инструментов 2:
· Телеграм-канал: единая группа в телеграме, которая объединяет абсолютно каждого сотрудника — от генерального директора до стажера. Здесь публикуются все новости о собраниях, мероприятиях, уведомления о новых постах в корпоративном Instagram-аккаунте, поздравления с праздниками, знакомство с новыми участниками, а также достижения.
· Instagram-аккаунт: корпоративная страница всего холдинга, но так же и открыта для новых людей извне. Тут мы делимся полезными лайфхаками о маркетинге и фармацевтике, хвалим активных сотрудников, делимся крутыми событиями в рамках холдинга, проводим интерактивы и знакомимся с новыми членами команды.
3. Собираем всех вместе. Очень важно подводить итоги того или иного периода в работе, чтобы об этом знали все, а не только руководство, повторять миссию компании и вспоминать для чего каждый сотрудник вносит свой вклад. Каждые полгода наш холдинг устраивает масштабные собрания, куда приглашаются абсолютно все, подводим итоги, визуально делимся всеми цифрами, обсуждаются положительные и негативные стороны работы. К такому событию готовятся все отделы компаний: отчеты, итоги, цифры и факты в работе отделов. Также, это сопровождается приятностями, в виде фуршета, интерактивов, игр и общения. Никаких рамок, строгости директор-подчиненный – только приятная дружеская атмосфера и подведение итогов.
4. Организовываем game-nights. Крутая фишка нашего рекламного креативного агентства, которые взяли за традицию устраивать ночь игр в конце каждого месяца. В начале проводится жеребьевка, которая определяет, кто из сотрудников на этот раз организовывает ивент и прокачивает свои организаторские способности. Каждый game-night посвящен какой-то теме и сопровождается настольными и интерактивными играми, рассказами историй, вкусностями и фильмами. У нас даже есть поговорка «Ничего так не сближает как game-night!».
5. Сглаживаем техническую сторону. Технологическое взаимодействие в рамках бизнес-процессов и проектов – важная составляющая коммуникаций. В нашем холдинге действует для всех Bitrix24. Этот инструмент помогает руководителю выстроить в своём коллективе эффективную работу. CRM система помогает нам в аналитике продаж, составлении воронок, ведение клиентской базы и многое другое. У нас есть священное правило check-point-а. Каждый сотрудник создает каждое утро свой план на день, а вечером закрывает сделанные задачи. Так же создаются групповые задачи (проекты), где легче всего коммуницировать сотрудникам друг с другом и передавать задачи.
6. Личные встречи никто не отменял. Как показывает практика, модель взаимоотношений в организации «начальник-подчиненный» не всегда работает как нужно. В нашем холдинге генеральный директор Шкавронская Анна Анатольевна всегда открыта абсолютно к каждому сотруднику и всегда принять его у себя в кабинете за чашкой кофе и в дружеской обстановке обсудить то, что волнует коллегу или выслушать его новые идеи. Она даже проводит так называемый «Кофе с Анной», в ходе которого за обедом она беседует с каким-либо сотрудником на любые темы, не относящиеся к работе. Вот такая модель «приятель и собеседник» выстроена у нашего генерального директора со своей командой.
7. Не забываем про update! Очень крутая и интересная рубрика «update» действует в рамках нашего телеграм-канала, где каждый сотрудник рассказывает о наболевшей теме. В нашем архиве уже есть обсуждения эмоционального выгорания, стресса, проблемы с ответственностью и многое другое. Здесь наши сотрудники открывают что-то новое друг о друге, узнают интересные факты, например, мало кто знал, что руководитель отдела продаж любит вышивать крестиком, а кто-то и вовсе обожает устраивать кемпинги в горах. В конце каждого update-а сотрудник передает «эстафету» коллеге и все дружно с нетерпением ждут его личного рассказа.
Используя эти 7 главных фишек GROWS Holding гордится выстроенной внутренней коммуникацией, благодаря которой сотрудники знают всех в лицо, без проблем выходят на связь и знают, к кому обратиться если не нашел баночку кофе на кухне или нужно обновить фотографию на бейджике. Коммуникация выстроена даже между отдаленными отделами, например, в бутиках Greenovea и отделом production.
А какие вы используете методы для поддержания коммуникаций в компании?
Автор: Фирюлина Элеонора