Мы создали чек-лист с инструкцией для качественного онбординга новичков. От первого дня до конца испытательного срока

5 лет назад онбординг в компаниях оставлял желать лучшего. Ни о каких фидбек-сессиях и плавном погружении в задачи речи не шло: человек устраивался, отдавал трудовую и сразу шел за свой рабочий стол.

Спасало лишь наличие офиса — новый сотрудник мог встретиться с коллегами у кулера и уточнить, куда здесь ходят обедать, где сидит бухгалтер и как тут принято общаться. Это помогало и понять процессы компании, и завести друзей на новом месте.

Как только мы перешли на удаленку, значимость онбординга выросла многократно. Новичок уже не может зайти в соседний кабинет и узнать у коллег то, что его интересует. Сотрудник просто сидит напротив компьютера у себя дома и совершенно не чувствует себя ни частью коллектива, ни частью компании. Если для него не провести правильный онбординг, заявление по собственному не заставит себя долго ждать.

Мы — Boto Onboarding — создали десятки онбординговых проектов и чат-ботов. Мы понимаем, как влюбить сотрудника в компанию, а бизнесу принести пользу и сохранить ресурсы. В этой статье расскажем, как правильно выстроить адаптацию и сделать так, чтобы новые люди оставались в компании надолго.

А пока вернемся к теории…

Для компании наем нового сотрудника — это потенциальный рост и увеличение прибыли. Но ожидать результатов сразу на старте работы не стоит: исследования показывают, что сотруднику необходимо от 8 до 26 недель для выхода на эффективность и автономность.

Из-за этого компания теряет от 1% до 2,5% от общей выручки за время, необходимое для онбординга новых сотрудников (исследование Ultimate Guide). Если сотрудник уйдет после испытательного срока, деньги и время, которые на него потрачены, исчезнут без какой-либо пользы.

Хорошо продуманный процесс онбординга поможет и с поиском кандидатов. По данным Stackoverflow, 35% IT-специалистов обращают внимание на программу адаптации, когда выбирают работу.

В идеальном мире сотрудник наизусть выучил всю историю компании, за день познакомился со всеми коллегами и задачи на испытательный срок выполнил за неделю.

На деле же онбординг, который точно будет эффективным, должен длиться около 90 дней — это средний срок лучших кейсов (Aberdeen).

Чтобы адаптация прошла успешно, стоит учесть четыре ее аспекта:

• Процессная адаптация — сотруднику нужно выдать все явки и пароли: рассказать, как добраться до офиса, кому нести документы, как зовут бухгалтера и к кому обращаться по вопросу отпусков или больничных.

• Профессиональная адаптация — рассказать, как пользоваться внутренними инструментами и мессенджерами компании, выдать словарик терминов.

• Социальная адаптация — подсказать, как в компании принято общаться, помочь наладить контакт с коллегами из других отделов.

• Эмоциональная адаптация — морально поддерживать сотрудника на всем пути, собирать обратную связь и помогать, если возникают трудности.

Наша цель — чтобы новый сотрудник классно стартовал и остался в компании. Поэтому мы разработали подход Start&Stay, разделили его несколько этапов, а в центр сценария поместили эмоции и стремления новичка.

• Forming (1-5 дни в компании) — новый сотрудник смущается и старается произвести правильное впечатление. На этом этапе особенно важно не просто дать ему нужные документы, но и позаботиться об эмоциональном комфорте. Первые 5 дней стоит регулярно собирать обратную связь — отлично подойдут пульс-опросы.

• Storming (с 6 дня до конца второго месяца) — новичок подводит первые результаты: удалось ли ему влиться в коллектив, справляется ли он с онбордингом. В этот момент нужно запланировать 1-2-1 сессии с руководителем и HR, позаботиться о социальной адаптации и подготовить новичка к выполнению рабочих задач.

• Norming (третий месяц работы) — сотрудник освоился, познакомился с коллегами, понимает, чего от него ждут и какие задачи нужно выполнять. На этом этапе важно отслеживать его состояние, очертить зоны ответственности, чтобы человек понимал, как он справляется сейчас и что его ждет дальше.

• Performing (окончание испытательного срока) — сотрудник принимает решение: оставаться в компании или нет. Если онбординг прошел хорошо, человек начинает размышлять, чем он еще может быть полезен и как хочет расти дальше. На этом этапе можно провести оценку 360 и performance review. После окончания испытательного срока продолжайте собирать обратную связь примерно раз в две недели и не забывайте про 1-2-1 сессии с руководителем и HR-менеджером.

Для каждого этапа Start&Stay мы разработали подробный план действий HR-менеджеров. Чтобы было проще ориентироваться и проверять себя, мы сделали чек-лист. И вот что там можно найти:

• Четкие тайминги. Мы расписали все этапы по дням и рассказали, какие нужны материалы, когда их выдавать, когда поставить фидбек-встречу с руководителем, а когда предложить новичку познакомиться с коллегами. Особенное внимание уделили первой неделе, когда важно не перегружать новичка и выдавать информацию порционно.

• Советы и лайфхаки. В чек-листе поделились способами, которые помогут собрать обратную связь от сотрудников и рассказали, как часто это нужно делать. Это поможет вовремя отреагировать на тревожные звоночки и удержать сотрудника, если что-то пойдет не так.

• Инструменты для развития и дополнительного обучения внутри компании. В процессе онбординга можно не просто знакомить новичка с внутренней кухней, но и параллельно давать новые знания. Например, полезные soft-skills по коммуникации, проведению встреч, фидбеков и так далее. Мы уже встроили в чек-лист темы полезных курсов — они как раз соответствуют темам онбординга на каждом из этапов. Для вас это возможность прокачать свою команду, а для новичка — забота и знания от компании.

Если же времени заниматься онбордингом нет — напишите нам. Мы заберем на себя весь процесс адаптации в вашей компании, соберем всю информацию для новичков в одном месте, познакомим сотрудников друг с другом, а HR-менеджеров избавим от рутины. И все это — в чат-боте!

Просто напишите нам в телеграм.