Всё, что нужно знать о тайм-менеджменте в одной статье

Мой опыт event-менеджера в купе с недавно пройденным недельным курсом по тайм-менеджменту.

Время, как и любой другой субъективный ресурс, сложно контролировать. Для того, чтобы эффективно им распоряжаться, необходимо не только знать базовую теорию, но и понимать себя и свои задачи. Изначально я этого не знал и строил свою эффективность опираясь на строгую дисциплину и тотальный контроль времени на каждую отдельную задачу. Находясь в таком ритме длительное время мы рискуем впасть в состояние прокрастинации, поскольку наша природа не позволяет нам быть эффективным всё время. Нам необходимо удовлетворять потребность не только в качественной эффективной работе, но и в скроллинге ленты соцсетей и пустой болтовне с друзьями.

Разобравшись в себе и в наиболее удобной для вас системе распоряжения временем, вы сможете не только улучшить свою эффективность, но и эффективность команды, которой вы делегируете задачи.

Эффективность конкретных техник тайм-менеджмента зависит от того, к какому типу восприятия времени вы относитесь. Ричард Льюис и Эдвард Холл выделили четыре основных типа восприятия времени: линейный, параллельный, циклический и социальный.

1. Линейный — способные способность планировать и умение организовать себя для выполнения намеченного. Вы цените людей пунктуальных и дисциплинированных. При взаимодействии с людьми, часто меняющими приоритеты и переносящими договоренности, у вас возникает внутреннее напряжение и негодование.
2. Параллельный — способны брать на себя решение нескольких задач одновременно. Ваше внутреннее ощущение подсказывает вам, когда необходимо ускоряться и как сделать правильный сиюминутный выбор. То есть, определять для себя приоритеты и выбирать наиболее эффективное дело или времяпрепровождение на настоящий момент.
   
3. Циклический — ориентированы на собственное состояние. Когда вы настроены подходящим образом, то можете сделать за пару часов ту работу, которую другие выполняли бы неделю. Однако если вас будет что-то отвлекать, то даже несложные задачи отнимут у вас много времени.
   
4. Социальный — вы зависимы от обстоятельств. Для такого типа характерно деление времени на своё и чужое: своё — всё, что кроме работы, а чужое — всё, что на работе. В чужое время вы можете проявлять неэффективность, растерянность, однако в своё время вы невероятно эффективны. Такому типу необходимо всегда работать с мотивацией и пониманием того, что поставленная задача — ваш персональный выбор.
   

Абсолютно нормально видеть в себе сразу несколько типов восприятия, поскольку они, как и время — относительны. Найдите свое отражение в каждом типе и начни прорабатывать систему тайм-менеджмента с опорой на них. Разработка персональной системы тайм-менеджмента — задача не однодневная, однако помните — планирование времени не должно занимать много времени.

Определив ваш тип, следует выяснить на что действительно вы тратите время. Для этого достаточно разделить свои дела на категории и посчитать, сколько времени уходит на каждую из них. Также нужно понять сколько времени вы на самом деле работаете, а сколько уходит на отдых и эпизодическую прокрастинацию — тот самый скроллинг ленты соцсетей и болтовня с друзьями.

Вы можете в течение недели записывать свои дела в часовых интервалах, то есть по прошествии одного часа вы с точность до 5-10 минут записываете что вы сделали. Почему неделя? Потому что бывают дни разгрузочные, а бывает настолько заполненные делами, что ни на что не хватает времени. Для объективных данных необходим диапазон дней, который включает в себя как легкие дни, так и тяжелые.

Очень часто мы выбираем тот или иной приоритет, потому что для нас эта сфера является важнее или приятнее в исполнении. Также мы очень часто выбираем приоритеты исходя из пирамиды Маслоу, поскольку опираемся не на релевантность, а на свои первостепенные потребности. Однако все таки следует обращаться в первую очередь к себе: какую мне важное завершить задачу сейчас, а какую я могу перенести? Как только у вас будет настроен механизм фильтрации задач — вы будете эффективнее.

С распределением приоритетов поможет матрица Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. При распределении приоритетов следует быть искренним с самим собой и делить их так, как именно вы считаете нужным — без «это должно быть важно».

Наш мозг на подсознательном уровне стремиться к гомеостазу, чтобы все было в постоянстве, а при введении новых систем в образ жизни, чтобы все было как раньше. Мы с трудом можем придерживаться определенных систем, которые вызывают у нас дискомфорт, поэтому важно закрепить введённую систему управления временем формулой, следуя которой вам будет проще адаптироваться к новым условиям.

Практические инструменты для поддержания новой системы управления временем:

• Завершите самое неприятное дело в начале дня, чтобы вы не тратили вашу энергию на мысли об этой противной задачи;
• Меньше сомневайтесь, а больше делайте — ничто так не ест энергию и время, как сомнения и раздумья;
  
• Когда время на одно дело заканчивается, переходим к другому;
  
• Маленькие дела группируем и делаем вместе;
  
• Не берите на один день более дух-трех тяжёлых задач, требующих много энергии.
  

Важно понимать, что когда ваша изначально выбранная система перестала работать — видимо вы из неё выросли и вам следует её изменить.

Она приходит неожиданно — и почти всегда в самый неподходящий момент. Мы привыкли относится к ней как к чему-то, чем мы не можем управлять. Когда наступает прокрастинация мы в первую очередь хотим себя за это поругать — мол почему ты бездействуешь, иди работай. На самом деле, прокрастинация, ровно как и время, гораздо более сложное явление, нежели нам кажется.

На самом же деле прокрастинация — производная следующих явлений:

• Отсутствие внутреннего контроля;
• Излишний перфекционизм;
  
• Подмена любви к себе на самооценку;
  
• Трудности с выбор вследствие неуверенности в себе;
  
• Движение к навязанной цели / утрата цели.
  

Не существует универсальной формулы, следуя которой вы избавитесь от прокрастинации. Решение прокрастинации — дело очень индивидуальное и зависит от того, что стало вашей производной. Поняв производную можно будет контролировать прокрастинацию, но вряд ли от неё можно совсем избавиться.

Итогом хочу выделить, что не следует полностью отказываться от бестолковых дел, которые безусловно являются частью прокрастинации. Именно они позволяют нам расслабиться, почувствовать полноту жизни и набраться сил для движения вперёд. У каждого из нас есть внутренний ребёнок, который сквозь все наши обязательства и заботы требует внимания и удовлетворения своих банальных потребностей — просмотр сериала, беседа с другом, партия в Hearthstone и прочее. Если не удовлетворять его потребности, то ребёнок будет все сильнее требовать внимания и может наступить период тотальной прокрастинации, в который кроме как удовлетворять его потребности мы ничего не то чтобы не хотим— мы банально физически не можем. Внутренний ребёнок саботирует вашу эффективность, поэтому с ним необходимо быть очень внимательным.