Многие компании в последние годы стараются внедрить в процесс управления персоналом data-driven подход, при котором решения принимаются на основе не субъективных оценочных суждений, а данных, которые чаще всего хранятся в ИТ-системах.
При этом не всегда заказчики понимают, что им нужно и поэтому часто не добираются до желаемого результата. В этой статье я постарался перечислить основные шаги, которые стоит пройти для эффективной работы c HR отчетностью.
1. Сформулируйте проблему, которую вы решаете с помощью аналитики.
Значение этого шага невозможно переоценить. От того, какую проблему мы решаем, может зависеть постановка задачи, способ решения и ИТ-система, с помощью которой будет проходить реализация и ресурсы, которые нам выделят для решения.
Например, вы – производственная компания, где на определенных рабочих местах существует опасность для жизни и здоровья работников. Вас не устраивает высокое количество производственных травм и есть предположение, что это происходит из-за того, что ответственный за охрану труда не успевает провести необходимое обучение новым работникам, потому что сам поздно получает отчет от HR о принятых и переведенных работниках. Вариант решения № 1 (очевидный): реализация отчета, который будет доступен ответственному за охрану труда, в нем будет отражена информация о вновь принятых сотрудниках; минусы – ответственный специалист за охрану труда не всегда будет успевать (или даже уметь) это делать, и до момента прохождения обучения/инструктажа работником может пройти значительное время. Вариант № 2 (поинтереснее): почтовые уведомления, которые автоматически будут отправляться ответственному за охрану труда, в них будет все тот же перечень принятых и переведенных сотрудников; этот вариант уже лучше; минус – ответственный за охрану труда может пропустить уведомление и не выполнить задачу. Вариант № 3 (продвинутый): ответственному за охрану труда в личный кабинет или в систему электронного документооборота будет приходить задача о проведении обучения или инструктажа новому работнику, а в случае невыполнения о задаче будет приходить напоминание на почту, например, раз в день.
Заметьте, если бы вы сказали: «Нам нужен отчет», то получили бы возможно не самое удачное решение из возможных. А вот если вы сформулируете проблему, то при консультации с ИТ-специалистом вам могут предложить более элегантный и полезный вариант.
2. Выберите те показатели (метрики), которые вы хотите анализировать и автоматизировать.
Например, у вас длительный срок закрытия вакансий и вы намерены это изменить. Вам в этой ситуации не обойтись без отчета, в котором будет указано, сколько дней кандидат пробыл на каком этапе подбора. Может статься, что проблема возникает не на стороне рекрутмента, а из-за нанимающего менеджера, который долго рассматривает кандидатов или из-за службы безопасности, которая несколько дней проверяет биографию соискателей. В этом случае метриками будет средний срок нахождения кандидатов на каждом из статусов (можно реализовать в разрезе категорий должностей или крупных подразделений).
3. Определите, какие решения будут приниматься по этим метрикам.
Если метрику планируется собирать и автоматизировать по принципу «чтобы было», то стоит вычеркнуть этот показатель и заняться более важными. Нужно как следует подумать, стоит ли планировать работу с дальнейшим показателем, если он использовался только 1-2 раза.
4. Определите ответственных за ввод данных, необходимых для этой метрики.
Если за ввод необходимых данных никто не отвечает, то данных скорее всего в ИТ-системах не окажется, и выгружать из систем будет нечего. Если ответственные специалисты уже определены, но они забывают вводить эти данные (это бывает, все мы люди), то в этом случае можно сделать необходимые поля обязательными в ИТ-системе. Да, без определенной жесткости не всегда получается наличие необходимых данных. Еще один вариант – данные из одной системы нужны в другой системе, здесь можно решать вопрос классической интеграцией, либо популярным в последнее время RPA, если интеграцию по каким-то причинам выполнять не получится.
5. Укажите, есть ли необходимые для метрики данные в ИТ-системах
Возможно у вас в системах уже все данные есть, а может быть требуется организовать сбор и ввод данных не только за актуальный, но и за прошлые периоды.
6. Определите, насколько вы уверены в достоверности этих данных
Если будут некорректные данные, то будет некорректная HR-аналитика и соответственно по ней могут приниматься неверные решения. Как правило в HR-системах в относительной чистоте хранятся данные, участвующие в расчете зарплаты, а остальные данные могут содержать большее количество ошибок. Лучше всего периодически выполнять проверку корректности данных и их дальнейшее исправление.
7. Назначьте тех, кто будет отвечать за каждый показатель
Если этот шаг пропустить, то ситуация скорее всего в лучшую сторону меняться по этой метрике не будет.
8. Опишите методологию расчета каждого показателя
Вспомните текучесть: кто-то считает, что это все увольнения за период, а кто-то говорит, что это только увольнения по собственному желанию. Возможны и другие варианты. Поэтому нужно, чтобы все пользователи этой метрики одинаково понимали ее назначение. Желательно, чтобы в любом отчете или дэшборде рядом со значением метрики было добавлено пояснение с описанием того, как показатель посчитан, иначе все будут видеть одну информацию, а воспринимать ее совершенно по-разному. В техническом задании чем очень подробно следует расписать, из каких полей нужно взять данные и как их обработать. Далее передавайте эту методологию вашим ИТ специалистам.
9. Решите, по каким подразделениям и из каких систем следует брать данные
Это «боль» очень больших компаний, у которых есть «лоскутное одеяло» из разных ИТ-систем, а также предприятий, которые ведут одни и те же процессы в разных ИТ-решениях. Если ограничиться предприятиями из одной ИТ-системы, то задача может быть проще. Или можно собрать данные из разных систем и дальше их анализировать с помощью BI-систем и строить на основе них дэшборды популярные в последние годы.
10. Изучите те ИТ-системы, которые у вас уже есть
Хорошая новость: у вас уже есть системы, в которых далеко неглупые люди разработали большое количество отчетов, и вы за это уже заплатили. Возможно ваша проблема может быть решена с помощью уже доступного вам отчета или существующий отчет нужно чуть-чуть доработать. Не все готовые отчеты в системах подойдут вам по методологии, но у меня не раз бывало, когда владелец процесса с радостью округлял глаза, когда ему показывали отчет, о котором он не знал.
11. А сколько эта автоматизация займет времени и сколько потребует денег?
Постарайтесь не допустить ситуации, когда «выхлоп» от работы с данными и автоматизации показателем окажется меньше, чем эти затраты. Нас ведь наняли, чтобы компания была прибыльна, не так ли?
А какие действия по вашему мнению помогут наладить работу с автоматизацией HR-аналитики?