Как не опозориться перед коллегами, составляя интеллект-карту знаний

Я уже пробовал составлять интеллект-карты. Почему их никто, кроме меня не понимает? Покажем на примере разницу между читабельными и нечитабельными картами. А ещё расскажем, чем они могут помочь бизнесу.

На рубеже 50-60-х годов второкурсник Университета Британской Колумбии Тони Бьюзен искал способ справиться с растущей учебной нагрузкой. Он понимал, что конспекты не помогают ему запоминать, а в библиотеке не было литературы, которая бы помогла сформировать систему запоминания. Пришлось придумать её самому!

В результате мир получил крутой инструмент управления знаниям — интеллект-карты (майнд-карты, миндмап). Сначала Тони использовал их для своей учебы, а после выпуска стал развивать их как инструмент для упорядочивания знаний. В конечном итоге, интеллектуальные карты можно использовать практически везде, где надо структурировать информацию.

В первую очередь мы, конечно, рекомендуем включать интеллект карты именно в управление знаниями. Вот несколько задач, с которыми они отлично справятся.

Создание инструкций для персонала

Одна должность может включать несколько разных областей. Например, работа менеджера по продажам лежит в разных плоскостях: знакомство с товаром, обновление ассортимента, консультирование клиентов, сопровождение покупки, отчетность, работа с деньгами. Для онбординга отлично подойдет майнд-карта.

Разработка организационной структуры компании

Согласитесь, схема иерархии будет выглядеть гораздо понятнее, чем то же перечисление должностей, написанное текстом.

Оптимизация функциональной модели

Например, можно увидеть, что одни и те же обязанности выполняют сразу несколько человек, а в итоге задача не решается. С помощью интеллект-карты можно увидеть такие слепые пятна и перераспределить обязанности.

Упрощение подготовки и проведения планерок и совещаний

Зная структуру вопроса, сотрудники могут заранее подготовить вопросы, возражения, уточнения, чтобы за один присест решить максимальное количество проблем.

Организация долгосрочных стратегий и спринтов

Дорожная карта в виде майнд-карты опять же более наглядна и все сотрудники могут видеть весь спектр задач в рамках этого плана.

Написание скриптов продаж

Это элемент стандартизации процесса работы с клиентом. Карта здесь помогает с одной стороны снизить требования к квалификации менеджера, с другой — не позволит пропустить никакой блок процесса.

В управлении знаниями майнд-карты играют две роли. С одной стороны, помогают самому человеку лучше разобраться в какой-то проблеме. С другой стороны, помогают объяснить другим, чего от них хотят.

И вот тут-то есть проблема: если ты составил нечитабельную карту, её никто не поймет. Значит, все задачи выше эта карта просто не решит.

Посмотрите, какая классная, красочная и интересная майнд-карта по законам построения майнд-карт

Почему эта интеллект-карта не выполняет свою функцию:

• Она не читается — блоки не структурированы и даже не все названы.

• Она перегружена — картинки, цифры, эмодзи, герб (што?).

Эти две ошибки иллюстрируют два крупнейших факапа в построении майнд карты: семантические и синтаксические ошибки, которые делают майнд-карту бесполезной.

Рассмотрим обе эти группы.

Если говорить простым языком, то это ошибки понимания предметной области.

Пример:

Катерине поручили организовать корпоративные подарки с нуля, но не сказали, как. И она решила набросать интеллект-карту, чтобы сформировать план действий. Получилось как-то так.

Из карты мы можем понять, что Катерина не очень хорошо умеет обобщать и структурировать задачи.

Изначально выбраны разнородные понятия на каждом уровне

Причем первый уровень — самый важный. Необходимо, чтобы понятия первого уровня системно раскрывали изначальное понятие.

Катерина разделила всю задачу на 5 блоков: получатели, бюджет, ручки, блокнот, ежедневник. Уместнее было бы разделить на 3: получатели, бюджет и канцтовары (сувениры).

На других уровнях тоже есть проблемы, например, раздел “Получатели” имеет четыре бессвязных компонента с отдельными людьми и действиями.

Перебор подзадач в режиме мозгового штурма

Такое тоже уместно, но передать эти знания кому-то другому, делегировать часть дел, отдать другой команде такую карту не получится.

Излишняя детализация

Например, Иванов С.П. выделен отдельным пунктом, в ежедневнике надо проверить датировку, в двух пунктах стоит строгий срок оплаты, в то время, когда в других местах про сроки ни слова.

Фрагментарность пунктов

Что за загадочный пункт “Почта” в разделе получателей?

Общий хаос

Будем откровенны, эта интеллект-карта не готова стать планом действий или инструкцией.

Давайте попробуем перевести эту карту в рабочий вариант:

Итак, что мы сделали:

1. Привели понятия каждого уровня к однородности.

2. Убрали излишнюю детализацию и дробление.

3. Каждый конечный элемент карты можно преобразовать в задачу с конкретным результатом.

В деле управления знаниями такая работа очень упрощает жизнь. С помощью хорошо структурированной интеллект-карты можно готовить должностные инструкции, дорожные карты, определять проблемы и пути их решения. Можете поупражняться на досуге и перевести свои обычные дела в вид интеллект-карты — вас могут ждать сюрпризы!

Эти ошибки мешают правильному восприятию, а излишняя сухость – мешает определить приоритетность понятий.

Снова взглянем на карту Катерины.

Что с ней не так с точки зрения синтаксиса:

• нарушения правил Бьюзена: одинаковый размер шрифта, 6 цветов;
• использование готовых фраз и глаголов;
  
• пестрота;
  
• геометрический дисбаланс.

Карта не обязательно должна быть красивенькой, но работать с симметричной и гармоничной картой проще и приятнее.

Мы уже исправили семантические ошибки в карте Катерины, теперь исправим синтаксические.

Что мы сделали:

1. Привели карту в соответствие с правилами Бьюзена: шрифт от крупного к мелкому, не более 3 цветов в разных оттенках.
2. Убрали глаголы и минимизировали фразы.
   
3. Убрали пестроту и перегруз.
   
4. Добавили симметрию.

Критически посмотрите на каждую ветку своей карты, и ответьте на вопросы:

• Можно ли прочитать вашу карту, как единый текст?
• Объясняет ли она все связи между объектами?
  

• Сможет ли другой человек без ваших объяснений использовать её в работе?

Если ответ на все вопросы «да», то поздравляем! Ваша карта жизнеспособна.

Этот подход хорошо описывается термином из гештальт-психологии —Законом прегнантности.