Вторая половинка босса: как нанять ассистента, который будет хорошо работать

Хорошего ассистента трудно найти, легко потерять и невозможно забыть. На этой должности нужны не только деловые качества, но и совпадение с руководителем ценностно и эмоционально. Ведь помощник – правая рука босса. Но как его выбрать? Сколько ему платить? Что с ним делать? Мы собрали полное руководство, которое поможет вам эффективно нанимать ассистентов под ваши задачи.

Своим опытом с нами поделилась Марина Кнауб, продюсер и проджект менеджер онлайн-проектов. Она начинала свою карьеру ассистентом в компании “Академия наставников”, где в ее обязанности входил найм сотрудников и регламентация их работы. После нескольких успешных кейсов найма к Марине стали обращаться сторонние компании и предприниматели, которым нужны были помощники.

Обычно ассистенту делегируют контроль над несложными делами, которые не требуют непосредственного решения руководителя. В основном помощникам передают контроль всевозможных таблиц, составление календаря, организацию встреч, бронирование отелей. В онлайне ассистентам часто отдают рассылки и поиск подрядчиков. Спустя некоторое время ассистенту могут делегировать и найм сотрудников в команду.

Основная задача ассистента – навести порядок в рабочих процессах. Его нанимают, когда у руководителя становится слишком много задач, которые не дают ему эффективно развивать свое дело. Ассистент структурирует данные и процессы так, чтобы при необходимости руководитель сам смог это все найти и проанализировать.

• Ответственность. Ассистент – это правая рука руководителя, он должен выполнять задачи, обдумывая все нюансы. Например, простая задача – забронировать отель: важно продумать не только то, где будет жить руководитель, но и как он будет перемещаться, какой в отеле сервис и прочие нюансы.

• Умение быстро обучаться. Не все готовы быстро схватывать информацию. Если ассистенту сказали сделать гугл-таблицу, а он никогда с ней не работал, очень важно, чтобы он выполнил задачу без лишних вопросов. Загуглил и сделал.

• Быстрота реакции и гибкость мышления. Бывает, что человек выполняет задачи качественно, но очень долго. Или быстро находит решения, но в экстренных ситуациях не способен найти альтернативу. Такие люди, к сожалению, будут бременем для руководителя, а не помощниками.

Обязательные элементы текста вакансии:

• В шапке текста указываем название компании и чем она занимается.
• Прописываем основные должностные обязанности, чтобы человек понимал, с чем столкнется. Если вы планируете какие-то задачи отдать ассистенту позже, их тоже стоит указать сразу.
• Перечисляем качества человека: ответственность, гибкость и быстрота реакции, умение обучаться. Если вы готовы взять сотрудника, который никогда не работал в вашей сфере, то напишите, что поможете с обучением.
• Указываем график работы. Как показывает практика, ассистент – это человек, который должен быть всегда на связи, в течение 15 минут отвечать на сообщения. Но примерное время занятости все равно нужно указать. А еще обязательно должен быть день, когда ассистент не работает, иначе он быстро выгорит.
• Устанавливаем зарплату или зарплатную вилку. Лучше всего указать оклад на тестовый период и возможности роста. Зарплата ассистента колеблется от 15.000 рублей до 50.000. Всё зависит от набора навыков кандидата и количества обязанностей.

При найме ассистентов мы создаем максимально большую воронку, привлекая максимум сервисов. Задействуем даже личные соцсети руководителей, где сидят люди, которые мечтают с ними поработать. Работные сайты срабатывают хуже всего: объявления там просматривают реже. Моя практика показала, что самое большое количество откликов приходит из тематических групп ВКонтакте и Telegram-каналов. Например, хорошо работают сообщества Конь на работе и Мы вам перезвоним.

При этом платные и бесплатные каналы могут быть одинаково эффективны. Единственный нюанс бесплатных каналов – сообщения очень быстро теряются, и их нужно обновлять несколько раз в день. Платные каналы гораздо удобнее: заплатил, и объявление висит. Кроме того, в платных каналах кандидаты настроены серьезнее.

Однажды к нам на собеседование пришла девушка с “очень богатым опытом”. Она сказала, что работала во многих компаниях и ассистентом, и помощником руководителя, вела все дела и переписки, нанимала сотрудников, осуществляла продажи. Мы взяли ее на тестовый период.

Но, когда девушка приступила к работе, на практике сразу стало видно: все, что она говорила, не соответствовало тому, как она работала. Очень долго выполняла задачи, задавала кучу уточняющих вопросов, затягивала многие рабочие процессы. Вызвало затруднение даже создание гугл-таблицы, приходилось все переделывать по нескольку раз. Эти моменты позволили усомниться в 5-летнем опыте, о котором девушка рассказывала на собеседовании. Да и многолетний опыт не всегда является показателем качества. Что бы вам не говорили на собеседовании, человек всегда познается именно в работе.

Я не люблю анкеты, потому что рассказать красиво о своих качествах может любой. Максимум, что в них можно посмотреть, – опыт работы. Все остальное, зачастую приукрашено и не соответствует действительности.

Я всегда предлагаю проводить найм ассистентов в 3 этапа:

Этап №1. Групповое собеседование. Это существенно экономит время работодателя и позволяет оценить, как человек ведет себя в коллективе, как отвечает на вопросы. На этом этапе часть соискателей отсеивается. Кто-то отказывается от такого формата встречи, боясь конкуренции (хотя на самом деле особой конкуренции тут нет). Кто-то опаздывает на собеседование и сразу показывает свой уровень пунктуальности. Мы включаем зал ожидания в zoom и не пропускаем на встречу тех, кто присоединился позже назначенного времени. Может быть, это покажется жестким кому-то, но опоздания для будущего ассистента неприемлемы.

Этап №2. Тестовое задание. Здесь важно учитывать два нюанса: смекалку и делайн (важно оценить, как быстро соискатель отреагирует на задание, не будет ли тянуть до последнего).

Этап №3. Тестовая неделя. На неё идут 2-3 человека из тех, кто больше всего понравился на собеседовании и после выполнения тестового задания. Обычно тестовая неделя бесплатная, потому что идет притирка. По истечении этого срока мы можем определить, какого сотрудника оставляем.

Важный момент: не забывайте спрашивать у самого сотрудника, готов ли он продолжать работать с нами. Не только вы выбираете кандидата, но и он выбирает компанию, где готов задержаться надолго.

Однажды ко мне обратилась девушка с просьбой найти ей ассистента. Мы составили портрет идеального кандидата и текст вакансии, сделали публикацию на разных сервисах. Я пригласила на собеседование семь соискателей, которые ей понравились. После собеседования двух кандидатов взяли на тестовый период. По его завершении они просто перестали выходить на связь.

Мы снова разместили объявления, еще пятерых человек пригласили на собеседование. Из них она выбрала троих на тестовый период, и по истечении двух недель эти кандидаты тоже пропали. Я стала разбираться и выяснила, что во время тестового периода девушка создавала тяжелую рабочую атмосферу, от которой ассистентам действительно хотелось сбежать. Мы в третий раз нашли кандидатов, но ей никто не понравился, и она решила выбрать тех, кто не подошел на первых двух собеседованиях. В этот раз люди не сбежали, но написали: “Извините, мы не готовы с вами работать”.

Если человек, который осуществляет найм, работает внутри компании, то он должен взять на себя ответственность за то, как новый сотрудник вольется в коллектив. Когда я работала в компании, я рассказывала ассистенту, как у нас устроена работа, как лучше коммуницировать с руководителем, по каким вопросам лучше не писать ему, и к кому в таких случаях обращаться.

В случае, когда ассистент нужен не компании, а отдельному предпринимателю, я стараюсь быть в контакте с ними. Какую задачу отдать сейчас ассистенту, как правильно её сформулировать, как выстроить работу – я всегда готова помочь. В мои задачи входит не просто найм сотрудника, а его включение в коллектив. Моя миссия выполнена, когда все работает без моего участия.

Во-первых, не бойтесь брать на себя задачи, которые вы не знаете, как делать. Многим вещам можно научиться в процессе по инструкции из интернета.

Во-вторых, не бойтесь писать руководителю с каким-то предложением по улучшению рабочих процессов. Со стороны иногда вы лучше видите, как решить ту или иную задачу.

В-третьих, не тушуйтесь на первом созвоне и рассказывайте все, как есть. Был у вас первый опыт негативный – поделитесь. Ошибка, совершенная на предыдущем месте работы, не является пунктиком, из-за которого вас не возьмут. Лучше всего ваши качества продемонстрирует то, что вы исправили свою ошибку, решили проблему, чему-то научились на этом опыте.

В-четвертых, не обязательно на первом собеседовании говорить, что у вас есть еще одно место работы. Как правило, работодатель предлагает тестовый период, используйте это время, чтобы понять, хватает ли вам времени на то, чтобы вести два проекта.

Когда я начинаю работать с руководителем, сначала прошу выписать все задачи, которые у него есть на день, неделю, месяц. Потом мы отмечаем в этом списке задачи, которые никто, кроме руководителя, выполнить не может. Все остальные задачи, чаще всего, можно спокойно делегировать ассистенту. Только на этом этапе можно создавать портрет человека, который нам нужен.

• Самый классный лайфхак – групповое собеседование. Мы сокращаем время на проведение созвонов, рассмотрение анкет, сбора информации.
• В основном, кандидатов мы находим через Telegram, создаем папочку “Ассистенты”, куда собираем всех откликнувшихся. Если нам в следующий раз понадобится помощник, то мы можем сделать рассылку по этим людям. Это очень крутая штука, благодаря которой можно быстро найти сотрудника.
• Можно опубликовать вакансию в целой сетке Telegram-каналов через бот Перезвоню. Это удобный способ в пару кликов разместить объявление на разных площадках.

А у вас был опыт найма ассистентов? Делитесь своими лайфхаками в этом нелегком деле!