Как персональный ассистент помогает вывести бизнес на новый уровень и почему он нужен больше, чем ноутбук

Лично для меня персональный ассистент - это не про разгрузку и свободное время (хотя, конечно, это очевидная вещь), а про то, как делать все в разы быстрее, а еще продолжать работать и развивать бизнес, даже если мотивация покинула меня на какое-то время.

В статье поделюсь своим личным опытом на примере своего проекта, какие задачи может выполнять ассистент, сколько ему платить и как выстроить работу с персональным ассистентом. Спойлер: он точно стоит своих денег и необходим любому предпринимателю, управленцу или фрилансеру даже больше, чем ноутбук.

Блуждает стереотип, что ассистент ведет календарь, пишет какие-то письма и отчеты, но этот функционал давно заменила автоматизация, и наш смартфон бесплатно нам напоминает о предстоящих встречах, рассылает письма и предоставляет сотни шаблонов под любые задачи.

Наверняка, вам знакома история, когда есть идея нового проекта, но все сильно тормозит: нужно найти сайты конкурентов, собрать цены и предложения, продумать маршрутную карту проекта, написать регламенты для отдела продаж, проверять ежедневно работу сотрудников и пинговать подрядчиков, если те затянули со сроками. Плюс есть текущие рабочие задачи, которые нельзя не делать. Тут нам на помощь и приходит ассистент, которому можно дать основные тезисы и задать направление, а он выполнит всю работу: найдет и подключит необходимые сервисы, сделает аналитику по ценам и активным участникам каналов и групп для публикаций, будет вести финансовый учет, описывать продукты, согласовывать рекламную компанию, общаться с клиентами и сотрудниками в мессенджерах. То есть появляются руки, которые разгружают нас от рутины и делают всю работу.

Все зависит от уровня специалиста, которого мы берем в команду, но на самом деле - почти любые. Я расскажу на своем примере, что делает мой ассистент:

• составляет шаблоны договоров, актов, инвойсов, найти юриста, который все это проверит и внесет правки;
• ведет финансовый учет компании. Я постоянно откладывала эту задачу, потому что нужно все сесть, собрать и посчитать. Мы разработали отчеты "баланс", "движение денежных средств" и "отчет о финансовом результате". Мой ассистент своевременно вносит все движения в таблицы, даже если я перевожу кому-то деньги на карту - просто пишу ей в телеграм короткое сообщение, она уже вносит в таблицы, а я снимаю с себя вопрос о записи расходов.
• выбирает и подключает сервисы, такие как CRM, ЭДО, ip-телефония, интернет-эквайринг, ведение проектов. Я просто говорю, что мне нужно подключить, и на следующий день приходит сравнительная таблица с ценами, условиями подключения и всеми уточнениями у провайдеров. Выбираю на свой вкус и кошелек, а дальше ассистент уже интегрирует это в работу.
• находит контакты потенциальных клиентов, составляет опросники и презентации для них, рассылает сообщения и передает обратную связь. Мне остается только появиться на встрече в назначенное время:)
• пишет регламенты. Это вообще оказалось моим спасением: команда растет, и каждый раз мне приходилось заново объяснять на словах задачи, исправлять ошибки новых сотрудников, рассказывать, как можно делать, а как лучше не нужно. Теперь мы описали все основные процессы пошагово и собрали в базу, и новый сотрудник может с ними ознакомиться, а если появятся вопросы - задать их моему помощнику.
• контролирует рекламные компании: ищет подрядчиков, сравнивает предложения, заполняет брифы, собирает нужную инфо для маркетологов, описывает кейсы, следит за бюджетом и качеством лидов.
• общается с текущими клиентами. Договориться о встрече, отправить закрывающие документы, передать что-то на согласование, напомнить про обратную связь - неотъемлемая важная часть, которая сжирает огромную долю рабочего времени, но фактически не позволяет в этот момент создавать что-то новое и заниматься развитием. Для такой работы не нужны специальные навыки, кроме системности и умения вести переписку, поэтому можно разгрузить себя для более важных задач.
• резюмирует все встречи и переносит их в задачи. В основном все мои встречи проходят в зум, поэтому нет сложности подключить еще одного человека или поставить на запись. После встречи с клиентом ему направляют заполненный бриф, договор на согласование, и составляют список задач, распределенных по сотрудникам и моим личным.
• ведет соц.сети. Если вам не нужен отдельный смм-специалист, то помощник может делать визуал в той же канве, писать тексты, публиковать посты, отвечать на комментарии и сообщения.
• закрывает тревел вопросы. Я, например, часто летаю в разные страны по личным и рабочим делам, не реже 2-3 раз в месяц. Ассистент знает мой бюджет и планы, ищет удобные перелеты, читает отзывы, выбирает оптимальное месторасположение и бронирует жилье, решает проблемы с авиакомпаниями и отелями, если такие возникают.
• помогает в личных задачах. Иногда нужно поздравить кого-то с днем рождения и отправить цветы, заказать стол в ресторане для мероприятия, придумать как провести выходные в каком-то новом городе.

В общем, не нужно брать список задач из интернета типа "принимает звонки, в том числе организует телефонные переговоры и конференц-связь, встречает посетителей в приемной, гостей и деловых партнеров", а просто описать те, которые актуальны для тебя самого.

Зарплата ассистента напрямую зависит от его навыков и времени, которое он тратит на работу. Мой опыт показывает, что "физический" ассистент, который сидит в офисе и ездит с вами по встречам, в большинстве случаев - атавизм, и нужен только в исключительных случаях. В основном достаточно иметь такого человека на удаленке.

Разделим ассистента по уровням и посмотрим, сколько они могут стоить.

1. Junior, занятость 4-6 часов в день - 35000-50000 рублей.

Обычно на такую позицию берут людей с небольшим смежным опытом работы в маркетинге, бухгалтерии, офис-менеджеров. Их основные компетенции:

- базовое владение разными программами, многому приходится учиться;

- знает основы составление бюджета и умеет работать с таблицами;

- может спокойно и вежливо общаться с клиентами и подрядчиками, владеет только основами продаж и переговоров;

- может принимать несложные решение, которые значительно не влияют на компанию, и обращается в случае более серьезных вопросов за советом.

2. Middle, полная занятость - 60000-80000 рублей.

- Хорошо обдумывает большинство решений; обычно собирает всю информацию; редко оценивает информацию или ее влияние на процессы под влиянием эмоций; обычно согласовывает все детали

- может управлять проектами, ставить задачи другим и координировать работу сотрудников;

- знает, как вести переговоры с клиентами, хорошо владеет техникой продаж,

- хорошо ориентируется в платформах и сервисах, может разобраться в интеграции и подключении;

- владеет языками на уровне B1-B2.

3. Senior, полная занятость, поддержка даже в нерабочее время - от 100000 рублей.

Фактически, это уже не просто руки, а хороший управленец. Ассистенты такого уровня могут полностью вести бизнес и выполнять самые сложные задачи.

- такой специалист может самостоятельно разрабатывать проекты, вникает в проблемы, принимать по ним решения, брать на себя риски;

- обладает высокой финансовой грамотностью;

- оказывает сложную тревел-поддержку;

- организовывает встречи и мероприятия любой сложности;

- понимает, как использовать современные программы и технологии для управления проектами, управления информацией и анализа данных. Он должен быть способен работать с более сложными инструментами и программами, такими как CRM, ERP и BI системы. В идеале - исследовать рынок, следить за трендами и предлагать руководителю современные актуальные решения.

1. Будьте на связи: Важно, чтобы ваш ассистент был всегда доступен и выполнял задачи вовремя. Если он исчезает на длительное время без объяснений, это является красным флагом, и, возможно, стоит пересмотреть сотрудничество с ним.

2. Устанавливайте приоритеты: Определите, какие задачи являются наиболее важными для вас, и передайте это информацию ассистенту. Иногда мы оказываемся завалены работой, и необходимо указать, что именно имеет для вас большее значение. Не бойтесь делать корректировки и выражать свои ожидания.

3. Вовлекайте ассистента везде, где можно: Важно, чтобы ваш ассистент полностью понимал ваш проект, клиентов и принципы работы. Включите его в процесс и регулярно обменивайтесь информацией. Чем лучше ассистент понимает вашу работу, тем более продуктивно он будет выполнять свои обязанности

4. Используйте планировщик задач: Рекомендую использовать планировщик задач, который поможет вам отслеживать ход выполнения и контролировать прогресс. Разделите задачи на свой список и список ассистента, чтобы иметь ясное представление о том, что делается и на каком этапе. Планировщик поможет вам эффективно управлять работой ассистента.

5. Вносите правки и обучайте: Если у вас есть замечания или пожелания по работе ассистента, не стесняйтесь делать соответствующие правки. Также предоставьте возможность для обратной связи и обучения. Приглашайте ассистента на встречи и вовлекайте в процесс работы других сотрудников. Такой подход поможет улучшить работу ассистента и адаптировать его к вашим потребностям.

Вот несколько ключевых советов о работе с удаленным персональным ассистентом и контроле за его деятельностью. Помните, что каждая команда и каждый ассистент уникальны, поэтому адаптируйте эти советы к своим потребностям. Главное - не бойтесь доверять, четко выражайте свои ожидания и активно сотрудничайте.

Если вам необходима помощь в поиске персональных ассистентов в России и за рубежом в странах СНГ, ОАЭ, Турции и других - мы, агентство с кадрами <hr me>, готовы закрыть ваши вакансии:

• есть большая база ассистентов от junior до senior;
• специализированная оценка по компетенциям и обучение;
  
• знаем локальные законодательства и специфику рынков;
  
• проконсультируем по уровню заработных плат и бенефитов;
  
• гарантируем бесплатную замену!

Подробности:

https://hrme.info/assistant

С теплотой, владелец агентства с кадрами <hr me> Лера Реутова