Как ужиться в одном офисе представителям пяти разных поколений

О том, как в эпоху цифровой трансформации обеспечить комфортные условия работы для людей разных возрастов, рассказывает Алексей Воронков, вице-президент, генеральный директор региона Восточная Европа компании HP.

Большие семейные встречи научили всех нас одному: собрать в одном месте людей разных возрастов, социальных групп, убеждений и интересов без особых эксцессов — та еще задача. Теперь представьте, насколько непросто обеспечить эффективное взаимодействие и создать комфортные условия работы для всех возрастных групп так, чтобы добиться высокой продуктивности каждого сотрудника.

Сегодня впервые в истории бок о бок работают представители пяти разных поколений: «тихое поколение» (75-95 лет), беби-бумеры (55-75 лет), «поколение Х» (35-55 лет), «поколение Y», или миллениалы (23-35 лет), и «поколение Z» (15-23 года).

Никогда раньше мы не сталкивались с такой квинтэссенцией накопленных знаний, профессионального опыта и юношеского максимализма. Разные взгляды, недопонимания, конфликты, противоречия, страсти, интриги — добро пожаловать в современный офис. Оказавшись вместе, сотрудники разных поколений перекраивают представления о рабочем пространстве и будущем рабочего процесса.

Цифровая трансформация только усиливает разрыв между поколениями и остро ставит вопрос адаптации к новым технологиям. Представители поколения Z быстрее всех ориентируются в условиях стремительных изменений, техника для них — неотъемлемая часть жизни: телефон — продолжение руки, компьютер — зрение, наушники — слух.

Люди старшего поколения, несмотря на профессиональный опыт и высокие компетенции, порой даже не знают, с какой стороны подойти к страшному зверю, имя которому принтер. Такой разрыв мировоззрений неизбежен. Все понимают, что нецелесообразно собирать в штате сплошь зеленых энтузиастов или только умудренных старцев: это повредит микроклимату в коллективе и всему рабочему процессу.

Мы живем в эпоху диджитализации, и компании должны быть готовы преобразовать рабочее пространство, кадровую структуру и культуру труда так, чтобы уверено вступить в цифровое будущее. В офисе HP в России эффективно взаимодействуют сотрудники разных поколений, возрастной разрыв между самым старшим и младшим — сорок лет!

На собственном примере мы убедились, что, создавая максимально комфортные условия для своих сотрудников, компании получают значительные конкурентные преимущества и расширяют потенциал своих возможностей. Существует несколько моментов, которые следует учесть, чтобы наладить контакт между поколениями и выстроить эффективные внутренние коммуникации.

Миллениалы и поколение Z могут выполнять рабочие задачи как в офисе, так и дома, а также активно практикуют концепцию «третьего места». Таким местом может быть парк, кафе, коворкинг. Часто работа кипит в дороге: в такси, вагонах метро, самолетах и поездах.

Представители молодого поколения привыкли активно использовать цифровые технологии как в повседневной жизни, так и в бизнесе, поэтому требования к ПК у них несколько отличаются от тех «среднестатистических», которые были привычны еще несколько лет назад.

Новые профили использования предъявляют к компьютерам новые требования: длительное время автономной работы, повышенная яркость дисплеев, особо приветствуются touch-экраны — с ними легко управлять компьютером в ограниченном пространстве, например, в самолете.

Миллениалы задают тренд на более тонкие и легкие устройства, причина тому не только эстетическая, но и практическая — такие ноутбуки можно носить с собой практически повсюду. У них существуют особые предпочтения и в дизайне. Например, как показывают социальные опросы, молодое поколение предпочитает технику в светлых корпусах.

Младшие сотрудники активно используют компьютеры для голосовой связи, популяризируя такой подход среди коллег. В результате уже около 65% офисных работников используют ПК в качестве телефона. Поэтому необходимо обратить внимание на аудиосоставляющую компьютеров — например, наличие нескольких микрофонов позволяет лучше воспринимать голос, отсекая посторонние шумы, а наличие кнопок для управления голосовыми коммуникациями упрощает соответствующие действия пользователей.

Сотрудники старшего поколения не так сильно заинтересованы в мобильности устройств и комфортно чувствуют себя за своим личным рабочим столом, с личным рабочим стулом и личным мало мобильным, но мощным и высокопроизводительным ПК. Выбирая стационарный компьютер для сотрудников, следует обратить внимание на наличие встроенных фирменных систем защиты и дискретную графику. Моноблоки в силу своей компактности более предпочтительны, чем традиционные десктопы.

Стационарные компьютеры делятся на традиционные офисные системы и рабочие станции. Выбор одного из этих вариантов зависит от специфики задач, которые должен выполнять ваш сотрудник. Рабочие станции отличаются высокой скоростью работы с данными, мощными процессорами, большой емкостью быстрой оперативной памяти, интегрированным высокопроизводительным сетевым контроллером, профессиональной графической подсистемой. При выполнении сложных задач на стандартных ПК зачастую приходится сталкиваться с задержками и «подвисаниями», в то время как рабочие станции справятся с любым бизнес-испытанием. Такие устройства идеально подходят для инженеров, архитекторов и творческих специалистов.

Рабочее пространство будущего — это в первую очередь не физическое пространство офиса, а его восприятие: то, насколько это пространство помогает работникам из разных поколений продуктивно взаимодействовать.

Сложность заключается в том, что все поколения предпочитают разные каналы и способы коммуникации. По данным исследования, представители поколений Y и Z хуже всего справляются с личным общением, им гораздо комфортнее пользоваться мессенджерами и видеочатами. Представители старших поколений, наоборот, предпочитают традиционные формы коммуникации, лучше face-to-face общения для них ничего нет.

Сегодня мы имеем в своем распоряжении огромное количество технологий и платформ, позволяющих взаимодействовать в ходе работы самыми разными способами: мобильная связь, электронная почта, групповые чаты, видеоконференции, совместная работа в онлайн-документах и еще незабытые личные встречи.

Примером успешного взаимодействия сотрудников разных возрастов является Институт Африки РАН, где работают как специалисты 22-25 лет, так и сотрудники старшего поколения, накопившие более чем 60-летний опыт деятельности в профессии. Такой кадровый потенциал позволил реализовать проект «Наставничество», в рамках которого происходит трансфер знаний, опыта и навыков от наставника к ученику.

Когда в вашей организации работают люди разных возрастов, важно сделать так, чтобы все они общались единым способом, поскольку это стимулирует эффективное взаимодействие. Согласно исследованию консалтинговой фирмы Watson Wyatt, компании с эффективной внутренней коммуникацией имеют на 50% больше шансов снизить текучку кадров до показателей ниже среднего.

Также Clear Company обнаружила, что 86% сотрудников считают отсутствие коммуникации одним из важных недостатков условий труда. Технические каналы связи облегчают процесс общения, позволяя сотрудникам преодолевать барьеры поколений. Например, коллектив объединяется, когда все в компании учатся пользоваться какой-то новой платформой или сложной системой.

Совместное исследование Wainhouse Research и D2L показало, что работники всех возрастов хотят быть в курсе новейших разработок и технологий, имеющих отношение к их профессии. Представители старшего поколения опасаются, что модернизация рабочих процессов может привести к снижению их ценности как работников, а их молодые коллеги озабочены необходимостью постоянного повышения своей квалификации и получения нового опыта для развития профессиональных компетенций.

Работодателям стоит организовывать мастер-классы, внедрять специализированное обучение и программы повышения квалификации для сотрудников. Так они удовлетворят запрос, который исходит от каждого из пяти поколений, и создадут комфортные условия работы для всех.

Каждому поколению требуется разное количество времени, чтобы усвоить материал и научиться применять его на практике. К этому следует относиться с уважением, избегая давления на сотрудников, искать новые способы донести до них необходимую информацию и помочь адаптироваться к условиям цифровой реальности.

Отдельное внимание в процессе повышения квалификации сотрудников следует уделить вопросу кибербезопасности. «Миллениализация» пользователей приводит к тренду, который можно назвать «Bring Your Own Device наоборот» — пребывание коммерческих систем за периметром безопасности становится нормой: 62% сотрудников работает более чем из одного места.

Это обстоятельство является настоящим кошмаром для специалистов, отвечающих за корпоративную инфобезопасность, но вместе с тем это уже реальность, на вызовы которой надо отвечать. Кибератаки становятся все интенсивней, растет их изощренность, меняется фокус, смещаясь с сетевого уровня на прикладной.

Безопасность — не та область, в которой можно рисковать. Особенно в условиях, когда сотрудники мобильны и работают с гибким графиком — ведь каждое устройство, с которым они входят в офис или покидают его, создаёт потенциальные угрозы безопасности. Даже самый лучший корпоративный софт не способен противостоять человеческому фактору — главному источнику риска. Сотрудники теряют ноутбуки и устройства, легкомысленно хранят пароли на самом видном месте и, вопреки доводам, не верят в реальность угрозы, что часто становится основной причиной кибератак.

Важной частью системы защиты является создание корпоративной культуры для обеспечения безопасности. Это должен быть набор правил, которые в понятной всем форме объясняют, какие действия могут представлять угрозу для компании и что конкретно делать, чтобы снизить риски.

Недавнее исследование Голдсмитс (Лондонский университет) показало, что средства автоматизации рабочего процесса, вопреки опасениям, делают работу более «человечной», освобождая сотрудников от необходимости заниматься рутиной и позволяя сосредоточиться на интеллектуальных задачах.

Благодаря достижениям в области машинного обучения, монотонную работу можно поручить виртуальным ассистентам, которые способны выполнять повторяющиеся задачи. Виртуальные помощники следят за календарями и изменениями расписаний, чтобы сотрудники были в нужном месте в нужное время. Они также могут ускорить процессы и улучшить протоколы. В будущем умные машины будут все активнее включаться в рабочий процесс, становясь равноправными членами коллектива, что позволит создавать продукты и услуги, которые сегодня существуют лишь в нашем воображении.

Поначалу эти технологии могут казаться деструктивными или даже разрушительными, но после полноценной интеграции в офисное пространство, они позволяют сотрудникам сосредоточиться на более важных вопросах. Автоматизация помогает ослабить иерархическую напряженность. В конечном итоге это нормализует рабочий микроклимат и высвобождает время для взаимодействия всех поколений и раскрытия всего потенциала друг друга.

Недавно проведенное EY исследование показывает, что более 90% представителей поколения Z хотят больше общаться, перенимать знания от своих более опытных коллег и сократить использование цифровых средств, в которых они погрязли. Многие из моих коллег поколения X и беби-бумеры чувствуют то же самое. Автоматизация открывает путь для роста человеческих способностей на рабочем месте: беседы один на один, мозговой штурм с коллегами и привлечение более чутких отношений между поколениями.

Наибольшего успеха в будущем смогут добиться те компании, которые поймут, каким потенциалом обладают их сотрудники разных возрастов, и смогут раскрыть этот потенциал на каждом этапе их карьеры. Доказано, что гендерное, социокультурное и возрастное многообразие сотрудников способствует развитию инновационных решений и высокой производительности всего коллектива.

Модернизация технологий, обучение и фокус на взаимодействие представителей разных поколений помогут компаниям успешно вести бизнес в цифровом будущем, в полную силу используя потенциал своих сотрудников. В отличиях друг от друга и заключается сила поколений, которая помогает компаниям расти.