Кейс: как мы нашли ассистента для известного спортсмена

К нам с запросом на поиск персонального ассистента обратился известный спортсмен. Поиск был осложнён несколькими аспектами: нужен был ассистент с релевантным работы, знанием спортивных деталей и готовностью к переездам и путешествиям. О том, как мы справились с поставленной задачей — читайте в этом кейсе. Приятного чтения!

К нам обратился известный спортсмен с запросом поиска ассистента. Важно: с клиентом подписан договор о неразглашении (NDA), поэтому мы не будем называть имя и сферу деятельности спортсмена. Обработав заявку и собрав первичные необходимые данные, мы созвонились с клиентом и подробно его пробрифовали, а также помогли определиться с зарплатной вилкой на основе рыночных данных. С помощью заполненного брифа мы разрабатываем точный портрет желаемого кандидата с описанием функционала и личных качеств ассистента.

Затем мы перешли к составлению профиля кандидата. Профиль кандидата — это документ, содержащий информацию о кандидате на определенную должность или позицию. В профиле кандидата указываются его профессиональные навыки, квалификация, образование, опыт работы, достижения, рекомендации, а также личные характеристики и особенности, которые могут быть важны для данной должности. Такой документ помогает нам облегчить поиск.

Для составления профиля должности мы используем нашего ТГ-бота. Он полностью бесплатный и работает на основе искусственного интеллекта, для получения результата достаточно ввести сферу деятельность и название вакансии.

С помощью профиля должности мы сформулировали и согласовали цель поиска: персональный ассистент для помощи с повседневными задачами.

Персональные навыки и опыт, которым должен обладать идеальный кандидат:

• Очень важно, чтобы ассистент обладал знаниями в области спорта.
• Ассистент должен иметь опыт работы со знаменитостями.
• Также он должен осознавать важность сохранения конфиденциальности и быть готовым подписать договор NDA.
• Мобильность: ассистент нужен на полную занятость, а спортивная жизнь не привязана к определённому городу, поэтому помощник должен быть готов к переездам и командировкам.
• Ненормированный график: гибкость в рабочем графике необходима, поскольку зачастую спортивная жизнь не привязана к стандартной пятидневке.
• Знание новых технологий и девайсов: клиент — поклонник современных технологий, поэтому важно, чтобы ассистент знал или был готов разобраться в программах и девайсах. Нужные программы:

  - Apple Watch: трекер активности, контроль тренировок, события в календаре и другое.

  - Google Keep: интеграция с календарём, создание заметок и списков.

  - CoinKeeper для учёта расходов и доходов.

• Отсутствие судимостей и административных правонарушений

Скиллы и обязанности ассистента с помощью бота собрали в эксель-таблицу:

Начав поиск, мы поняли, что кандидату на эту роль предстоит решать разнообразные задачи: от организации путешествий и переговоров со спонсорами до участия в подготовке к соревнованиям.

Мы обратились к нашей базе: проанализировав её, мы отобрали всего лишь 5 человек, подходящих по заданным параметрам. Пять человек на первичном отборе — очень маленькая группа и необходимо было с этим что-то делать.

Поскольку кандидат должен обладать опыт работы со знаменитостями, мы решили не подключать поиск на job-сервисах: такие кандидаты работают по личным знакомствам и рекомендациям, их крайне редко можно встретить на популярных сервисах по поиску работы. Поэтому мы обратились к хедхантингу. Хедхантинг — это одно из направлений поиска и подбора персонала ключевых редких по специальности и уровню профессионализма специалистов. Основной метод хедхантинга — это активный поиск кандидатов в сфере заказчика, среди тех, кто уже доказал, что успешен на этом рынке.

В первую очередь, мы проанализировали рынок и составляет лонг-лист — список сфер и организаций, в которых может быть найден подходящий кандидат. Когда круг потенциальных кандидатов определён, мы сделали избранным предложение о дальнейшем росте — смене места работы.

Суммарно из нашей базы и с помощью хедхантинга было отобрано 15 кандидатов, которые подходили под требования вакансии.

Далее следовал этап комплексной проверки кандидатов:

1. Проверка личной истории: мы запросили у кандидатов их личные данные: гражданство, резюме, спросили о наличии загранпаспорта и действующих виз. Проверили соцсети кандидатов.

2. Проверка справок о судимости: попросили подготовить справку об отсутствии судимости.

3. Проверка профессиональных навыков: мы подготовили тестовое задание. В тестовом задании мы попросили кандидатов:

• Организовать расписание на три дня, включая тренировки, соревнования, медиа-мероприятия и встречи с тренерами. Идеальный кандидат должен продемонстрировать умение эффективно планировать время и учитывать все необходимые факторы.
• Организовать поездку: Мы задали кандидатам ситуацию, когда спортсмену нужно отправиться на очень важное соревнование в другую страну. Кандидат должен организовать все необходимые документы, выбрать гостиницу, рейс, визу, медицинскую страховку и другие детали поездки. Мы оценивали навыки кандидатов в организации комплексных мероприятий и внимательность к мелочам.
• Управлять базой данных: Предложили кандидатам составить систему учета данных о тренировках и соревнованиях. Кандидат должен показать, что может организовывать информацию в структурированном и легко доступном виде.
• Проверили коммуникацию и грамотность: попросили кандидатов представиться в роли спортсмена и написать ответ на запрос прессы. Мы оценивали навыки в написании формальных писем (Ясность, соблюдение правил бизнес-этикета, грамматическую и орфографическую правильность).

Из пятнадцати кандидатов, прошедших проверку безопасности, восемь были отсеяны на этапе тестового задания. Далее проходило личное интервью: на нём мы смотрели на общую коммуникабельность специалиста и спрашивали о кейсах. По просьбе нашего клиента, он лично присутствовал на интервью.

По итогам собеседования мы отобрали три финальные анкеты и предоставили их спортсмену.

Наш клиент остановился на одной кандидатуре.

Выбор был основан на следующих аспектах:

1. Компетентность и опыт: наш клиент оценил навыки кандидата и его опыт в ассистентской деятельности.

2. Персональная химия: кандидат и клиент очень быстро поняли особенности друг друга и сошлись по характерам.

3. Соответствие целям и ценностям: кандидат обладал опытом в спорте, которым занимается наш клиент, потому что сам занимался в прошлом.

Спортсмен сделал оффер успешному кандидату, предложение было принято и мы помогли заключить трудовой договор. Настало время подвести итоги.

Весь процесс от момента получения запроса до трудоустройства нового персонального ассистента занял четыре недели. Наш клиент остался доволен прозрачностью и профессионализмом проделанной работы и рекомендовал нас своим знакомым.

Через месяц после подписания трудового договора мы созвонились с клиентом и ассистентом, чтобы узнать, как у них складываются рабочие дела.

1. Улучшение организации и планирования. Спортсмен получает помощь в разработке ежедневной и долгосрочной тренировочной программы, составлении расписания соревнований и контроле за соблюдением всех обязательств. Стало намного проще всё успевать, соблюдая баланс между работой и отдыхом.

2. Увеличение продуктивности и эффективности. Ассистент помогает спортсмену справляться с текущими повседневными задачами, такими как заказ билетов, подготовка и доставка питания, бронирование отелей и поиск врачей. Это позволяет сосредоточиться на тренировках и соревнованиях.

3. Расширение возможностей. Ассистент способствует налаживанию связей со спонсорами, агентами, тренерами и другими спортсменами. Он помогает в организации мероприятий, предоставлении информации о тренерах и соревновательных возможностях, а также в продвижении спортсмена в социальных сетях.

4. Отдельно спортсмен отметил улучшение общего состояния. Ассистент помогает спортсмену преодолеть стрессовые ситуации и не выгорать. Ассистент также предложил рабочие советы по улучшению образа жизни, включая правильное питание, сон и режим дня.

Верим, что вся помощь и поддержка повысит уровень выступлений спортсмена и поможет в достижении его спортивных целей и амбиций.

Остались вопросы? Пишите, звоните и записывайтесь на онлайн-консультации. Вместе мы точно найдём человека, которому вы без страха сможете делегировать любые задачи