HR-гайд для удаленки: как эффективно адаптировать новых сотрудников к команде и процессам

В период пандемии удаленная работа стала для большинства компаний новой нормой и заняла прочное место в современном бизнесе. Компании продолжают нанимать удаленных сотрудников, потому что это часто удобно и выгодно — не нужно арендовать дополнительные помещения, обустраивать рабочие места, снабжать сотрудников чаем и канцелярией. Но при фулл-тайме удаленный формат выгоден в одном случае — если сотрудник приносит пользу бизнесу и работает так же продуктивно, как офисный работник.

В найме удаленных сотрудников есть три ключевых этапа:

• оформление;
• онбординг;
• интеграция в рабочие процессы;

От них напрямую зависит эффективность адаптации персонала. Разберемся в этом подробнее.

В целом, оформление удаленного сотрудника ничем не отличается от обычной процедуры. Но у кадрового делопроизводства здесь есть свои нюансы — при заключении договора важно учесть дистанционный формат работы.

Удаленный сотрудник может работать по ТК РФ, как любой офисный. Многие заключают обычный трудовой договор, но не указывают в нем дистанционный формат работы. Так работодатель лишает себя некоторых преимуществ и дополнительных рычагов контроля.

Например, компания заключила с сотрудником обычное трудовое соглашение. Местом работы значится территория работодателя. Однажды сотрудник не вышел на связь вовремя. Через три дня он «опоздал». Через неделю — не появился совсем.

Работодатель хочет оформить прогул и уволить работника, что непросто. Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте, а дистанционный сотрудник работает из дома. Увольнение без серьезных оснований может привести к разговору с трудовой инспекцией.

Чтобы себя обезопасить, лучше заключить особый трудовой договор — о дистанционной работе. У него свои преимущества.

Во-первых, можно включить дополнительные условия и основания для увольнения, которых не предусматривает обычное соглашение. Прописать, что сотрудник должен быть на связи в определенные часы — иначе его отсутствие можно считать прогулом. Или указать необходимость вовремя подавать отчеты о проделанной работе, которые помогают контролировать исполнение задач на расстоянии.

Во-вторых, в отношении дистанционных сотрудников проще проводить оценку труда. Точнее, её вообще не нужно проводить. Требования к охране труда удаленных сотрудников минимальны:

• работодатель уплачивает страховые взносы от несчастных случаев и профзаболеваний, как за обычных сотрудников;
• если работодатель выдает сотруднику технику или оборудование для удаленной работы, то обучает его правилам безопасного пользования;
• если сотрудник травмируется, выполняя работу, работодатель должен провести расследование несчастного случая, как на предприятии или в офисе.

В соглашении должно быть прямое указание на удаленную работу. Фраза должна быть не размытой и обобщенной, а максимально конкретной, например «Сотрудник выполняет трудовые функции вне места расположения работодателя (дистанционно)».

Что ещё нужно предусмотреть в договоре:

• Порядок сдачи отчетов о проделанной работе. С понятным графиком и формами.
• Оборудование, которым пользуется сотрудник для выполнения трудовых функций. Средства защиты информации, ПО, техника — необходимо перечислить все. А также указать, как сотрудник получит эти средства — от работодателя или за свой счет.
• Режим работы. Прописать его в договоре можно, как удобно — лишь бы было ясно, как именно работодатель определяет нахождение дистанционного сотрудника «на работе». Например, можно указать, что «Сотрудник должен находиться на связи в период с 10:00 до 19:00 с понедельника по пятницу».

Еще один плюс — удаленному сотруднику можно не заводить новую трудовую книжку. Или не принимать на хранение старую, если она у него есть. Но только если вы уточните это в договоре. Если отметки о ТК не будет, её придется завести.

Работодатели также могут нанять самозанятых или ИП. С ними заключается договор ГПХ. Есть несколько видов соглашений: договор подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа. Выбирать стоит тот, который в большей степени соответствует условиям работы.

Главное отличие от оформления по ТК РФ в том, что стороны тут не вступают в трудовые отношения. Как правило, такой формат подходит для проектной работы. Договор определяет результат, которого ждет работодатель, и вознаграждение, которое получит за работу сотрудник. Это выгодно обеим сторонам: работодателю не нужно заботиться об охране труда и организации рабочего места сотрудника — а сотрудник, в свою очередь, не обязан подчиняться внутреннему распорядку, может работать в удобном для себя графике и на любой удобной технике.

Чтобы исключить возможные недопонимания в дальнейшем, тут также стоит подробно прописать все обстоятельства:

• перечень работ, который сотрудник обязуется выполнять;
• сроки, в которые сотрудник должен сдавать работу;
• порядок, в котором работодатель будет проверять и принимать результат;
• оплата — её размер и порядок выплат;
• взаимная ответственность (например, проценты за задержку зарплаты, компенсацию морального вреда).

В каждом случае работодатель выступает налоговым агентом, который удерживает 13% НДФЛ с доходов сотрудника по любому из договоров. Страховые взносы за нанятых по ГПХ-соглашению также платятся, но в меньшем размере. Тут только два исключения:

• ИП платят взносы и налоги самостоятельно;
• самозанятые платят налог в размере 6% и также перечисляют его сами.

Если сотрудник живет в том же городе, где находится головной офис, и готов приехать для подписания документов лично — хорошо. Если нет, оформляться нужно электронно.

Чтобы ограничиться ЭДО(электронным документооборотом), сотруднику потребуется квалифицированная электронная подпись. КЭП приравнивается к личной ручной подписи и сотрудника можно оформить без бумажных оригиналов.

Если КЭП нет, попросите сотрудника отправить оригиналы почтой или курьером. Предложите компенсировать издержки на пересылку документов. Так вы сразу покажете, что заинтересованы в комфортном сотрудничестве и готовы поддержать новичка с самого начала.

Сделайте процесс оформления максимально прозрачным. У сотрудника может не быть опыта в кадровом делопроизводстве, поэтому объясните, зачем вам нужны оригиналы, какие документы вы будете подписывать, на какие пункты нужно обратить внимание. Дайте кандидату время внимательно ознакомиться с бумагами. Помогите разобраться, если сотруднику что-то не поймёт.

К выбору нового человека в команде нужно подходить ответственно, но постарайтесь избежать семиэтапных собеседований с несколькими тестовыми заданиями и недельных фидбеков между каждым из этапов. Хорошие специалисты на рынке не задерживаются. Особенно высока конкуренция в сфере IT.

Но и торопиться не стоит — поспешный оффер может смутить. И работодателю, и соискателю нужно какое-то время, чтобы оценить условия и принять решение.

Здесь нужна золотая середина — от пяти дней до 1,5 недель. Этого достаточно, чтобы проверить навыки кандидата, обсудить нюансы работы на собеседовании, сделать оффер и подписать документы.

Процесс найма можно значительно упростить с помощью специализированных HR-сервисов. Вот несколько для примера:

• Робот Вера — российское приложение, ИИ-рекрутер. Самостоятельно ищет резюме на сайтах по заявленным требованиям, звонит соискателям, отправляет им ключевую информацию и даже проводит видеоинтервью.
• Potok. Помогает оптимизировать процесс найма, настраивает этапы рекрутинга и формы заявки под конкретную вакансию. Сохраняет историю взаимодействий с кандидатами. Кроме того, позволяет настроить карьерный сайт, составить брендированную форму отклика.
• Хантфлоу. Еще один отечественный сервис для оптимизации рекрутинга. Особенность системы в том, что HR может привлечь к отбору специалистов из необходимых отделов. Они могут добавлять резюме в базу, управлять интервью и собеседованиями, общаться с кандидатами и заказчиками.
• Experium. Сервис, который помогает автоматизировать процесс подбора сотрудников. Приложение умеет размещать объявления на сайтах, сортирует резюме соискателей, отправляет им письма и сообщения, работает с соцсетями.
• VCV. Сервис для автоматизации видеоинтервью. HR загружает в приложение список вопросов, выбирает время для ответа и отправляет кандидату, а тот записывает ответы на видео. Платформа позволяет сэкономить время на проведении собеседований и быстро отобрать подходящих специалистов.
  

Согласно исследованиям OC Tanner, около 20% кандидатов уходят в первые 20 дней. Одна из причин — неэффективный онбординг.

В то же время, по данным Glassdoor, грамотный и продуманный онбординг повышает удержание новых сотрудников до 82%. Как этого добиться?

Период, когда сотрудник уже принял оффер, но еще не вышел на работу, называется предонбордингом. Хотя многие на этом этапе не предпринимают ровным счетом ничего, и упускают отличный шанс проявить заботу и показать новичку, что его ждут.

Что можно сделать:

• Отправить сотруднику приветственное письмо. Укажите в нем период испытательного срока, контакты руководителя, ключевых сотрудников и HR-отдела, начало рабочего дня и другие подробности, которые помогут новичку снизить тревожность и подготовиться заранее.
• Подарите Welcome-book. Отличный инструмент, который поможет удаленному сотруднику быстрее познакомиться с компанией. Расскажите историю вашего бизнеса, о его целях, миссии, внутренней политике, графике отпусков.
• Отправьте Welcome-kit. Небольшой приветственный набор, который задаст тон вашей совместной работе. Здесь отлично подойдет корпоративный мерч, одежда, канцелярия или сувениры с логотипом компании.
• Заранее решите все технические вопросы. Если сотруднику нужен конкретный ноутбук, наушники, микрофон и другая спецтехника, организуйте доставку или договоритесь о покупке с последующей компенсацией. Это нужно решить до первого рабочего дня.

Чаще всего онбординг проводят HR и старший сотрудник/руководитель. Первый вовлекает сотрудника во все формальные детали (график, отпуска, рабочая техника и материалы), второй — непосредственно в тонкости работы.

Отслеживать прогресс можно в чатах мессенджера. Например, создать такие:

• Онбординг_[фамилия новичка]. Это чат для погружения в основные процессы и ценности бизнеса. Сюда добавляются HR, руководитель и сотрудник.
• База знаний. Это личный чат HR. Здесь находятся рабочие материалы, презентации, инструкции и другая корпоративная информация, которую специалист пересылает сотруднику.
• Пароли. Тут хранятся доступы ко всем рабочим системам. Удобно, если в мессенджере есть функция треда — можно открыть его в личных сообщениях и переслать туда все пароли, чтобы они не терялись в потоке обсуждений. Если переживаете за безопасность доступов, можно использовать KeePass.

Сам план онбординга нужно прописать по дням. Он должен быть понятен и новому работнику, и нанимателям. Детально распишите этапы адаптации. Например, в первый день — ознакомить сотрудника с продуктами и базовыми правилами компании. На пятый — погрузить в корпоративную культуру. В конце первой недели — запросить обратную связь.

Фидбек помогает понять, в чём сотрудник уже разобрался, а над чем ещё нужно поработать. Вдобавок, так новичок не чувствует себя брошенным.

Включите обратную связь в ключевые этапы онбординга. Например, рассказали сотруднику о ценностях — уточнили, что понятно, что нет, с чем согласен или не согласен. Отработали первую неделю — запросили фидбек ещё раз.

Попросите сотрудника писать небольшие отчеты и сохраняйте их в чате по онбордингу, чтобы потом проанализировать и отследить прогресс. Запросите следующий фидбек через месяц. Потом — через три.

Задавайте конкретные вопросы, чтобы получить конструктивную обратную связь. Например: какие задачи вызвали больше всего трудностей? С чем уже приходилось сталкиваться, а что — в новинку? Так будет понятно, нужно ли над чем-то поработать.

К первому рабочему дню стоит подготовиться — так сотрудник будет чувствовать себя увереннее и быстрее вольется. Отправьте ему заранее необходимые рабочие материалы, скрипты, инструкции.

Распланируйте первый рабочий день. Не давайте новичку много сложных задач сразу. Адаптация к новым условиям — всегда стресс. Начните с малого: познакомьте с отделами и руководством, помогите изучить продукт и текущие проекты.

Ознакомьте новичка с рабочей инфраструктурой. Расскажите, как строится коммуникация внутри команды, добавьте в корпоративные чаты. Обучите работе с CRM-системой и рабочими сервисами. Удобно, когда для чатов и рабочих сервисов есть краткая инструкция. Ее можно отправить сотруднику как подсказку, которая поможет быстро сориентироваться.

Ментор введет нового сотрудника в курс дела, поможет оперативно подключиться к процессам и правильно расставить приоритеты. Между наставником и новичком не должно быть длинной дистанции — обозначьте, что он может писать ментору в личные сообщения с любыми вопросами.

Периодически узнавайте у ментора, как новичок справляется с работой. Они будут долго находиться в тесном контакте, и наставник сможет увидеть нюансы, недоступные руководителю.

Не ждите от новичка быстрых результатов — люди адаптируются к новым условиям по-разному. Помните, что новый сотрудник не знает внутренней кухни и может запутаться, даже будучи профессионалом.

Хвалите сотрудника за успехи, даже незначительные: если он вовремя сдал работу, всю неделю не опаздывал, проявил инициативу. Это подкупает и мотивирует лучше стараться.

Не ругайте новичка в общих чатах, критику лучше озвучивать в личных сообщениях или на созвонах тет-а-тет.

Проявите терпение к ошибкам и нарушениям на первых порах. Если новичок с чем-то не справляется, постарайтесь узнать причину. Она часто кроется не в безответственности, а в деталях, которые изначально упустили. Например, сотрудник может опаздывать, потому что при планировании графика не учли разницу в часовых поясах.

Удаленные сотрудники часто чувствуют себя оторванными от команды из-за дистанционного формата. Так будет, если не познакомить новичка с коллегами и не вовлечь его в корпоративное общение.

При знакомстве в офисе нового сотрудника лично представляют коллегам и проводят экскурсию. На дистанционке такой возможности нет, поэтому знакомить человека с новым коллективом нужно онлайн.

Интегрировать человека в команду удобнее в специализированных бизнес-мессенджерах. Мне нравится корпоративный мессенджер Compass, поэтому ниже расскажу на его примере.

Сотруднику направляют приватную ссылку-приглашение, по которой он попадает в мессенджер. Его добавляют в главный чат, в котором есть вся команда. Там HR пишет приветственное сообщение, например:

Коллеги отвечают ему в комментариях, вовлекая в диалог-знакомство. Человек сразу почувствует себя частью команды.

Еще один плюс корпоративных мессенджеров — обычно у них есть карточки сотрудников. В Compass новичок может открыть профиль каждого пользователя, увидеть его должность, статус, информацию об отпуске, и быстрее запомнит коллег.

Когда знакомство состоялось, сотрудника добавляют во все рабочие чаты по процессам, с которыми ему предстоит работать. Маркетолога Олега, например, добавят в такие:

• Отдел маркетинга — это главный чат отдела с директором;
• Маркетинг - work — внутренняя кухня отдела со всеми процессами;
• Разработка сайта;
• Яндекс директ;
• SEO-оптимизация;
• Стратегия PR.

Сразу познакомьте новичка с корпоративной культурой — добавьте его в чаты, созданные для неформального общения. Это отлично работает на сплоченность и реализуемо даже при удаленном формате. Например, можно устраивать такие активности:

• играть в мафию онлайн:
• делиться художественной или профильной литературой, обсуждать прочитанное;
• устраивать викторины и онлайн-квесты с призами.

Не забывайте о деловой этике, которую важно соблюдать даже в онлайн-общении. Можно разработать небольшую памятку с базовыми правилами и раздать всем сотрудникам.

Без грамотного онбординга сложно предусмотреть все нюансы адаптации новых сотрудников, что особенно важно при дистанционном формате. Интегрируя удаленного сотрудника в процессы, нужно продумать различные нюансы:

• быстрый и грамотный процесс найма;
• прозрачное оформление, понятное сотруднику и удобное работодателю;
• детальный план онбординга;
• регулярная обратная связь.

Тогда процесс адаптации пройдет легче, а сотрудник поймет, что ценен и стал частью команды даже при удаленном формате.