Советы по эффективному взаимодействию с ассистентом: Как правильно ставить задачи и контролировать их выполнение

Зачастую руководитель нанимает ассистента, чтобы разгрузить себя, снизить личный контроль по проекту и передать часть ответственности. Бывают и ассистенты, функционал которых может кардинально отличаться от общепринятых задач. Но всё же контролировать ассистента и направлять его задачи — важный момент в сотрудничестве: он полезен обеим сторонам для объективности и прозрачности работы. Если вам как руководителю в определённый момент покажется, что ассистент делает что-то недостаточно хорошо или неэффективно, то при личном общении вы сможете обратиться к объективным фактам. Ассистент со своей стороны сможет посмотреть на эти факты и у него не останется мыслей, что руководитель субъективен и что-то себе выдумывает. Я рекомендую следующий подход к сотрудничеству с ассистентом:

Идеальный вариант: не в Телеграмме, Вотсапе и других мессенджерах, поскольку задачи потеряются среди переписок, документов и прочих сообщений. Лучше заведите мультиплатформенный планировщик задач, чтобы он был доступен с любого устройства, где бы вы или ваш ассистент не находились.

Если вы не хотите вписывать задачи, сильно заняты или просто не любите системность, вы можете поручить ассистенту самостоятельно заносить задачи в планнер. Каждый раз, когда вы даёте ассистенту задачу, неважно, написали вы её в мессенджере, проговорили на созвоне или в любой другой коммуникации, ассистент должен будет занести задачу в планировщик в раздел to do.

Не забывайте заносить не только задачу, но и результаты работы. Например, если вы попросили ассистента сделать контент-план и отправить ссылку на документ в мессенджер по готовности. Будет круто, если вы или ассистент дополнительно продублируете не только саму задачу, но итоги работы в планировщике, чтобы вся информация была в одном месте и её было легко найти.

Ниже мы рассмотрим несколько популярных программ, но их список практически безграничен. Остается выбрать подходящий планировщик под ваши потребности (Или поручить выбор ассистенту)

— Todoist

Надежный и удобный планер с разнообразными возможностями и множеством опций. В планере можно разделять задачи по нескольким проектам, вставлять теги и менять темы.

Преимущества:

• Интеграция с Google Drive, Dropbox, Apple Maps и др.
• Можно прикреплять вложения разных форматов
• Есть шаблоны задач, а также трекер продуктивности со статистикой
• Есть базовая бесплатная версия. Полный функционал доступен за небольшую оплату (6 долларов в месяц)

— Google Tasks

Программа планирования от Google представляет собой простой и хорошо разработанный инструмент, который может синхронизироваться на нескольких устройствах через облачное хранилище. Она функционирует через учетную запись Google и интегрируется с другими продуктами компании (Gmail, Календарь, Chat, Диск, Google Документы, Таблицы и Презентации)

Преимущества:

• Простой и понятный интерфейс
• Предусмотрено резервное копирование: вы не потеряете информацию, даже если потеряете телефон
• Работает даже в оффлайн режиме, если данные сохранены на телефон
• Абсолютно бесплатно

— Notion

Notion — это универсальный инструмент для организации и управления информацией. Он предоставляет возможность создавать и редактировать заметки, to-do листы, таблицы, базы данных, проектные доски и другие типы документов, которые можно гибко организовывать в виде блоков. Сложноват для понимания в первое время работы, но полностью стоит пары часов, выделенных на разбор функционала.

Преимущества:

• Подходит не только для ведения списка дел, но и хранения и управления информацией, чтобы ничего не потерялось: таблицы, канбан доски, диаграммы Ганта, галереи, календарь
• Гибкая настройка всего функционала: доступна кастомизация, командная работа с разным уровнем доступов, шаблоны, интеграции и др.
• Многоуровневость — одна страница может содержать в себе множество подстраниц с разными форматами.

Помимо количественного показателя в работе (число и список задач), не забывайте о качественном показателе. Существуют само собой разумеющиеся подзадачи, которые не нуждаются в отдельном обсуждении, но они очень важны: тон и вежливость коммуникации, время нахождения на связи, оперативность ответа и т.д. Я рекомендую в таком случае попросить ассистента составить небольшой регламент по взаимодействию с вами и вашим бизнесом и занести его в планировщик, чтобы он всегда был на виду.

В первое время работы с ассистентом постарайтесь чётко ставить задачи и максимально подробно описывать тот результат, который вы хотите получить.

Случай из практики: клиент поделился, что ассистент неправильно выполнил работу. Стали разбираться: ассистенту поставили задачу собрать конкурентов. Он собрал, но не так собрал и не так представил — данные нужно было собрать в таблицу. А клиент расстроился: ассистент классный, но коннекта не нашли. И это нормально: мы все по разному привыкли воспринимать информацию, у каждого человека есть своя система “правильности” заполнения и прочие мелочи, которые существенно влияют на прогресс сотрудничества. Именно поэтому очень важно в самом начале не лениться составлять задачи и не ожидать от ассистента способностей к телепатии.

Например, я очень люблю, когда мне отправляют ссылку на Google-диск или на Google-документ и меня очень расстраивает, если я получаю файл в другом формате, будь то Word или Excel, потому что такие файлы нужно скачивать, редактировать и отправлять обратно. Процесс работы затягивается, правки теряются, в переписке получается куча лишних файлов и всего этого можно легко избежать, поэтому я всегда заранее запрашиваю информацию именно в гугл-файлах.

Бывают ситуации, когда ассистенту ставят задачу, о которой ранее не договаривались. Конечно, у ассистента широкий список задач, но если вы брали ассистента на какие-то аналитические задачи, то, скорее всего, вы наняли необщительного и скрупулезного человека, поэтому не стоит ожидать от него совершения звонков и продаж. Вам может показаться, что у вас плохой ассистент, хотя на самом деле стоит просто пересмотреть его функционал или нанять второго человека. Не стоит увольнять человека из-за того, что он не справился с теми задачами, о которых вы заранее не разговаривали. Особенно если это кардинально разные задачи.

Задача должна подходить ассистенту по уровню, поэтому не стоит давать джуну задачу по составлению годового отчёта и ждать от него «вау» результата. Скорее всего, ему будет необходима ваша помощь и ваше участие в решении задачи, об этом подробнее поговорим ниже.

Существует множество техник постановки задач и большинство из них широко известны. В этой статье рассмотрим самые основные: SMART и HD-RW-RM.

1) SMART изначально создавалась как система постановки целей, но отлично подходит к задачам. Каждая буква в слове имеет своё значение:

• S: Specific – конкретная; Прописываем, какой результат ожидаем и каким способом ассистент сможет его добиться.
• M: Measurable – измеримая; Указывайте цифры/сроки/число, которое ожидаете.
• A: Achievable – достижимая; Задача может быть амбициозной, но обязательно выполнимой, поэтому очень важно держать этот пункт на контроле. Ассистент должен обладать достаточным уровнем подготовки, чтобы справиться с задачей.
• R: Relevant – значимая; Покажите важность выполнения задачи, расскажите, почему она важна и чему поможет.
• T: Time bound – ограниченная во времени. Указывайте срок выполнения задачи. Это важный пункт, мы обсудим его чуть ниже.

Например, вы разработали программу и хотите поручить ассистенту поиск инвесторов. Правильно сформулированная задача будет выглядеть следующим образом:

Задача: Поиск инвесторов для проекта в области программирования

Необходимо найти как минимум 10 квалифицированных потенциальных инвесторов и предоставить мне информацию о их компаниях, предыдущих инвестициях, интересах и доступной сумме инвестиций. Найденные инвесторы должны быть потенциально заинтересованы в финансировании проекта в области программирования и быть готовыми внести финансовые вложения.

Данные собери в эксель-таблицу. В работе используй исследовательские навыки и умение проводить качественный анализ рынка, чтобы определить релевантных игроков в инвестиционной сфере программирования.

Задача должна быть выполнена в течение 2 недель с момента получения задания.

2) HD-RW-RM — метод, который обеспечивает исполнителю полную информацию, не пропуская важных деталей. В некоторой степени пересекается со SMART, но учитывает информационные блоки ТЗ, а не только критерии.

Буквы аббревиатуры представляют разделы шаблона, которые удобно заполнять для выполнения задачи:

• H: Header – заголовок, определяющий что нужно сделать;
• D: Description – описание, вводящее в контекст задачи и детали;
• R: Result – результат, описывающий критерии, по которым будет определено, что задача выполнена;
• W: Way – путь, указывающий с чего начать или содержащий четкий алгоритм с контрольными точками;
• R: Redline – время и приоритет
• M: Motivation – мотивация, объясняющая важность результата для постановщика, исполнителя и других заинтересованных сотрудников.

Основное отличие этого метода состоит в блоке «Мотивация» — понимая мотивацию, исполнитель может отнестись к выполнению задачи более ответственно.

Как вы могли заметить, в любом шаблоне по задачам отдельно выделяется приоритет. Это очень важный пункт, который мы хотим обсудить отдельно.

Одна из самых распространенных причин игнорирования или невыполнения задач для любого человека – неправильная организация приоритетов. Мозг устроен таким образом, что изначально мы приступаем к выполнению самых простых задач, потому что мозгу хочется быстрой награды в виде дофамина. Приоритезация – сложный процесс, в нём необходимо учесть множество факторов, а люди склонны считать все задачи равнозначными. Это приводит к искушению вообще отказаться от установки приоритетов. А когда мы игнорируем важные задачи — страдает бизнес. Поэтому важно приучить себя и ассистента к приоритезации задач.

В выставлении приоритетности задачи помогает матрица Эйзенхауэра. С помощью неё вы можете разделить все задачи по 4 критериям:

• Важно и срочно — это приоритетные задачи, напрямую связанные с целями и ценностями компании. Такие задачи не терпят отлагательств, и если не сделать их сейчас, то можно не делать вообще.
• Важно и не срочно — основной пул задач, которые помогут в достижении целей.
• Не важно, но срочно — как правило, это задачи, которые легко делегировать любому сотруднику. Их нужно выполнить, но они никак не влияют на достижение целей.
• Не важно и не срочно — это задачи, от которых в целом можно отказаться.

Самый важный критерий срочности это не дедлайн, а возможные потери от того, что задача не решена. Критерий важности задачи — её влияние на будущее.

Предположим, у ассистента уже есть важные и длительные по исполнению задачи, но в среду вы поставили новую и очень важную: подготовить презентацию на встречу с партнерами на английском языке. Встреча пройдёт уже в пятницу, то есть преза нужна за два дня. Для вашего бизнеса эта задача и важная, и срочная, потому что встреча с клиентом может принести большой чек и выход на международный рынок. Но у ассистента уже есть не менее важные задачи, которые занимают всё рабочее время. В таком случае правильнее будет сказать, что подготовка презентации является наиболее приоритетной, а часть задач можно перенести.

Вы также можете попросить ассистента напоминать об уровне его загруженности или запрашивать приоритет при постановке задачи. Кстати, приоритет очень удобно выставлять при внесении задач в планировщик.

Всегда проговаривайте и обсуждайте дедлайны, даже если задача не срочная и не важная. Здесь работает психологический фактор: задачу с дедлайном тяжело не выполнить или сделать плохо.

Ставить дедлайны при делегировании задач важно по нескольким причинам:

1. Дедлайн помогает организовать рабочий процесс и позволяет эффективнее управлять своим временем. Задачи с определенными сроками выполнения помогают избежать затягивания процесса и прокрастинации.

2. Установка дедлайна помогает быть более ответственным и дисциплинированным в своей работе, а также у ассистента формируется ощущение проектной деятельности. Когда ассистент знает, что его задача должна быть выполнена к определенному сроку, это повышает мотивацию и сознательность в работе.

3. Дедлайн помогает устранить неопределенность и неясности в рабочих процессах. Когда ассистент знает, когда ожидается выполнение задачи, снижается возможность недоразумений и конфликтов, связанных с временными рамками.

Если вы тревожный человек и считаете, что без вашего контроля все задачи останутся висеть голым списком и без вашего присмотра команда не будет работать, то дедлайны — это ваш вариант. Благодаря отмеченным выполненным задачам в планировщике вы сразу сможете оценить продуктивность ассистента.

Далеко не все руководители готовы постоянно держать руку на пульсе, тем более, что с опытным ассистентом постоянный контроль не нужен, поэтому в начале сотрудничества попросите ассистента предоставлять плановый отчёт за определённый период (неделя/две недели/месяц) в удобном для вас формате.

Например, бывает такое, что на день у ассистента куча мелких задач и одна большая — написание 10 текстов. Вы или ваш помощник занесли их в планнер, ассистент сделал быстрые задачи и отметил как выполненные в планировщике, их видно наглядно. В тоже время объёмная задача постоянно переносится и прогресса по ней будто нет.

Поэтому отчёт позволит отслеживать продуктивность по выполнению громоздкой задачи: на прошлой неделе ассистентом было написано 2 из 10 текстов, а на этой он прислал вам ещё 5 и всё это вы видите в документе. Таким образом, задача не просто переносится в списке задач до полного выполнения, вы видите прогресс по ней.

В начале сотрудничества очень важно не лениться и уделять как можно больше внимания ассистенту: водите его с собой на созвоны и встречи, делитесь новыми идеями по проекту, рассказывайте, чем сейчас занимаетесь в бизнесе и объясняйте своё видение проекта. Даже если вы считаете, что пока рано вводить ассистента в определённую часть проекта, лучше это сделать сейчас, чем потом с нуля объяснять все аспекты работы.

Регулярная коммуникация на самом деле полезна для всех:

• Ассистент понимает, что вы вовлечены в работу с ним и он не существует сам по себе;
• Вы сможете передавать больше задач ассистенту в будущем, так как он будет видеть, как вы работаете и как мыслите, будет перенимать ваш предпринимательский опыт для решения задач.
• В конечном итоге общий тонус работы улучшится

Коммуникация важна в той же мере, что и отчётность по задачам, поэтому мы советуем установить железную переодичность по созвонам. Например, бывают проекты, на которых созвоны необходимы каждый день или даже несколько раз в день. Но даже если у вас нет такого объёма задач, то договоритесь созваниваться по понедельникам и получать отчёты за неделю по пятницам.

Обратная связь не менее важна, чем отчётность или общий контроль. Давать обратную связь по задачам важно по нескольким причинам:

1. Обратная связь помогает исправить ошибки и улучшить работу. Она позволяет указывать на недочёты и давать рекомендации по улучшению, что поможет сделать работу более эффективной. Возможно, что в переписке ассистент не до конца понимает, что он делает не так, поэтому важно проговаривать ошибки на созвоне, а не рубить с плеча и искать нового ассистента. Ассистент сможет задать уточняющие вопросы, а вы можете задать ему временные рамки для исправления.

2. Обратная связь показывает, что делается правильно. Когда задачи выполняются хорошо и вы об этом говорите, вы поощряете способность ассистента работать качественно и с энтузиазмом, дополнительно мотивируете на работу.

3. Правильно выдаваемая и принимаемая обратная связь способствует улучшению взаимоотношений. Она помогает выработать взаимопонимание и установить доверительные отношения.

В целом, обратная связь по задачам является важным инструментом для повышения эффективности работы, развития навыков, мотивации и улучшения коммуникации.

Чтобы дать конструктивную обратную связь:

• Будьте конкретны. Описывайте то, что видели и подтверждайте примерами.
• Будьте объективны. Говорите, что было хорошо, а что можно улучшить.
• Будьте конструктивны. Давайте полезные советы и выдвигайте идеи.

Существует универсальное правило по постановке сложных задач. Это правило идеально для начала работы с ассистентом:

• Сначала вы показываете, как должна быть выполнена задача;
• Затем вы вместе выполняете задачу;
• А уже после ассистент работает по задаче самостоятельно.

В любом случае, если ассистент впервые сталкивается с какой-то задачей в работе и не важно, делаете вы её совместно или помощник выполняет её самостоятельно — не скупитесь на фидбек.

В завершении хочется сказать, что ассистент — это не робот, который умеет делать всё и даже больше. Бывает, что ассистента нужно где-то вырастить, где-то подтолкнуть, отправить на обучение или лично помочь с решением задачи. Но вложения всегда окупаются: спустя небольшой период времени вы получите сотрудника, которому сможете делегировать любые задачи.