Управление командой в удаленном формате

Для международных компаний необходимость синхронизировать работу сотрудников, находящихся в разных городах и странах - задача, возникшая задолго до 2020 года. Но многие компании впервые столкнулись во времена ковидных ограничений. Стало очевидно, что нужно налаживать процессы удаленной работы как можно скорее.

В настоящий момент у многих компаний сохраняется гибридный формат - когда часть дней сотрудники могут работать из дома, а остальное время из офиса. Испытав на себе все преимущества удаленной работы, многие специалисты, особенно в сфере IT, уже не готовы на постоянную работу в офисе, поэтому компаниям, чтобы быть более конкурентоспособными и привлекательными для кандидатов, приходится учиться выстраивать процессы управления персоналом удаленно.

Итак, об особенностях управления командой в режиме удаленной работы мы разбираем в этой статье.

Если из коммуникации с сотрудниками мы вычтем очный контакт, останутся звонки по видеосвязи, телефону и переписка. А значит, задача - наладить эти каналы связи и использовать их максимально эффективно,

Стоит начать с самых основ - техники: чтобы во время рабочих созвонов коллеги не ссылались на неработающую камеру и плохой звук - обеспечьте их соответствующей техникой, возможно также стоит задуматься о компенсации расходов на Интернет. Если есть возможность, имеет смысл организовать для сотрудников доставку подходящей мебели - удобный офисный стул, который скорее всего всё равно простаивает в офисе во время удаленки, а сотрудник оценит такой подарок во время долгих рабочих созвонов.

Следующий важный пункт - хорошо организованное, удобное общее информационное пространство. Вам понадобится продуманная система рабочих каналов связи, где сотрудники могут обсуждать актуальные вопросы. Отличный софт для этого - Slack. Там можно создавать каналы, ветки обсуждений, чаты. Есть и множество других программ - MS Teams, Skype for business, Discord, и т.д.

Для онлайн совещаний понадобится ПО для видеосвязи - например, Google meet, Discord, и т.п.

И, наконец, ПО для совместного ведения задач (трекинга) - например, Яндекс.Трекер, Monday, Jira. Об особенностях отслеживания выполнения задач на удаленке вы можете прочитать в одном из пунктов ниже.

Этот инструмент необходим, но важно использовать его грамотно, не перегружать сотрудников многочасовыми созвонами.

Как этого добиться? Небольшие лайфхаки ниже:

- Важно хорошо понимать цели каждой онлайн встречи. Цели могут быть как очень конкретными и измеримыми (например, согласовать план продаж на октябрь), так и более абстрактными (например, узнать, кто из участников команды в каком настроении и состоянии сейчас находится).

- Мы в Loyal.Gift очень любим модерацию встреч, и горячо рекомендуем другим компаниям тоже делать все или большинство встреч модерируемыми. Для этого понадобится выбирать или приглашать модератора, который будет следить за временем, чтобы мероприятие не затягивалось, и за продвижением собравшейся группы к целям, запланированным перед встречей. А еще за тем, чтобы каждый участник вносил свой вклад и за общим эмоциональным фоном на встрече.

- Об участниках созвонов: по возможности стоит приглашать на встречи только тех, кто может быть полезен для достижения целей встречи, либо тех, на кого повлияют договоренности, достигнутые в процессе встречи.

- Распространенная проблема - на созвонах активны 2-3 человека, остальные только тихо присутствуют с выключенной камерой. Чтобы повлиять на вовлеченность участников встречи - рекомендуем предупредить, чтобы чтобы участники были готовы включить камеру. По статистике, активность на созвонах участников с включенными камерами существенно выше, чем с выключенными. Также, модератор может вести обсуждение “по кругу”, вовлекая по очереди каждого высказаться, либо используя другие техники.

Одно из главных опасений руководителей компаний и менеджеров: мы не можем быть уверены в том, что именно делают сотрудники на удаленке во время рабочего дня.

Как руководитель поймет, работает ли сотрудник вообще, или, в основном, пьет чай/спит/общается со своим котом большую часть времени?

Спойлер: никак. Точнее, можно внедрить такую систему как, например, “фотография рабочего дня”, когда каждое действие сотрудника фиксируется в специальном бланке. Но это подходит далеко не для всех специальностей и сфер.

Поэтому лучше контролировать именно факт выполнения задач, а не занятость в течение рабочего дня - это избавит руководителя от вышеописанного страха, а сотрудников от стресса, порождаемого микроменеджментом. Четко сформулированные задачи с конкретными сроками их выполнения обеспечат прозрачность и выстроит понимание у сотрудников, что и в какие сроки ожидает руководитель.

Помимо четкого формулирования задач и сроков их выполнения, предлагаем определить и согласовать так называемые “точки синхронизации” по задачам. Вы можете договориться с командой, что на ежедневной 10-минутной планерке все рассказывают о текущем статусе задач и своих планах на день. Также можно ввести правило писать о всех шагах выполнения задачи в системе трекинга (например, в Monday или Jira) - это избавит руководителя от необходимости постоянно опрашивать сотрудников о прогрессе по задачам.

По статистике, в среднем длительность концентрации и продуктивной работы в течение 8-ми часового рабочего дня составляет 3-4 часа. Это актуально, в первую очередь, для такой деятельности как написание программного кода, или текста статьи, и подобной сфокусированной работы. Поэтому не имеет смысла контролировать то, чем заняты сотрудники в каждый момент времени - просмотр мемов с котиками или перерывы на чай и кофе неизбежны и полезны.

Для сохранения хорошего ритма работы и быстрого продвижения по задачам и проектам, важно, чтобы сотрудники имели достаточно информации и ресурсов, чтобы выполнять свою работу. Здесь будут полезны и корпоративная Wiki (структурированный сборник полезной информации о компании), и доступность коллег для вопросов. Это можно назвать культурой прозрачности, но говоря простым языком, это означает, что сотрудник на удаленке понимает, с каким вопросом к кому из коллег обращаться, а коллеги, в свою очередь, всегда отвечают на вопросы в течение определенного времени, не оставляют запросы без ответов, и могут своевременно перенаправить коллегу к другому сотруднику, если из-за нехватки времени или компетенций самостоятельно не могут ответить на возникший вопрос.

Одна из опасностей удаленной работы - размытые границы между личным и рабочим временем. При работе из офиса конец рабочего дня наступает, когда сотрудник выключает компьютер и уходит со своего рабочего места заниматься личными делами. На удаленке, особенно если у сотрудника не запланированы активности вне дома после рабочего дня, есть соблазн просидеть за компьютером лишние час-два-три, ведь ехать никуда не нужно, человек уже находится дома! В качестве разовой истории это выглядит безопасно, но при регулярном повторении может приводить к перегрузкам и, как их следствие, к выгоранию.

Поэтому очень важно стимулировать сотрудников заканчивать работу вовремя, рассказывать, что вы цените результат и долгосрочные отношения с ними, а не переработки, и подкреплять слова собственным примером (не засиживаться допоздна).

Отдельным проектом, актуальным для управления персоналом на удаленке, является так называемое “сплочение коллектива” и повышение вовлеченности. Основа проблемы состоит в том, что, согласно мему, у программистов, работающих на удаленке, при смене работодателя меняется только логотип в Jira. Похожие задачи, похожая корпоративная культура, одинаковый корпоративный софт - чем меньше для сотрудника компания состоит из конкретных людей и отношений с ними, тем ниже его лояльность к конкретному работодателю. Поэтому вопросам тимбилдинга на удаленке стоит уделять даже больше времени, чем в режиме офисной работы.

А для того, чтобы сотрудники лучше чувствовали свою причастность к коллективу, лучше узнали друг друга, можно проводить неформальные встречи: например, сыграть командой в онлайн квиз, внедрить традицию встречаться онлайн “за утренним кофе”, заменив тем самым встречи на офисной кухне, или традицию отмечать релизы полным составом команды в нерабочей обстановке - например, в пабе. И конечно не стоит забывать о ежегодных больших корпоративах на всю компанию - в честь нового года или, например, дня рождения компании.

Дополним, что в мероприятиях, направленных на организацию процесса работы, важна регулярность, совсем как в спортивных тренировках. В удаленном режиме работы регулярность служит дополнительной психологической опорой - что бы ни случилось, по понедельникам в 12 проходит совещание всей компании. Или, если IT команды работают по Scrum - каждое утро в 10.30 команда собирается на ежедневный стендап. Такая регулярность одновременно формирует привычку (например, вовремя вставать на удаленке, чтобы успеть на стендап), формирует ритм работы (если у команды договоренность давать информацию о прогрессе по задачам ежедневно/еженедельно в определенное время) и формирует ощущение некоторой надежности в психологическом смысле.

Важно подсвечивать, что сотрудник может в любой момент задать вопрос, например, HR-специалисту, либо какому-то конкретному коллеге: например, buddy (коллега, помогающий с процессом онбординга). Помимо этого, HR-менеджер и/или прямой руководитель, может регулярно спрашивать, “как дела” у сотрудника, нужна ли с чем-то помощь, есть ли сложности и так далее. Также рекомендуется проводить регулярные онлайн 1:1 встречи, запланировав их заранее.

Удаленная работа это серьезный вызов для руководителей, привыкших контролировать каждое действие сотрудников. Но освоив инструменты для удаленки, HR-бренд вашей компании получит серьезное конкурентное преимущество на рынке труда.