Личный ассистент / личный помощник. Понты или жизненная необходимость руководителя?

Когда ежедневных рутинных задач становится крайне много, и вы как руководитель объективно понимаете, что все уже не «вывозите» (что неудивительно впрочем), то наступает момент, когда нужно решиться и часть задач делегировать личному ассистенту. И чем быстрее, тем лучше.

В этом периоде каждый собственник бизнеса сталкивается с рядом вопросов, внутренних противоречий, личных страхов.

Личный ассистент - это незаменимый для руководителя помощник, спектр его полномочий и функционал определяется в каждом случае индивидуально, но то, что он становится необходим на определенном этапе – это факт.

У меня персональный ассистент появился благодаря одному из моих партнеров, который честно признался, что я начинаю терять хватку. Это было вовремя, потому что к тому моменту я уже начала снижать эффективность в работе, я стала расфокусирована, дестабилизирована - была на грани выгорания. И все это было никак не связано с моими внутренними и профессиональными качествами, а лишь с количеством задач.

Впервые задумавшись про ассистента, я поймала себя на вопросе – а зачем он мне, ведь я могу все сама, я вполне самодостаточна. Или я недостаточно хороша, чтоб успевать все? Я отнеслась к этому предложению, как к критике, а не как к совету, к помощи. Возникло желание наоборот доказать обратное - что я могу справляться с любым количеством задач. Я была готова работать в три раза больше, чтобы доказать обратное. Доказать себе в первую очередь! Никто ничего доказывать другим, как вы понимаете, меня совсем не просил. (примечание: возможно, ни один руководитель в этом не признается, но даже у самых уверенных в себе и своем профессионализме есть сомнения в своих силах, иногда помощь или конструктив воспринимаются как критика и являются триггерами, важно уметь работать с ними - в этом мне отлично помогает личная и профессиональная терапия)

После небольшого путешествия на Алтай и нескольких встреч с психологом, я поняла, что все-таки есть задачи, которые я могла бы передать другому человеку. И тут самый интересный вопрос – а что именно ты сможешь отдать другому? И начинается торг с собой («я лучше сделаю это сама, чем буду кому-то объяснять», «никто не сможет это сделать лучше») и присвоение этих самых задач себе. Поэтому прежде, чем взять ассистента, нужно провести большую качественную работу над своим функционалом, проанализировать его.

Безусловно, какие именно задачи передать ассистенту решает сам руководитель. Но вопрос, который точно поможет – «Сможет ли кто-то это сделать это кроме тебя?».

Вы удивитесь, возможно, но да, может. Другой человек с 90% задачами может справиться не хуже вас самих. Один совет - ассистента необходимо выбирать не только по скиллам, опыту, но и по внутренним ощущениям, в этом случае ваш альянс будет эффективный и миссия выполнима.

После делегирования задач наступает второй интересный момент - ты начинаешь больше отдыхать (еще бы, после занятости 24/7), порой даже не знаешь, что делать с высвободившимся временем. Поэтому вначале нужно привыкнуть к новому состоянию, мозгу нужно дать время, что бы он перестроился.

Благодаря ассистенту мы запустили три больших проекта, многие операционные вещи перестали занимать весь рабочий график, появилось время на мой творческий креативный фон. Сейчас я 60-70% времени занимаюсь развитием идей и стратегий, новыми проектами, поддержанием текущих показателей в основных, а помощник организовывает собрание, планирует график, назначает встречи, созванивается с людьми, выбирает место и др.

Контроль по задачам с моим ассистентом проходит в Asana. Там я создала проект и назначаю задачи. Раньше задачи ставились каждое утро, но сейчас планирую все на неделю вперед - поэтому задачи назначаются заранее. Иногда мы просто созваниваемся и меняем вектор работы, вносим корректировки.

Главный вывод - приобретя ассистента, я поняла, в чем моя уникальность в бизнесе, я честно ответила себе на вопрос – кто я есть? Чем я полезна этому бизнесу? И оказалось, что те 10% задач (это креатив, инновавции, представленность на рынке, узнаваемость бренда, работа с качеством, систематизация), которые ты ни на кого не можешь переложить - это основа всей прибыли, всего заработка компании.

А как качественно провести собеседование на роль ассистента и на каких вопросах сделать акцент – в следующей статье.

С вами была Таисия, ваша гид в мир личных границ и безграничной прибыли