Для онлайн совещания существуют те же правила подготовки, что и для очной встречи.
О них вы можете прочитать здесь "7 правил подготовки эффективного совещания, которые нельзя игнорировать."
Но все же, у формата онлайн совещаний есть свои особенности , поэтому есть и свои правила.
- Выбор программного обеспечения.
Все участники должны иметь возможность им полноценно пользоваться. Программное обеспечение должно быть заранее протестировано, проверено наличие всех возможностей, которые необходимы для проведения видеосвязи.
- Выбор времени проведения учитывает разницу часовых поясов.
Формат онлайн предполагает, что участники удалены друг от друга, возможно, находятся в разных часовых поясах. Выбор времени совещания должен учитывать возможности всех участников : начало и конец совещания должно укладываться в рабочее время для всех.
- Правила этикета для участников видеоконференций.
Это общедоступные правила, но они должны быть всегда у каждого участника. Достаточно разработать, записать и разослать их один раз.
Основные правила касаются внешнего вида участников , заднего плана участника, включения/выключения изображения и звука, порядок выступлений, порядок взятия слова и т.п.
- Наглядные материалы.
Не отказывайтесь от визуализации, если это необходимо для эффективного освещения вопроса совещания. Современные ВКС дают такую возможность.
- Запись эфира.
Запись дает возможность не отвлекаться на ведение протокола во время совещания. Но это не значит, что после совещания надо будет всем участником вместо протокола рассылать запись.
Чтобы было легче составить протокол по записи, можно ввести правила основные решения совещания формулировать несколькими фразами. Например, после обсуждения и вынесения решения сказать : «Для протокола.» и озвучить решение.