Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs
Меня зовут Михаил Закошанский, я руковожу юридической компанией и преподаю в Вышке. Один из моих клиентов – digital-агентство – заключает свыше 50 типовых договоров в месяц. Меняются даты, сроки заданий, исполнители, стоимость, но суть соглашений всегда одинакова.
Вдохновила крутая статья про автоматизацию работы с дипломами, и я начал думать, как приспособить подход к сделкам. В этой статье — пошаговая инструкция по созданию конструктора договора на примере соглашения о конфиденциальности.
Максимально коротко способ выглядит так:
1. Заполняете анкету. Указываете реквизиты договора и сведения о подписантах. В зависимости от вида договора анкетирование может занять от 3 до 10 минут. Пример формы можно посмотреть тут.
2. Получаете на почту готовый документ в PDF. Можно даже с изображением подписи и печати. Конечно, это не электронная подпись, но для большинства случаев будет работать как отсканированная копия.
Более детально работа выстраивается следующим образом:
Заполняете анкету;
- Анкета передает данные в Google-табличку;
Данные из Google-таблички встают на место {{переменных}} в Google-документе;
Google-документ конвертирует текст в PDF;
Договор в PDF отправляется с вашего почтового ящика на адрес, указанный в анкете.
Как это работает? Обо всем подробно расскажу ниже.
Подготовка
Вам потребуются: любимый шаблон договора, учетные записи Google и Integromat. Если с договорами и Google все кажется понятным, я остановлюсь на последнем. Коротко говоря, задача Integromat – выстроить из нескольких интернет-сервисов одну работающую последовательность. Эти связки возможно установить между почтовыми клиентами, CRM-системами, соцсетями, мессенджерами. Использование ограничивается, по большей части, только фантазией.
Google Docs
Копируете имеющийся шаблон договора в Google Docs и вставляете изменяемые от сделки к сделке условия в качестве переменных: данные исполнителей, размер вознаграждения или дату завершения работ. Пример текста с переменными можно посмотреть здесь.
Google Forms
Cоздаете новую форму для сбора данных. Вы уже знаете, что вопросы вашей анкеты – это будущие условия договора. Поэтому вопросы необходимо задавать с расчетом на падеж ответа, чтобы итоговый текст был согласован.
После того, как форма будет готова, переходите во вкладку «Ответы». В ней можно подключить новую Google-табличку для сбора данных. Именно в ней будут храниться важные для нас сведения.
Integromat
Шаг 1. Можно воспользоваться библиотекой заготовок или создать последовательность самостоятельно. Выбираете «Создать новый сценарий» и интересующие нас сервисы: Google Forms, Google Docs и почту.
Шаг 2. Подключаете к модулю Google Forms соответствующую учетную запись Google и выбираете табличку, в которую собираются данные.
Шаг 3. В модуле Google Docs выбираете документ, в котором хранятся ваши переменные. Если в документе существует текст в {{таком формате}}, то Integromat автоматически предложит вставить на их место данные из таблицы.
Шаг 4. Настраиваете, что именно должен сделать Google Docs после внесения данных. Я выбираю конвертацию в PDF, хотя вы можете остановиться на формате DOC, например.
Шаг 5. Подключаем почтовый клиент и рассылку. Вставляем в раздел «Кому» переменную из таблицы с адресом респондента анкеты, пишем сопроводительное письмо.
Шаг 6. Готово!
Если все работает верно, при каждой отправке Google-формы в табличке будут появляться новые строки, данные из которых переносятся в ваш договор, а текст отправляется по почте. Больше никаких путанных дат, номеров актов или поехавшего форматирования!
Это точно бесплатно?
Все использованные в статье сервисы предоставляются бесплатно. Если хотите увеличить количество операций в Integromat, то можно приобрести дополнительный пакет за демократичные 9 долларов, но я полностью обхожусь стартовым предложением. Плюс мы всегда помним, что Google и Яндекс предоставляют сервис «условно бесплатно». Компании использует сведения о нашей работе для того, чтобы анализировать поведение и предлагать более релевантную рекламу. Но это совсем другая тема.
Как быть с персональными данными или коммерческой тайной?
Когда мы собираем данные как юридическая компания, мы просим дать согласие на обработку персональных данных – информация оседает на наших учетных записях. Естественно, мы не используем такие решения в документах с повышенной чувствительностью к режиму конфиденциальности. А типовые договоры подряда или NDA подходят идеально.
Надеюсь, что в Новом году вы сможете упростить свой документооборот и сконцентрироваться на более важных задачах, чем рутинные договоры. Если у вас будут вопросы по работе сервисов, напишите мне в Facebook.
Спасибо, очень полезная статья!
Спасибо! Надеюсь, пригодится ;)
Есть готовые плагины к гуглдокументам, делающие это
Дмитрий, поделитесь, очень интересно!
Для себя как-то рассматривал это решение https://gsuite.google.com/marketplace/app/fillable_document_for_sheets/63828731146 Решение с интегроматом мне больше импонирует, более гибкое
[]
Делаем что то подобное через Word (рассылки) + Excel. Давно думал поискать как это делается в Google Docs. Спасибо за статью!
О, через ворд это прикольно!
Полезно. Спасибо. С Новым годом!
Спасибо! Всего наилучшего в новом году!
Спасибо за хороший пример! Реально интересно было узнать о сервисе
Спасибо!
Спасибо, коллега! Попробуем это использовать для предоставления бесплатного сервиса нашим клиентам.
А внутри компании мы с 2014 г. используем связку Excel + Word через надстройку FillDoc
Как я понимаю, Integromat - аналог zapier. В любом случае, автоматизацию с применением zero code от юриста видеть круто! Спасибо, что поделились! Можно еще с Трелло например, связать. Попробую поэкспериментировать!
Богдан, спасибо! Да, суть та же. Конструируй — не хочу!
Через сколько судебных дел (или хотя бы исков) прошли ваши "типовые" договора?
С каким результатом/итогом?
Это статья про автоматизацию документооборота. Описанным способом вы можете составлять любые тексты на основе самых лучших договоров, которые прошли хоть через Верховный суд. Задача инструмента — экономить время, не больше.
Вы - троллите, или действительно не понимаете вопрос?
Вы - продаёте таблетки в аптеке, вас - спрашивают, сколько конкретно больных, в каких конкретно состояниях, и от каких конкретно болезней вы этими таблетками УЖЕ вылечили.
А вы - отвечаете, что эти таблетки - такие же круглые и такие же белые, как и все те таблетки, которыми лечат хоть геморой, хоть сифилис.
............
Единственная функция любого контракта - подготовиться к СУДУ.
(к претензии/спору/иску/заседанию)
Никаких иных функция у контракта - НЕТ.
Причислять контракт к "автоматизации оборота" это - уже за гранью добра и зла.
Извините, но Вы с серьезным лицом признались, видимо, в данном посте, что договариваться с Вами весьма проблематично :) Предполагаю, уйму времени потратить бы пришлось на попытки заверить в том, что не жулики, не воры, договоры заключаем, чтобы заработать вместе, а не поскандалить. И то если бы до сделки дошли, до последнего бы вносили какие-нибудь дешевые поправки для целей единственной по Вашему функции любого контракта. В общем, улыбайтесь, господа! Только с серьезным лицом обычно влезают в самые серьезные глупости :)
Классная статья, особенно для случаев, когда очень много однотипных документов. Когда-то, ещё в начале 2000-x работая в одной государственной организации использовал для этого связку MS Access (та самая аналогия базы данных, которая формируется из Google Forms) и MS Word.
Сергей, спасибо!
Зачем использовать эти костыли, если можно собрать всё в сервисе nTile?
Похоже, это для сильно продвинутых пользователей :)
Статья не совсем полная. Например, gmail аккаунт так просто не прикрутить к автоматической отправке писем
Федор, спасибо за комментарий. А с чем именно возникла сложность? Вроде в сервисе есть готовый модуль Gmail, который уже настроен.
Бесплатные ящики не работают. Нужен workspace
Да, Вы правы. Для gmail нужна платная учетная запись. Бесплатно можно настроить почту этих провайдеров. Спасибо за коммент.
Отдельное дополнение. Яндекс даже на корпоративном домене блокирует сценарий через 2-5 операций как спам и не разрешает, а mail.ru отказался на бесплатном ящике подключаться к сценарию. На уровне провайдеров запросы не отправлял
Сценарий в этой статье работает через Яндекс почту, с такими проблемами не сталкивался.
Комментарий удален модератором
Как насчёт безопасности? Меня смущают просто какие-то тексты в гуглдоках, не то что конфиденциальные юридические договоры!
Мало того, что обо всём в режиме реального времени знает сама корпорация добра, так ещё иногда и утечки бывают, с вываливанием в открытый доступ всех паролей и данных. И зачем автозаполнение, если разные данные можно без труда заполнить вручную?
Можно заполнить вручную, конечно, так привычнее. И дольше.
Насчет безопасности не могу говорить за все корпорации, риск в интернетах всегда есть. Поэтому серьезные сделки мы не автоматизируем (пока).
Большое спасибо! Идея блестящая. У меня возникла единственная сложность.
С тем, чтобы данные при заполнении формы автоматически подгружались в документ, у меня до того как я не нажму на RUN ONCE не получается. Возможно, я что-то делаю не так?
Буду очень благодарен за ответ!
Вадим, спасибо! Все верно, для того, чтобы интегромат "подкачал" данные из формы и сделал из них переменные, нужно сделать тестовый прогон. То есть заполнить анкету и нажать Run Once.
Мне показалось, что после этого все будет происходить автоматически, но как я понял только через 15 минут, он будет данные сверять.
Да, можно настроить разные интервалы. На бесплатном тарифе минимальный интервал 15 минут. Либо надо думать, как это подключить через вебхук, чтобы данные отправлялись сразу же после добавления, а не раз в интервал. Но это уже другая статья :)