{"id":9280,"title":"\u0422\u0435\u043b\u0435\u043f\u043e\u0440\u0442\u0430\u0446\u0438\u044f \u0440\u0435\u043a\u043b\u0430\u043c\u043d\u044b\u0445 \u043a\u0430\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0439 \u0438\u0437 \u00ab\u042f\u043d\u0434\u0435\u043a\u0441\u0430\u00bb \u0432 Google","url":"\/redirect?component=advertising&id=9280&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/321806-kak-ne-zamorachivatsya-s-reklamnoy-kampaniey-i-bystro-nastroit-ee-v-google-obyasnyaem-v-5-50-i-500-slovah&placeBit=1&hash=99a73b9041aba100376a41bce39d118cf714c283ce1c8288a963bcb51cdcdade","isPaidAndBannersEnabled":false}

Как бесплатно автоматизировать создание дипломов с помощью «Google Таблиц»

Мне надо регулярно делать сотни дипломов для участников курса. Я настроил всё так, чтобы оно делалось само. Делюсь способом с вами.

У меня есть рассылка, на которую подписываются люди, месяц получают уроки, а в конце им должен прийти диплом. Никаких групп и потоков нет, все подписываются вразнобой. Каждую неделю появляются новые «выпускники», которым надо сделать дипломы. А после скидок и распродаж таких людей сотни.

Делать это руками неудобно. Даже если на каждый диплом будет уходить 10 секунд, все равно нужно караулить выпускников, вписывать их имена в шаблон, а потом отправлять PDF’ки по имейлу.

Сначала я хотел найти сервис, пусть даже платный, который будет автоматически генерировать PDF’ки и отправлять их подписчикам. Но я его не нашел, поэтому пришлось заколхозить подручными средствами.

Как это работает

Если коротко, схема такая:

  • После курса подписчикам приходит письмо со ссылкой на Google-форму.
  • В форме они пишут имейл, ФИО и указывают пол.
  • Данные попадают в Google-таблицу.
  • Формула в таблице разносит мужчин и женщин по разным листам.
  • У мужчин и женщин есть отдельные шаблоны диплома с правильным родом глаголов.
  • Сервис Zapier забирает данные из таблицы и создает одностраничную презентацию в «Google Слайдах» по заранее подготовленному шаблону.
  • Презентация попадает в папку на «Google Диске».
  • Сервис Zapier видит новый файл в папке и отправляет его подписчику по имейлу.

Если вы вдруг захотите сделать что-то подобное, рассказываю, как все настроить.

1. Создаем Google-форму

Тут все просто, заходим в «Google Формы» и создаем новую. У меня вот такая:

В нашей форме открываем вкладку «Ответы» и нажимаем на зеленую кнопку «Создать таблицу». Теперь все результаты заполнения формы будут попадать в Google-таблицу.

2. Делаем фильтр по полу

Сейчас в таблице будет всего одна вкладка, связанная с формой, — в нее попадают все ответы. Нам надо разделить подписчиков, чтобы на одной вкладке были женщины, а на другой мужчины.

Создаем вкладку «женщины». В ней делаем два столбца: «Имя» и «Email». Лучше писать названия столбцов в первой строке, так будет проще настраивать автоматизацию в Zapier.

Во второй строке столбца «Имя» пишем формулу:

=filter('Ответы на форму (1)'!$B$1:$B; 'Ответы на форму (1)'!$C$1:$C="Женский")

У вас могут быть другие диапазоны — просто укажите столбец с именем, а потом столбец с полом.

То же самое делаем в столбце «Email»:

=filter('Ответы на форму (1)'!$E$1:$E; 'Ответы на форму (1)'!$C$1:$C="Женский")

Формула находит на первой вкладке все записи с полом «Женский» и выводит их в этом столбце.

То же самое делаем для мужчин. Только в формулах вместо женского пола будет мужской.

Отправляем через форму несколько тестовых заявок и видим, что все работает.

3. Делаем шаблон диплома

Заходим в «Google Слайды», создаем новую презу, оформляем ее по своему вкусу.

Вместо имени выпускника пишем {{name}} — именно такими шрифтом и кеглем, какие должны быть в готовом дипломе.

Переменных со скобками может быть несколько. У меня это только имя, но вы можете добавить что-то еще: дату, название курса, номер потока, оценку и так далее.

У нас будет два шаблона: один для мужчин, второй для женщин. Разница в правильных родах глаголов вроде «получил/получила», «прошел/прошла» и так далее.

У меня получилось вот так:

Создаем папку на «Google Диске», в которой будем генерировать дипломы, кидаем оба шаблона в нее.

4. Настраиваем генерацию дипломов в Zapier

На бесплатном тарифе можно делать только простые автоматизации из двух шагов — именно поэтому мы заранее отфильтровали людей по полу в таблице. У нас будет два «запа» — каждый будет забирать людей из своей вкладки в таблице и создавать диплом на основе своего шаблона.

Регистрируемся в Zapier, нажимаем Create Zap.

В качестве первого приложения выбираем Google Sheets. Выбираем Trigger Event: New Response is Spreadsheet.

Авторизуемся в своем Google-аккаунте, чтобы сервис получил доступ к таблицам.

Находим в списке Spreadsheet нашу таблицу, а в Worksheet выбираем вкладку с выпускниками-женщинами. Если сервис тупит и не видит вашей таблицы, нажмите Refresh Fields.

Нажимаем Test Trigger. Если вы все сделали правильно, сервис найдет несколько записей в таблице (если они там есть). Нажимаем Continue.

Теперь нам надо выбрать второй шаг — что делать с данными, которые мы нашли в таблице.

Выбираем Google Slides. Выбираем Action Event: Create Presentation from template.

Открываем доступ к нашему Google-аккаунту.

Теперь настраиваем генерацию Google-слайда:

Title of New Presentation — выбираем название файла. У меня это «Email», чтобы на следующем этапе отправить диплом на этот адрес.

Is Shared — ставим True, чтобы к диплому был доступ по ссылке, иначе люди не смогут открыть его.

Template Presentation — находим наш шаблон для женщин. Дальше будет список полей в шаблоне, которые отмечены {{скобками}}. У меня только одно поле: Name.

Name — снова выбираем название столбца, у нас это «Имя». Оно вставится в презентацию вместо переменной в скобках.

Нажимаем Test & Continue и проверяем, что у нас создалось. Если вы все сделали правильно, в папке с шаблонами должна появиться новая презентация.

Затем делаем второй такой же Зап для мужчин.

Обратите внимание, что Zapier забирает данные из таблицы не мгновенно, а просматривает ее раз в 15 минут. Не пугайтесь, если после заполнения формы диплом не появится, — это нормально, надо просто немного подождать.

5. Отправляем дипломы участникам

Изначательно я просто открыл доступ к папке с сертификатами по ссылке и добавил в цепочку рассылки письмо с инструкциями:

Но в комментариях справедливо заметили, что это нарушает закон о персональных данных — ведь каждый участник курса увидит в папке имена других участников. Поэтому я немного переделал этот шаг. Стало еще круче, потому что теперь дипломы могут получить только те, кто подписан на курс, а не все, у кого есть ссылка на анкету.

Я создал еще одну автоматизацию в Zapier — она находит новые дипломы в папке и добавляет их в Mailchimp в виде пользовательского события.

Создаем новый зап. В качестве первого приложения выбираем Google Drive. Trigger Event: New File in Folder. Открываем доступ к Google-аккаунту, находим в списке свою папку с дипломами.

В качестве второго приложения выбираем Mailchimp. Action Event: Create Custom Event.

Подключаем свой Mailchimp-аккаунт. В разделе Customize Event → Audience выбираем список наших получателей рассылки.

Custom Event Name — указываем название нашего пользовательского события. У меня это Diplom.

Properties — это параметры события, которые мы передаем в Mailchimp. Я сделал параметр Link, а в качестве значения выбрал PDF URL из списка. Если перейти по такой ссылке, то вместо презентации сразу скачается PDF-файл.

Заходим в Mailchimp, создаем новую кампанию. В качестве триггера выбираем API Event и указываем Event Name: Diplom. Теперь письмо будет сразу отправляться людям, у которых случилось наше пользовательское событие.

Создаем письмо, оформляем на свой вкус и в том месте, где должна быть ссылка на сертификат, пишем *|EVENT:link|*

Вместо него автоматически подставится значение параметра Link, в котором у нас лежит ссылка на сертификат.

У меня получилось вот так:

Запускаем рассылку — и все готово. Теперь, когда человек заполнит форму, в папке с шаблонами появится диплом, название которого — имейл подписчика. Когда в папке появляется новый файл, Zapier находит подписчика с нужным имейлом и создает для него событие со ссылкой на диплом. Когда у подписчика случается событие, Mailchimp отправляет ему письмо, в которое подставляется ссылка из события.

А если имейла в базе нет, то ничего не произойдет. Получается, если человек не подписан на курс, он не сможет получить диплом, даже если заполнил форму.

Через эту цепочку прошло уже больше 500 человек — все работает стабильно. Пару раз сервис глючил и не вставлял имя вместо переменной в презентации. Но выпускники просто оставляли еще одну заявку, и на второй раз все было окей.

На настройку всей этой фигни нужно не больше 20 минут.

На бесплатном тарифе в Zapier можно проводить только 100 действий в месяц. Наша цепочка занимает 2 действия: сгенерировать диплом в папке и отправить его на нужный email. Поэтому бесплатно можно делать только 50 сертификатов в месяц. Если надо больше, придется платить.

0
76 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

 Респект, люблю кейсы когда из подручных средств лепится классная автоматизация.

40

У меня весь бизнес на Гугл-таблицах держится 😆

31

А что у вас еще интересного есть?))

2

У меня весь управленческий учет в таблицах: https://vc.ru/finance/53727-kak-vesti-upravlencheskiy-uchet-v-tablice-google

UTM-метки для анонсов статей я делаю в таблицах: https://vc.ru/services/73060-generator-utm-metok-v-google-tablicah

Партнерской программой курса я управляю через таблицы. Тоже об этом хочу статью написать. Если коротко — у меня есть таблица, в которую падают все оплаты курса. У каждого партнера есть свой промокод и таблица, которая парсит общую таблицу и забирает из нее оплаты по своему промокоду. Получается что-то типа личного кабинета для отслеживания своих оплат.

19

Благодарю за интересное решение! Вот про партнёрку особенно интересно было бы. Уверен, не только мне.

1

Напишу статейку, тоже на vc выложу

4

Привет, я обещал поделиться статей про организацию партнерской программы в Гугл Таблицах. Вот она: https://vc.ru/services/239738-kak-sdelat-partnerskuyu-programmu-na-tilde-s-pomoshchyu-google-tablic

1

Благодарю! Обязательно прочту 🤗

0

Крутой кейс) Залетай к нам в чат зерокодеров, нас уже 1000+ человек ;)

Не одними  Google-таблицами едины :D

https://t.me/zerocoders

6

Прикольно, вступил =)

1

Оу, оу. За неделю нас стало на 260 участников больше. Крутатень! :)

0

Прочитал заголовок и подумал, что речь пойдет о генерации дипломных работ средствами GPT-3 =(

14

До такого я еще не дорос =)

0

Сильно заморочились :-)

Набросал вам более удобный вариант:

https://yurganov.com/diplom/

Да, кстати, ищу работу.

12

О, круто! А как это сделано?

2

Страница с формой - HTML+CSS

По мере ввода текста в поле имени пытается определиться пол с помощью вот этой библиотеки.

Дальше данные формы отправляются в PHP скрипт, который определяет длину имени, позиционирует его по центру картинки и впечатывает туда имя и остальной текст нужным шрифтом и размером, а затем отправляет обратно клиенту в браузер.

6

так у вас любой может получить "диплом" :)

0

Как и у гугл-форм, если подобрать адрес ;-)

1

Ну, будем честны, любой человек и так может нарисовать себе мой диплом в Фотошопе =)

А тут можно и каким-нибудь паролем закрыть при желании, так что вариант Алексея очень крутой 

0

А такое же с PDF могете?) 
Во всей этой истории с сертификатами клиенту важно получать итог в PDF. JPG он им не нужен. 

0

Да, это был POC за час

ПДФ честный было бы дольше, так как его надо верстать. 

Просто сконвертировать JPG в PDF вообще не проблема.

0

Здорово! Зачем «посредник» Zapier? Автоматизация возможна без привлечения сторонних сервисов, за счёт скриптов (включая отправку сгенерированного диплома).

2

Потому что я умею настраивать такие штуки в Запире, но не умею писать такие скрипты =)

12

Как альтернатива Запиру есть еще Интегромат. Он показался более "дружелюбным" и не менее функциональным.

0

Прикалывают люди которые делают всё просто без понтов 👍🏿

5
Абстрактный дебаркадер

Крутая автоматизация! Респект :)

5

Спасибо =)

0

Некоторых студентов, прочитавших заголовок, содержание статьи может разочаровать

4

281 человек (в том числе и я) добавили себе статью в закладки. На случай, если вдруг понадобится раздать сотни дипломов.

3

Мне тоже как-то понадобилось сделать несколько грамот. Загуглил, оказывается Photoshop поддерживает переменные из CSV файла

3

Тут проблема в том, что новые дипломы надо делать постоянно. Даже если Фотошоп будет все автоматически подставлять в шаблон, все равно надо тратить время на подготовку списка имен, а потом на отправку дипломов или загрузку их в облако. А я хотел сделать так, чтобы это все происходило автоматически, без участия человека

0

После слов "Но я его не нашел" читать стало не интересно.
PlanFix, AMOCRM, Bitrix24 это умеют делать (помимо всего прочего).
Это же умеют делать многие другие облачные системы имеющие функционал CRM (а по сути у автора и есть процессы CRM, продать курс, провести его, сделать "закрывающие документы")

 

2

Нет у меня никаких процессов CRM. Чувак заходит на лендинг → через Яндекс.Кассу оплачивает курс → попадает в список рассылки → получает 37 писем → получает письмо с сертификатом → все

Я в этом никак не участвую, никаких закрывающих документов нет, Касса сама присылает чек.

Круто, что CRM умеют это делать, но у них на сайтах это особо не написано. Я поискал полчаса сервис для генерации сертификатов, не нашел и сделал свой колхоз еще за полчаса

1

А завтра "лендинг" перестанет работать и тогда встанет вопрос о повторных продажах, новых курсах тем кто хоть раз в к вам обратился.... и возможно даже не оплатил, а просто поинтересовался.

0

у вас тема для отдельной статьи наклевывается

1

Пока не готов к написанию статей физически, под конец года, увы времени не хватает даже обслужить клиентов с запросами на внедрение готовой системы автоматизации

0

Дык все эти люди есть в базе емейл-рассылки и в телеграм-чате. Там им и анонсирую новый курс. Зачем мне CRM для этого?

Я понимаю, зачем мне CRM в агентстве, но зачем оно для курсов — ¯\_(ツ)_/¯

0

И еще немножко расскажу по PlanFix. в нем шаг 5 очень легко реализовать без выкладывания файла в "общую" папку, просто в момент когда нужно сгенерировать "файл диплома", файл генерируется по шаблону с подстановкой данных "контакта" в формат PDF (или word) и отправляется на почту "контакта". И нет никаких проблем с возможностью одного участника скачать диплом другого.

2

Да, думаю, это будет удобнее. Надо покопаться в CRMках, спасибо

0

Удачи. Важно понимать что PlanFix "не CRM", а система на базе которой её можно построить (или скачать готовую конфигурацию и донастроить под свою специфику как и АМО и B24). Он хорош именно тем что не=а нем можно настроить разные процессы, в том числе управление проектами, управеленческий учет, кадровый учет и т.п. Но как и любой инструмент его надо "понять" и подстроится под его "логику" что возможно не так гибко и просто как с обычными таблицами.  

1

Павел, не умоляю ваших достижение в поиске альтернатив и "бесплатных решений", но один вопрос локальный бизнес, а другой "бизнес как система".

0

Не дипломов конечно, а слайдов презы. Но все равно прикольно!

2

Ну это ж диплом о прохождении курса типа, сертификат. Он просто сделан в виде слайда презы =)

1

У меня в одном продукте есть такая штука. Если это кому-то нужно, можем выкатить сервис с APIшкой.

2

Ну мне вот нужно было, я такое искал

1

Спасибо! Классно!

2

Вместо второго листа лучше бы сделать еще одну колонку + переменную и по IF писать туда "получил" или "получила.

2

И то верно, тогда хватит одного шаблона и одной фигни в Запире. Крутая идея

0

Вот тут есть ещё одно решение поставленной задачи, может кому будет полезно: 
https://vc.ru/services/174169-kak-avtomatizirovat-sozdanie-sertifikatov-i-diplomov
P.S. После этой статьи вдохновился все же написать на виси об этом статью.

2

Удобненько, сохраню сервис себе, спасибо

0

Это круто! Но что с персональными данными? У вас в одной папке лежат все сертификаты с именами и фамилиями всех участников?

0

Просто человек нарушает закон о персональных данных, проблем то... 🤷‍♀️

3

Доработал идею, обновил статью. Теперь все конфиденциально и никто никого не видит. Спасибо, что напомнили об этом =)

2

Да, об этом-то я и не подумал, мой косяк. Сейчас немного переделаю, чтобы никто чужие сертификаты не видел, у меня уже есть пара идей. Напишу тут, что получилось

1

Ну у меня все эти участники еще и в одном чате тусят

1

а еще мне ваш сайт понравился) хочу так же сделать с иллюстрациями веселыми)

1

Приходите к нам, мы можем помочь с веселыми иллюстрациями, текстами, дизайном и версткой на Тильде =)

1

Спасибо за статью. Тоже надо будет делать сертификаты. Не уверена, что осилю ваш метод, но буду действовать по инструкции. Сертификаты в итоге какие получаются? 

1

Вот такие получаются: https://drive.google.com/file/d/1NQytqk3q1N-AUQvKYyCPGRKiAXkUw6r3/view?usp=sharing

Там вон в комментах еще один способ прислали, он попроще, но стоит 50 копеек за сертификат: https://vc.ru/services/174169-kak-avtomatizirovat-sozdanie-sertifikatov-i-diplomov

1

Спасибо. 

1

Красавчик!

1

Вся наша жизнь - таблица 😂

1

Очень хорошо

1
Абстрактный дебаркадер

Ого вот это да! Круто и полезно. Теперь можно вообще стать королем мира

1

Крутямба!

1

Спасибо!

1

Необычное решение, ты молодец!

1

Круто!!!

1

Здорово сделано! Вот это я понимаю автоматизация процесса) Страшно представить сколько времени бы заняла ручная подготовка дипломов.

0

Статья крутая! Но камон, это же можно в InDesign сделать гораздо проще и без ограничений на количество дипломов

–1

Охотно верю. Но я ни разу не работал в Индизайн, поэтому сделал в том, что понимаю

2

Куплю такую же для дипломов о вышке.

0

Немного все переделал и обновил статью. Раньше все дипломы просто хранились в облачной папке, к которой был доступ у всех подписчиков. Это не очень конфиденциально, поэтому я доработал идею.

Теперь в форме надо указать свой имейл — и если он есть в списке получателей рассылки, на него придет готовый диплом.

0

Сексизм?.... Не, показалось 😁

0

Не хочу показаться некропостером, но есть вопрос - когда в шаблон диплома подставляется переменная из таблицы - слетает шрифт, мы выбрали красивый (и проверили, что есть русская версия для шрифта), а в итоговом диплом - опять Ариал.

0
Читать все 76 комментариев
«Перекрёсток» начал тестировать мини-магазины «Джем» с самыми популярными товарами, кафе и Wi-Fi Статьи редакции

X5 Group уже тестировала мини-магазины «Перекрёсток Экспресс», но в 2018 году начала закрывать их из-за низких продаж.

9 декабря банк «Открытие» и Яндекс.Бизнес проводят очередное бизнес-шоу «Цифровая эволюция бизнеса»

Тема шоу — как компаниям малого и среднего бизнеса продвигать продажи и завоевывать новую аудиторию покупателей через онлайн-каналы

Как столярная мастерская из Рязани начала продавать товары по всему миру

И прошла путь от мебели ручной работы к деревянным игрушкам.

Получить 5% от доходов будущего Илона Маска: зачем компании инвестируют в конкретных людей Статьи редакции

Венчурная компания Slow Ventures в ноябре 2021 года вложила $1,7 млн в YouTube-блогера из России Марину Могилко. Всего инвесткомпания выделила $20 млн для поддержки создателей контента — её генеральный партнёр Сэм Лессин рассказал The Information об условиях таких сделок и своих ожиданиях от них.

Марина Могилко с наградами за миллион подписчиков на Youtube marinamogilko.co
«У одного человека — половина спутников в мире»: Европейское космическое агенство обвинило SpaceX в монополии в космосе Статьи редакции

Илон Маск устанавливает собственные правила — это может мешать конкуренции, считает глава исследовательской организации.

«Циан» запретил сдавать квартиры «только славянам»: теперь на сайте нельзя указывать расовые предпочтения Статьи редакции

Отредактировать объявления необходимо до 1 февраля 2022 года.

Точка добавила вебхуки в API

Клиенты смогут получать моментальные уведомления о своём бизнесе.

Глава СберМаркета Асан Курмангужин запустил подкаст Asan Talks в YouTube

В выпусках Асан берет интервью у топ-менеджеров крупных компаний и обсуждает вопросы саморазвития и лидерства

vc.ru превратился в книгу жалоб

Вам не кажется, что vc.ru превращается в сайт для жалоб на разные сервисы и компании?

Pinterest купила белорусский сервис для редактирования видео Vochi Статьи редакции

Покупка поможет Pinterest развивать видеонаправление.

«Бизнесом чуть-чуть занимаюсь, чтобы не закиснуть мозгами»: Олег Тиньков рассказал о продолжении борьбы с лейкемией Статьи редакции

Бизнесмен считает, что победить болезнь окончательно невозможно.

Олег Тиньков
null