Как работать с самозанятыми и обезопасить бизнес от налоговой

В 2021 году ФНС начала активно кошмарить бизнес требованиями и вызовами предпринимателей в налоговую по самозанятым. В статье рассказываем, как выстроить работу с самозанятыми, чтобы избежать излишнее внимание, штрафы и доначисления от ФНС.

Налоговый режим и деятельность самозанятых регулируется положениями 422–ФЗ от 27 ноября 2018 года. Эксперимент запущен 1 января 2019 и продлится по 1 января 2029 года.

Главный плюс — это выгодно.

Например:

• Чтобы выплатить 50 000 рублей на руки сотруднику по трудовому договору потребуется уплатить 18 125 рублей НДФЛ и страховых взносов (36% от зарплаты на руки).
• Чтобы самозанятый получил на руки 50 000 рублей ему потребуется уплатить всего 3200 рублей налога (6,4% от суммы на руки) — в 6 раз меньше.

Также не нужно платить больничные, отпускные. Прекратить отношения можно в любой момент и оплачивается только результат.

Самый главный минус при работе с самозанятыми: есть риск получить штраф от ФНС и доначисление страховых взносов, НДФЛ и пени, если отношения с самозанятым налоговикам покажутся не гражданско-правовыми, а трудовыми.

Напомним схему работы с самозанятыми.

Взаимодействие между юрлицом или ИП и самозанятым выстраивается по тем же принципам, что и с индивидуальными предпринимателями:

1. Запросить подтверждение о регистрации в качестве самозанятого или самостоятельно проверить его статус онлайн.
2. Составить и подписать договор об оказании услуг.
3. Получить от самозанятого услуги.
4. Оплатить их с расчётного счёта фирмы.
5. Получить закрывающие документы — чек и акт о проделанных работах.

Основной риск — переквалификация договора с самозанятым в трудовой договор. В этом случае доначисления за один год сотрудничества с одним самозанятым могут составить 0,2-1 млн рублей. Сумма зависит от «зарплаты» самозанятого.

Например, доначисления для «зарплаты» в 40 000 рублей:

• 40 000 / 87% = 45 977 рублей, где 5 977 рублей — НДФЛ 13%.

• 5 977 × 12 = 71 724 рублей НДФЛ.

• 12 792 × 30% × 12 + (45 977 - 12 792) × 15% × 12 = 46 051 + 59 733 = 105 784 рублей страховых взносов.
• Пени рассчитываются нетривиально, поэтому посчитаем примерную сумму по пени (НДФЛ и страховые взносы) за один год = 9 742 + 14 369 = 24 111 рублей.

• 177 508 × 40% = 71 003 рублей штраф по страховым взносам и НДФЛ.

Итоговая сумма за год может получиться порядка 270 000 рублей с одного самозанятого с оплатой в 40 000 рублей в месяц.

Чтобы этого избежать нужно следовать следующим правилам.

В договоре нужно избегать любых намеков на трудовой договор и выполнение трудовых функций:

• В договоре указан конкретный предмет договора и результат, который получит компания после оказания услуг самозанятым.

• Выполняемые услуги или работы не должны совпадать с функционалом штатного сотрудника, так как для налоговой это явная подмена трудовых отношений. Нельзя копировать функции штатного сотрудника из договора и вставлять их в договор оказания услуг с самозанятым.

• В договоре нужно прописать оплату в зависимости от полученного результата, а также указать привязку оплаты к единице результата. Например, подготовка 1 поста = 500 рублей, сборка 1 заказа = 200 рублей и т.п.
• Аккуратно указывать обязательное присутствие исполнителя на территории заказчика в определенный промежуток времени. Налоговая может расценить это, как намек на трудовые отношения. Лучше вообще не использовать данные формулировки.

Можете скачать шаблон договора с самозанятым по ссылке.

Нежелательно, чтобы самозанятый получал одинаковую сумму каждый месяц в одинаковую дату, тем более, если она совпадает с днем выплаты зарплаты в компании.

Если дважды в месяц 5 и 20 числа (в зарплатные дни) перечислять самозанятому по 25 000 рублей, то это вызовет подозрения.

Как нужно делать:

• Сделать плавающую дату выплат самозанятым: например, 25-31 числа каждого месяца. В январе самозанятый Иванов получил оплату 28 числа, в феврале 25 числа, а в марте 30 числа.
• Сумму выплаты желательно сделать динамической. Например, в январе перечислить 45 000 рублей, в феврале 50 000 рублей и т.д. Идеально, если выплаты происходят по фактически оказанным услугам. Но в целом можно переводить одинаковую сумму каждый месяц — толковый бухгалтер сможет дать пояснения для налоговой и пройти проверку.

Обязательно заключайте договор с самозанятым, а также собирайте с него чеки и акты выполненных работ. Обязательно!

Налоговая в требованиях требует все документы, которые относятся к взаимодействию с самозанятыми. Представите больше корректной информации, тем безопаснее пройдете проверку.

Шаблон акта выполненных работ для самозанятого.

Если в течение года самозанятый работает только с одним заказчиком, то это вызывает подозрения у налоговой.

Лучше периодически разбавлять состав клиентов у самозанятого, чтобы уменьшить подозрительность со стороны ФНС (особенно, если по факту происходит подмена трудовых отношений).

Например, раз в квартал перечислять деньги самозанятым через дружественное ООО или ИП:

• 30 000 рублей в феврале перевести самозанятому Иванову в качестве оплаты его услуг.
• 20 000 рублей в феврале перевести ООО Вектор. Далее Вектор переведет 15 000 рублей самозанятому Иванову.

По закону вы не можете работать с самозанятым, если он ранее был вашим сотрудником и после его увольнения прошло менее двух лет (ст. 6 п. 2 пп. 8 422–ФЗ). Если вы заключите договор, то нарушите закон и все выплаты будут облагаться страховыми взносами, НДФЛ. Плюс налоговая доначислит штраф и пени, если обнаружит нарушение.

3 налоговых периода прошли (2019, 2020, 2021), а значит можно собирать урожай с тех предпринимателей, кто взаимодействовал с самозанятыми и допустил ошибки в работе.

Сейчас ФНС вычисляет те компании и ИП, которые заключили договоры с бывшими сотрудниками. Сделать это достаточно просто и у ФНС есть для этого IT ресурсы, чтобы автоматизировать проверку.

Компании сдают кадровую отчетность в ФНС по которой налоговая может определить ИНН сотрудников. Также налоговая имеет доступ к банковской выписке (пока еще не 24/7, но все впереди) и открытым счетам физических лиц. Сверяя ИНН из кадровой отчетности и транзакций по банковской выписке налоговая находит пересечения и находит тех, кто раньше работал в компании, а сейчас оказывает услуги в статусе самозанятого.

Предполагаем, что в 2022 пойдет волна требований, где в основаниях будет указано:

• Самозанятый оказывает услуги только для 1 клиента.
• Самозанятый получает каждый месяц примерно одинаковую сумму.
• Самозанятый получает оплату услуг в даты, которые совпадают с датами выплаты зарплаты в компании.

Если в вашей компании по работе с самозанятыми не все гладко, то советуем привести дела в порядок, чтобы было чем парировать нападки ФНС.

Наш Telegram канал и Instagram про бухгалтерию, налоги и управленческий учет для предпринимателей на языке предпринимателей.

Бухгалтерия для тех, кто хочет сфокусироваться на развитии бизнеса и быть в безопасности от штрафов и внимания налоговой.