Долой бумаги в кадровом документообороте: как использовать новый закон об ЭДО в своих целях

Кадровый документооборот в России по-прежнему как в XX веке: приходится подписывать кучу бумаг и потом хранить их в архивах. Особенно сложно с удаленными сотрудниками — договоры и прочие бумаги нужно отправлять курьером или по почте, то есть тратить кучу времени и денег.

Но недавно ситуация улучшилась — в ноябре 2021 года вышел закон, который позволяет перевести 100% кадровых документов в цифру без УКЭП для сотрудников. Расскажем, что это за закон, как он работает и как перевести кадровый документооборот в электронный формат.

Раньше работник и работодатель могли подписывать без УКЭП в электронной форме только часть бумаг: документы для учета рабочего времени и организационно-распорядительную документацию, например графики отпусков. Подробнее об этом мы рассказывали в нашем прошлом материале «Как компании перевести документооборот в цифру без дорогого ПО, обучения сотрудников и оформления УКЭП». Загляните, там много полезного про переход на ЭДО с ПЭП.

Проблема была в том, что в электронном формате нельзя было подписывать и хранить трудовые договоры, допсоглашения, личные дела и карточки работников, выговоры. Приходилось делать это на бумаге. А в случае с удаленными сотрудниками еще и отправлять документы курьерской службой или почтой.

Но 22 ноября 2021 года вышел Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Он разрешает подписывать в электронном формате любые кадровые документы. Для работодателя нужна УКЭП, для сотрудника — УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) или ПЭП.

Получается, теперь любой кадровый документ, даже трудовой договор, можно подписать онлайн, без обязательного приезда сотрудника в офис, почтовой пересылки или оформления УКЭП для работника. И если раньше суд мог не признать такой трудовой договор, то теперь этого не случится — ведь есть закон, который уже вступил в силу. Электронные документы тоже вполне законны — это прописано еще в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об электронной подписи», и новый закон еще больше расширяет сферу их применения.

Чтобы организовать у себя в компании полный перевод кадрового документооборота в цифру, нужно три подписи:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись для руководителя. Обычно уже есть у руководителя компании для сдачи налоговой отчетности и оформления УПД.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись для сотрудников. За ней не нужно ехать в удостоверяющие центры, можно оформить онлайн. Понадобится только для самых важных документов вроде трудовых договоров, и, возможно, некоторым сотрудникам оформлять ее не придется.
• Простая электронная подпись для сотрудников и руководителей. Создается в момент подписания документа. Требуется только согласие на этот вид документооборота и идентификация в системе.

Кроме того, понадобится система электронного документооборота, которая позволит формировать документы с разными подписями в едином пространстве.

1. Работодатель регистрирует аккаунт компании в сервисе LightDoc. Можно сделать это с помощью УКЭП или через верификацию компании путем платежа. Также в ближайшее время будет доступна возможность подтверждения личности через сервис «Госуслуги».

2. Работодатель отправляет человеку на email приглашение в состав сотрудников организации. Для работника это бесплатно, он просто переходит по ссылке, регистрируется и сразу оформляет УНЭП. Все происходит в личном кабинете LightDoc — сторонние сервисы и походы в удостоверяющие центры не нужны. Платить тоже ничего не придется.

3. Работодатель или сотрудник заводит в систему документ. Например, из 1С. А потом отправляет его сотрудникам на подписание, указав, какая именно нужна подпись. Например, руководитель может завести трудовой договор, подписать его УКЭП, направить новому сотруднику, и тот подпишет его УНЭП. После этого договор будет считаться заключенным.

Все отправки документов автоматически оплачиваются со счета компании — работники ничего не платят.

4. Все подписанные документы хранятся в личном кабинете сотрудника и в аккаунте организации. Можно настроить интеграцию по API с 1С или внутренней системой документооборота, которую вы уже используете, — тогда документы будут попадать автоматически еще и туда. Доступ к архиву есть 24/7, искать документы можно по ключевым словам и дате подписания.

Чтобы проводить все эти операции, не придется ничего настраивать, устанавливать и интегрировать. Достаточно просто зарегистрироваться на сайте или в приложении LightDoc и оплатить подписку. Сотрудников специально обучать тоже не придется — интерфейс системы простой и интуитивно понятный, пользователь проходит по прописанным в системе шагам до самого подписания документа.

В итоге эта схема позволяет серьезно сэкономить. Для примера: отправка одного документа с курьером может стоить от 250 ₽. А еще есть затраты на принтеры, бумагу, дополнительную работу бухгалтеров и секретарей. Отправка кадрового документа через LightDoc стоит 10–30 ₽, в зависимости от тарифа, — это на порядок дешевле.

Кроме того, перевод кадрового документооборота в цифру поможет повысить эффективность сотрудников. Им не придется тратить время на походы с бумажками по этажам или на поездки в офис для подписания документов.

Также через LightDoc можно будет подписывать документы с внештатными работниками — сотрудниками на ГПХ, самозанятыми или фрилансерами.

А еще электронные документы не будут занимать место в офисе: вместо стеллажей с папками и тоннами бумаг площади можно будет использовать под что-нибудь полезное.

Сервера LightDoc расположены в России и соответствуют требованиям к организации хранения персональных данных. Проект принял участие в 3-м потоке акселератора Спринт от ФРИИ.

Что вы думаете по поводу такого удаленного подписания кадровых документов? Перевели бы на него свою компанию? Поделитесь в комментариях!