Как компании перевести документооборот в цифру без дорогого ПО, обучения сотрудников и оформления УКЭП

У крупного бизнеса обычно есть электронный документооборот, но ворох бумаг все равно остается — не у всех контрагентов и сотрудников есть УКЭП. В условиях пандемии это особенно неудобно: часть команды на удаленке, с контрагентами и партнерами для подписания документов встречаться небезопасно. Начинаешь жалеть, что не позаботился о полном переходе в цифру раньше. А теперь кажется, что сейчас не время внедрять что-то новое и сложное.

Но можно перейти на электронный документооборот быстро и просто, если внедрить в компании ПЭП — простую электронную подпись. Она позволит законно подписывать большинство документов в электронном виде, бесплатна для подрядчиков и клиентов и подходит для внутреннего документооборота. Расскажем, как работает ПЭП и какие проблемы крупного бизнеса поможет решить.

Простая электронная подпись — это привычные нам пароли и коды доступа по СМС. Когда вы авторизуетесь в приложении банка, заходите в соцсеть или на Госуслуги, получаете посылку на почте по коду — вы пользуетесь ПЭП.

Считается, что доступ к вашему телефону или паролю от аккаунта имеете только вы. Поэтому, если вы вводите код доступа или пароль — ваша личность подтверждается. Обмен документами по электронной почте тоже приравнивается к ПЭП, так как считается, что доступ к личной почте есть только у конкретного человека.

При обмене документами ПЭП формируется в момент подписания, а подтверждением выступает телефон, электронная почта или аккаунт в мессенджере: вы вводите там логин и пароль и таким образом подтверждаете свою личность. Чтобы видимо обозначить, что документ подписан, обычно используют факсимиле — изображение обычной подписи человека. Само по себе это изображение подписью не является — оно становится ей, только если можно четко идентифицировать, кто отправил документ. Например, если договор с факсимиле прислан с электронной почты, указанной в договоре как почта контрагента.

Простая электронная подпись обладает юридической значимостью и приравнивается к собственноручной подписи — это написано в статье 6 63-ФЗ «Об электронной подписи». Чтобы простая подпись имела юридическую силу, о ее использовании нужно договориться — прописать это в договоре или допсоглашении. Например, если прописать: «Акты и приложения можно подписывать с помощью ПЭП», — то обмениваться бумажными оригиналами не понадобится.

Документы можно будет отправлять по электронной почте или в мессенджерах, но эти сервисы не соответствуют параметрам законодательства в сфере безопасности использования электронной подписи. Лучше использовать специальные системы документооборота, например LightDoc. Они удобнее и надежнее:

• Соответствуют требованиям законов: обеспечивают идентификацию пользователей, двухфакторное подтверждение подписи, соблюдение конфиденциальности. Позволяют сразу обозначить взаимное согласие сторон на использование ПЭП. У LightDoc законность подтверждает сертификат, который выдается на каждый документ.
• Можно хранить список всех контрагентов в одном месте и рассылать документы одним кликом нескольким адресатам.
• Документы передаются в зашифрованном виде — получить к ним доступ сложнее, чем к документам в почте или мессенджерах.
• Подпись внутри системы можно ставить автоматически — не нужно отдельно открывать документ в редакторе PDF и добавлять факсимиле.
• У LightDoc есть мобильное приложение на Android (и на iOS в разработке) — документы можно подписывать со смартфона.

Для примера — вот как выглядит подписание документа в системе LightDoc:

По закону ПЭП нельзя подписывать некоторые документы, например трудовой договор или УПД при передаче маркированных товаров. Но 90% документооборота большинства компаний — это другие процессы, и с ними ПЭП может помочь. Расскажем, с какими именно и как.

У большинства крупных компаний есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для взаимодействий с налоговой, участия в торгах или торговли маркированным товаром. С помощью этой УКЭП можно подписывать и другие документы, например договоры на оказание услуг, акты и приложения. Но так практически никто не делает.

Почему УКЭП не помогает перевести всю работу с контрагентами в цифру. У подрядчиков и клиентов, особенно фрилансеров-ИП, самозанятых и физлиц, УКЭП часто нет. И оформлять ее они не будут — слишком сложно и дорого. Приходится обмениваться бумажными документами: тратить деньги на распечатку и курьерскую доставку, ждать бумаги по несколько дней, хранить их отдельно от основного документооборота. Особенно неудобно, если нужно быстро подписать какое-нибудь допсоглашение, без которого нельзя начать работы: это может затянуться на несколько дней.

Как поможет ПЭП. Простая электронная подпись позволяет подписывать договоры, приложения, акты и допсоглашения без оформления УКЭП. Вот как это работает на примере LightDoc:

• Вы формируете нужный документ, согласовываете его с контрагентом.
• Загружаете документ в приложение LightDoc на компьютере или смартфоне и подписываете. Указываете электронную почту контрагента, на которую нужно отправить документ.
• Контрагенту приходит ссылка на регистрацию в сервисе LightDoc. Он регистрируется с помощью паспорта — это бесплатно.
• Контрагент подписывает документ. Может сделать это как с ПК, так и со смартфона.
• Подписанный документ автоматически возвращается к вам — его можно посмотреть внутри приложения LightDoc. Сделка скреплена официально, можно приступать к работе. У каждого участника остается копия с подписями и сертификатом юридической значимости.

Подписанный документ можно загрузить в вашу систему документооборота либо бухгалтерии (например, 1С) вручную или с помощью API. Хранить его распечатанным отдельно не нужно.

Все это занимает меньше пяти минут, а стоит для вас от 10 до 30 ₽ за документ. Для примера отправка одного документа с курьером может стоить от 250 ₽. А еще есть затраты на бумагу, дополнительную работу бухгалтеров и секретарей — если их учесть, получится, что ПЭП сэкономит вам сотни рублей на одном документе.

Поскольку контрагенту не нужно никуда идти, ничего оформлять и ничего платить, он точно согласится подписать документ таким способом.

Есть исключение: ПЭП нельзя подписывать счета-фактуры и УПД с НДС. Но это другая тема и для этого все компании уже используют УКЭП.

Внутри большой компании постоянно нужно подписывать разные документы: учетные формы, личные дела, штатные расписания, должностные инструкции и приказы. Обычно все это делают на бумаге, даже когда в компании есть УКЭП и ЭДО.

Почему УКЭП не помогает перевести весь кадровый документооборот в цифру. Казалось бы, УКЭП есть, контрагенты в работе не участвуют, — можно перевести кадровые бумаги в ЭДО. Но есть две проблемы:

• Обычно УКЭП одна или две на всю компанию. Бухгалтер, кадровик или рядовой сотрудник не может подписывать документы с ее помощью. Оформлять УКЭП каждому сотруднику слишком дорого — она стоит от 3 500 ₽ и требует обновления раз в год.
• Для работы с УКЭП нужны специальные программы и плагины. Не получится подписать документ с любого ноутбука или смартфона.

Поэтому, даже когда в компании есть ЭДО, кадровый документооборот все равно ведут по старинке: носят бумаги между этажами, а удаленным сотрудникам и в филиалы отправляют курьерами или почтой.

Как поможет ПЭП. По закону с помощью ПЭП можно подписывать кадровые документы двух типов:

• Документы для учета рабочего времени.
• Организационно-распорядительную документацию: графики отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу.

Это самые массовые категории, они составляют примерно 80% кадрового документооборота. В LightDoc их подписание происходит так:

• Внутри одного корпоративного аккаунта LightDoc создается несколько аккаунтов для разных сотрудников. Все они будут пользоваться подпиской компании и смогут обмениваться документами между собой.
• Руководитель или кадровик формирует нужный документ, загружает его в систему и сразу же подписывает. УКЭП ему для этого не нужна.
• Документ отправляется сотруднику по электронной почте.
• Сотрудник открывает его, например, со смартфона, и сразу подписывает. Он за это не платит.
• Документ возвращается назад, и его можно загрузить в систему ЭДО.

Но есть документы, которые пока что только ПЭП подписывать нельзя: трудовой договор и допсоглашения к нему, личные дела и личные карточки работников. С марта по ноябрь 2021 года Минтруд проводит эксперимент по переводу кадрового документооборота в цифру: специально отобранные министерством организации отрабатывали технологии использования электронных документов.

В 2022 году Госдума должна окончательно принять закон, который разрешит связку «УКЭП + ПЭП» — компания подписывает документ усиленной подписью, а сотрудник — простой. Но пока это не работает и некоторые кадровые документы все равно придется подписывать на бумаге.

LightDoc сейчас внедряет интеграцию с УКЭП: когда закон примут, можно будет подписывать 100% кадровых документов в цифре.

Акты, распоряжения, приказы, проекты на подпись — все это печатают, отправляют разным сотрудникам, пересылают в другие офисы с курьерами, хранят в отдельных архивах. И это при том, что у фирмы есть ЭДО.

Почему УКЭП не помогает перевести весь внутренний документооборот в цифру. Тут все как с кадровым документооборотом — каждому ответственному сотруднику УКЭП не сделаешь, у него может не быть доступа к служебному компьютеру, а еще он может уволиться, Поэтому принято работать по старинке.

Как поможет ПЭП. С помощью ПЭП можно подписывать любые внутренние документы: наряды-задания, маршрутные листы, накладные, нормативные акты, заявления, инструкции, казначейские документы, согласования закупок. Никаких ограничений нет. Все происходит по стандартной схеме: документ загружают в систему и подписывают.

В LightDoc есть несколько инструментов, которые облегчают внутренний документооборот:

• Документ можно сформировать и отправить не подписывая. Например, если где-то нужна подпись руководителя, а документ готовит другой человек.
• Все интуитивно понятно — с документом можно ознакомиться и сразу подписать его на одной странице, не нужно ничего дополнительно загружать. Справится даже человек, который не разбирается в технике и сложных программах.
• Можно отправить документ с бесконечной цепочкой согласования — чтобы каждый в очереди его просматривал, подписывал и отправлял на согласование и подписание дальше.
• Можно сохранить типовой маршрут подписания для дальнейшего использования, если документы должны проходить одинаковую цепочку согласования.
• Сотруднику можно ограничить права в системе: просматривать и подписывать документы он сможет, а вот удалять и добавлять других сотрудников — нет.

За ПЭП будущее, и в связке с УКЭП она может помочь компаниям полностью избавиться от бумажных документов. Но пока эта тема для многих в России непривычная и электронная подпись вызывает недоверие. Так что, если остались вопросы про простую электронную подпись — задавайте в комментарии, мы ответим и поможем разобраться в сложных и непонятных моментах.