Еженедельные отчеты клиентам. Как писать, чтобы держать руку на пульсе. Регламенты работы организации от Пиробайта

Всем привет, меня зовут Саша Комбаров, я CEO в Пиробайт. Мы настоящие продуктовые разработчики для фудтех, медтех и автотех. Мы создали бота, который делится регламентами, которые полезны и агентской, и клиентской стороне. Сегодня расскажем про еженедельный отчет.

Еженедельный отчет клиенту — это письмо в котором указано:

· что было сделано за прошлую неделю;

· какие планы на текущую неделю;

· вопросы и возможные проблемы на проекте;

· дедлайны и наши договоренности.

Отправляем, как понятно из названия, каждую неделю.

Клиенты помимо проекта занимаются дополнительной деятельностью либо ведут несколько проектов сразу, в общем — заняты. Данный отчет позволяет «сверить часы», понять, что происходит на проекте без дополнительного пингования нашего менеджера, особенно когда все вопросы согласованы и не требуют обсуждений.

Чтобы и клиенту, и нам было проще ориентироваться в отчете, мы составляем его по определенной структуре — она едина на протяжении всего проекта.

Сейчас я уже не веду проекты и, соответственно, такие отчеты не отправляю. Проджект-менеджеры ставят меня в копию еженедельного отчета клиенту, чтобы я со стороны агентства мог контролировать процесс и направлять его в нужное русло. А ниже наши правила написания отчета.

• Отчет отправляется email клиента из договора и всем заинтересованным лицам;
• Отчет отправляется менеджером проекта каждый понедельник в первой половине дня;
• В копию ставится руководитель отдела разработки и генеральный директор;
• Отчет разбивается на несколько блоков: Учет выработки, Дедлайн этапа, Сделано на прошлой неделе, Делаем на этой неделе, Вопросы/Проблемы, Необходимые документы;
• Для пункта «Сделано на прошлой неделе» бери перечень задач из предыдущего отчета и отмечай, что сделано, а где возникли проблемы;
• Если есть ссылки на материалы (Figma, DEV), прикрепляй к пунктам, чтобы клиент мог увидеть результаты работы;
• Если какая-то задача не выполнена, пропиши напротив нее причину, что произошло и что мы предпримем;
• Расписывай список работ, которые будешь выполнять на этой неделе. Не просто «Дизайн», а: «Дизайн страниц: Контакты; Оформление заказа» и тд;
• Если произошло смещение сроков, то нужно обосновать это и нужно прикрепить к письму скорректированный график работ;
• Если дата дедлайна сдвигается, то пишем в отчете изначальную дату, красим ее в желтый и дальше пишем, что дедлайн сдвигается на такую-то дату и пишем почему он сдвинулся;
• Пиши статус по затраченному времени за неделю и за отчетный период. Прикрепляй таблицу с учетом;
• Задавай вопросы и подсвечивай проблемы в отдельных блоках;
• Запрашивай необходимые документы (приложения, акты) в отдельном блоке.

Соблюдайте эти правила и тогда клиент будет доволен, а вы превосходны!

Заходите в бот, получайте регламенты и внедряйте их!

Вы спросите, а зачем мне все это?

Во-первых, я хочу прошерстить все наши документы, проверить, что надо актуализировать, что уже неактуально, а какие процессы уже созрели для регламентов. Какими можно поделиться – делюсь.

Во-вторых, я живу с мыслью, что когда отдаешь — получаешь вдвойне. Частью регламентов делился в других публикациях и в личку пришло много новых интересных людей.

Если у вас есть задача разработать сайт или мобильное приложение, то напишите в Телеграм, мы это обсудим: https://t.me/sashadzen

Посмотреть кейсы и узнать больше про Пиробайт: https://vk.cc/cuglQZ

Партнерская программа, где мы платим от 10 000 до 200 000 рублей за контакты тех, кому нужен дизайн или разработка: https://vk.cc/cuglXT

Телеграм-канал Саши Комбарова про управление агентством, проектами, людьми: https://t.me/sasha_kombarov

Телеграм-бот, который бесплатно выдает чек-листы, памятки и регламенты по управлению, маркетингу, аналитике, дизайну и разработке: https://t.me/regulations_pyro_bot