Собираем пазл. Как уйти от бумаги, рутины и ручного труда в HR-процессах

Рынок решений для автоматизации бизнес-процессов в HR-cфере быстрорастущий и активный. Новые востребованные сервисы появляются каждый год, привлекая пользователей простотой и удобством. Драйверами развития становятся жесткая конкуренция за кадры, гибридный или удаленный формат работы, территориальная распределенность офисов и поддержка со стороны законодательства. В этой статье расскажем, какие этапы в HR-цикле можно автоматизировать и можно ли полностью перевести в «цифру» все процессы работы с персоналом.

Привет, я – Дарья Колотова, лидер HRtech-направления R‑Style Softlab. Сегодня расскажу, какие процессы в сфере управления персоналом можно автоматизировать и какие для этого есть сервисы на рынке.

Сначала немного теории. Когда мы говорим о цифровизации сферы управления персоналом, то чаще всего имеем в виду комплекс решений для автоматизации управления человеческими ресурсами, работы отдела кадров и бухгалтерии, а также обеспечения всесторонней коммуникации для работников. Весь комплекс этих направлений складывается в HRM (HRMS, Human Resource Management System (англ.) — система управления кадрами). То есть cистему необходимого инструментария для организации процесса управления человеческими ресурсами: выявление потребности в персонале, подбор, онбординг и адаптация, оценка и развитие, мотивация и обучение. Решения могут быть точечными, снимающими потребность в автоматизации одного процесса в компании (например, оформление командировки) или системными, с полной оцифровкой всего HR-цикла. HR-автоматизация открывает новые возможности для всей компании.

Например, кадровый электронный документооборот экономит время HR-cпециалистов, упрощает работу с персоналом, экономит время и затраты на курьерскую доставку, а также помогает компании работать по зеленой повестке, карьерный сайт - расширяет воронку найма и уменьшает стоимость привлечения кандидата, а омниканальная HR-платформа на базе мессенджера помогает HR-специалистам доносить до сотрудников и соискателей важную для компании информацию, собирать обратную связь, а также перенести однотипные вопросы в чат-бота.

Но обо всем по-порядку. Перечислю существующие тренды на рынке HR-автоматизации.

1. Импортозамещение. Компаниям требуется переход на отечественное ПО без потери данных и с сохранением пользовательских сценариев.

2. Безопасность. Решения должны иметь возможность развертывания в закрытом контуре заказчика. Кроме этого, при подборе программы важно проверить ПО на соответствие требованиям закона о защите персональных данных.

3. Удобство и мобильность. Сотрудники должны иметь возможность в любой момент воспользоваться сервисами без привязки к компьютеру: уточнить необходимую информацию, подать заявку в структурное подразделение и т.д.

4. Искусственный интеллект. Восходящий тренд последнего времени. Позволяет автоматизировать HR-процессы и сократить затрачиваемое сотрудником время на обработку запроса. Например, ИИ можно подключить для первичного скоринга резюме, ответов по базе знаний, оценке показателей эффективности сотрудников.

5. Комплексные интеграционные решения. Гибкие интеграции дают возможность автоматизировать HR-цикл, сохранив при этом уже существующее в компании ПО, подбирать замену которому нет необходимости.

6. HR-аналитика командной работы. Все больше компаний и руководителей оценивают и замеряют эффективность не отдельно взятого сотрудника, а отдела или команды в целом. Даже при найме финальное собеседование проводится с командой, чтобы понять, смогут ли люди эффективно работать вместе.

Благодаря HR-инструментам можно освободить сотрудников от рутинных задач и направить их работу на более важные поручения. HR- автоматизация позволяет экономить время сотрудников, затраты на бумагу и доставку документов, минимизировать риск утери документов и человеческий фактор. Все процессы становятся быстрее, проще и удобнее.

Перечислю некоторые популярные инструменты HR-автоматизации и возможности их применения:

· Чат-боты и голосовые помощники. Их можно использовать для поиска резюме, скрининга кандидатов, онлайн-интервью; обращения сотрудников в структурные подразделения компании; сбора и анализа данных о сотрудниках.

· LMS-системы. Внедряются для обучения и оценки сотрудников, проведения опросов и тренингов.

· Корпоративный портал. Используется для повышения вовлеченности, мотивации и сбора обратной связи сотрудников; отслеживания статусов и сроков задач; публикации корпоративных новостей и формирования единой базы знаний.

· Кадровый ЭДО. Требуется для формирования, согласования и подписание кадровых документов; ведения электронного архива документов.

· HCM- и HRM-системы. Здесь мы управляем талантами, планируем карьерное развитие; прогнозируем кадровые риски и занимаемся оценкой эффективности HR-программ.

· HR-платформы полного цикла. Большой мир цифрового HR. Позволяют вести сотрудника на всем пути работы в компании; подключать автоматизированные новостные рассылки и опросы; проводить сквозную аналитику по всем HR-процессам компании.

Несколько примеров от вендоров на российском рынке.

Рекрутмент

Хантфлоу: облачная CRM для управления наймом персонала. Ее фокус - организация подбора персонала на всех его этапах. Система позволяет автоматизировать всю рутину и сфокусировать рекрутеров на действительно важных задачах, а также закрывать больше вакансий за меньшее время.

Управление дистанционным обучением

Mirapolis LMS: внедряет современные системы управления дистанционным обучением. Цель - организовать мультиформатное обучение, сформировать базу знаний и развивать компетенции сотрудников.

КЭДО

HR-link: разрабатывает системы кадрового электронного документооборота. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери данных.

Kit Bot

Омниканальная HR-платформа с элементами Искусственного интеллекта. Решение можно развернуть внутри любого мессенджера (например, Telegram, Express). Это позволяет сотрудникам проходить обучение, запрашивать документы, изучать информацию о компании с любого устройства.

Mirapolis HCM

Единое решение для всех процессов управления человеческим капиталом, которое позволяет построить сквозные процессы управления человеческим капиталом компании, управлять развитием сотрудников с момента найма и на протяжении всей жизни в компании и всеми HR-процессами из одной системы.

Как проводить HR-трансформацию

При внедрении новых HR- инструментов многие руководители беспокоятся по поводу адаптации персонала. Оптимально этот процесс проводить постепенно: плавно переходить на новые решения, поэтапно включать в работу разные отделы. Это позволит не только уделить внимание потребностям каждого подразделения, но и параллельно обеспечить равномерное развитие системы.

25 апреля на площадке R-Style Softlab прошел вебинар «‎Революция в управлении персоналом: как HR-автоматизация помогает бизнесу расти». Получить материалы спикеров можно по ссылке, а посмотреть, какие задачи мы помогаем решать 一 на нашем сайте.