Лист бумаги, матрица Эйзенхауэра или таск-трекеры: опыт синьора из «Майкрософта»

Меня зовут Станислав Беляев, Senior Engineering Manager в Microsoft. Я 12 лет в менеджерстве и передаю опыт студентам курсов по менеджменту в Практикуме.

Я работал в средних аутсорс-компаниях, в крупных продуктовых (СКБ «Контур», «Точка») и очень крупных (Microsoft) компаниях. Каждая компания уникальна в своей культуре работы, и нужно уметь встраиваться в эту культуру или уходить. Во всех компаниях сотрудники задаются вопросами: я эффективен тут? Могу ли я здесь добиваться своих целей? Делаю ли я это эффективно? Это приводит к попытке упорядочить поток задач, которые есть.

Инструментов для трекинга своей и командной работы бесчисленное множество. В этой статье расскажу о тех инструментах и практиках, которые использую я для оценки своей эффективности.

Важнее инструмента ответить на вопрос — Зачем или Для чего вам необходимо упорядочить личное планирование? Попробуйте задать вопросы и дать себе ответ на них, возможно, будет что-то вроде:

• Хочу успевать делать всё, что запланировал.
• Хочу иметь больше свободного времени.
• Хочу быть более продуктивным.
• Хочу, чтобы меня заметили и повысили (как эффективного менеджера).

Исходя из ответов на вопрос, вы выбираете методы их достижения. Возможно, чтобы получить больше свободного времени, нужно сменить работу, а не эффективнее тратить время в течение дня. Или же, чтобы быть продуктивным — сместить фокус с рутинных задач на те, которые соответствуют вашей цели. Но важно честно ответить себе на этот вопрос.

Если вы всё ещё видите необходимость оптимально тратить время в течение дня, то можно глянуть на причины, что вам мешает. Здесь причин может быть много:

• Не умею говорить «нет» всем входящим задачам / просьбам.
• Самые сложные задачи откладываю на конец дня и переношу их на следующий день, потому что нет сил вернуться к ним.
• Много задач, которые не приводят к результату (цели, которую вы поставили изначально).
• Слишком мелкие и разносторонние задачи, и много времени тратится на переключение контекста.

В то же время если вы справились с планированием вашего расписания, то есть ещё категория задач, которые вы не можете предсказать, — задачи, которые входят без стука.

В работе менеджера это неизбежно. Взяв ответственность за других людей, за команду, вы отдаёте им часть вашего времени. Поэтому всегда будут задачи, которых вы не ждёте и не планировали. Что-то нужно вашему руководству или заказчику от вашей команды. Вы — точка входа в команду, и вы не можете это предсказать. Это нужно принять и уметь правильно реагировать. Как действовать и относиться к потоку незапланированных задач?

Одна из тактик основана на известном методе матрица Эйзенхауэра. Не буду рассказывать о принципах, но обратите внимание на задачи, которые «не важные» и «не срочные». Вероятно, это позволит не захламлять ваш фокус такими задачами.

Бывает, когда команда не способна принимать решения и требует участия менеджера, даже когда явно оно не нужно. Тут два варианта: или вам досталась такая команда, или вы хотите, чтобы так было. Не буду рассматривать вариант, когда вы хотите чувствовать себя важным. К сожалению, матрица Эйзенхауэра здесь уже не поможет. Со вторым вариантом можно поработать. Если хотите освободить себя от этого:

• Не реагируйте мгновенно на подобные запросы — дайте время команде самостоятельно решить проблему. Вероятно, они с ней справятся.
• Верните задачу обратно вопросом: «Есть идеи, как ты бы мог решить эту проблему?»

Подобная ситуация отлично обыграна в Симуляторе тимлида — попробуйте выиграть свободное время в такой ситуации.

И что немаловажно в этой ситуации — если сегодня появилась новая задача, придётся убрать другую из запланированного. Ведь ёмкость рабочего дня не изменилась — всё те же 8—9—12 часов. Если задача поступила от руководителей, можно упростить себе процесс приоритизации и задать встречный вопрос: «Если эту задачу нужно выполнить сегодня, то что я могу сделать в другой день А или Б?» Может быть, сработает в вашем случае :)

Чтобы не превращать задачу в срочную и важную в самый неподходящий момент, зафиксируйте её, запишите. Или же в день, когда у этой задачи будет срок, утром вы обнаружите, что она не нужна, и просто-напросто удалите из календаря. Теперь мы подошли к инструментам управлениями задач, а именно — вопросу «как».

Все мы начинали с листа бумаги…

Моё мнение: не важно, каким именно инструментом планирования пользоваться. Представим, вы проработали понимание задач, их приоритетность, и понимаете, зачем, что и как нужно делать. В своё время у меня инструментом был лист бумаги, свёрнутый пополам (одного листа хватало на 4 дня). Лимит был — одна половина. Закончилось место — закончились задачи на этот день.

Этот инструмент — рабочий, 5 лет он помогал мне планировать свой день. Самое приятное ощущение — зачеркнуть выполненную задачу. Наглядно видно, что запланировано и что сделано. Тем не менее существенный недостаток — листы для планирования нужно носить с собой. В телефон не скопируешь. Об этом дальше.

Моя первая выполненная задача датируется 2017 годом в этом приложении.

Много времени мне потребовалось на то, чтобы заменить мои листы бумаги на ToDoist, в конечном итоге — получилось, потому что:

• горячими клавишами можно мгновенно добавить задачу, указать проект и срок;
• оно кросс-платформенное (то, чего не хватало листу бумаги);
• видно количество задач на сегодня (не более 8—10 задач в день), как планируемых к выполнению, так и выполненных (рефлексия в конце дня);
• возможность устанавливать длительность задачи;
• интеграция с календарями, чем я, правда, не пользуюсь;
• использование совместных списков — командных или семейных;
• выделение задач на сегодня и на следующие дни: обратите внимание, у меня на сегодня 12 задач;
• расстановка приоритетов, в том числе по матрице Эйзенхауэра.

Можно использовать любой другой инструмент для этого. Microsoft To Do или Apple Notes тоже популярны, но не имеют всех возможностей, которые нужны мне.

Бывает, когда планирование перестаёт работать. Но об этом в конце статьи.

Полезной практике меня научил ToDoist. Каждый раз, когда в конце дня у меня остаётся невыполненная задача, я переношу её на следующий день и понижаю приоритет. После третьего переноса задача оказывается в «не важно и не срочно», что означает — она не нужна. К этому моменту уже происходит осознание, что эту задачу можно удалить :)

В 2010 году я был сильно озабочен объёмом времени, которое я тратил на социальные сети. Я поставил себе цель: не более 2 часов в день, поскольку это уже переходило в зависимость. Для этого мне требовалось отслеживать фактические временные затраты. В результате установил эту утилиту и забыл. Вспоминаю, когда хочу убедиться, что я не трачу время бесполезно.

Утилита умеет:

• отслеживать ваше активное окно за компьютером в текущий момент времени;
• распределять активные приложения по категориям: работа в MS Outlook — высокоэффективная деятельность, а вот страница vk.com разрушительна для продуктивности;
• строить статистику за последние 3 месяца в бесплатной версии и за всё время в платной;
• рассчитывать коэффициент продуктивности, основанный на затраченном времени в той или иной системе;
• помогать постановке целей (например, меньше 2 часов в день в соцсетях).

Ценность RescueTime возрастает с каждым месяцем использования, поскольку это даёт возможность видеть тренды. Например, сейчас я вижу, что моя эффективность с годами не меняется (она держится в районе 64 единиц, в среднем по году).

Нашёл, что этой утилитой я пользуюсь с апреля 2017 года, но в 2023 году мои данные удалили из-за неактивности :( Тем не менее суть Toggl Track — осознанный трекинг вашего времени. С разделением на проекты и задачи. В сравнении с RescueTime здесь дополнительно можно указывать, что вы делали офлайн, — проводили встречу и с кем, уточнять, что именно вы делали в MS Word, — писали или делали ревью документа.

Утилита направлена именно на вашу осознанность и работает только тогда, когда вы понимаете, зачем вы её используете. Моей мотивацией было всё так же найти ответ на вопрос: «Сколько времени я трачу на рабочие и нерабочие активности?» К примеру, рабочими я считаю встречи, а нерабочими — листание ленты соцсетей.

Фишки приложения Toggl Track:

• Кросс-платформенное. Запустили таймер на компьютере, отключили с телефона.
• Редактирование активностей — вдруг вы забыли остановить или начать таймер.
• Можно делить время между различными проектами и типами активностей: встречами, чтением, документацией.
• Если вы фрилансер, оно помогает ещё и время в деньгах измерять, разделять между клиентами.

Утилита помогает найти инсайты:

• Сколько времени вы тратите на ту или иную активность?
• Сколько в день вы реально тратите минут или часов на разбор почты или чатов?
• Сколько времени вы встречаетесь с заказчиками, сколько с командой?
• Сколько времени вы работаете, а сколько времени у вас тратится на переключение контекста из-за незапланированных задач?

Максимальное время, которое я регистрировал за 1 неделю, — это 36 часов, с учётом активностей во внерабочее время. Обычная ситуация, когда полезной активности в неделю у меня было 20—25 часов. Когда видишь такие цифры — как минимум успокаиваешь себя, получаешь подтверждение — работая менеджером, не достичь 100% эффективности в течение рабочего дня. В лучшем случае 6 часов в день сфокусированного времени.

И если смотреть в перспективе года: чётко прослеживаются периоды взлётов продуктивности и падения. Заметны дни, когда я наиболее продуктивен, когда наименее. В летний и зимний кварталы — я расслаблен. Есть отдельные дни, когда у меня «провал» в продуктивности. Но в среднем по году продуктивность не меняется: оценка 64 по версии RescueTime постоянна для меня. Даже ковидный 2020-й не сказался на эффективности, лишь отдельные периоды падения и роста.

Важнее то, как вы себя чувствуете в конце дня, а не то, насколько вы видите себя продуктивным. Выбирая инструменты планирования, сфокусируйтесь на ощущениях — что вам подходит, что нет. Какие практики работают, какие — нет. Мои графики показывают, что они принципиально влияют только на то, насколько я себя чувствую. Применение практик и разных инструментов на протяжении жизни не повлияло на то, больше ли я стал работать. Но определённо влияет на то, как я себя чувствую в конце дня или в конце года.

Если вы хотите взять под контроль ваше время, вы начнёте с планирования задач на день, неделю, месяц, квартал и год. Затем вы становитесь увереннее в распределении задач и времени на день. С этой уверенностью практики планирования отойдут на второй план. И это нормально.

Планирование личного дня и анализ трат времени я применяю, только когда чувствую, что я стал неэффективен, — чувствую, а не вижу по цифрам, и активно прокрастинирую. Но так и не выработал постоянную привычку планировать день. Упала ли ценность статьи от этого? :)

Если вы нашли отклик, то можете подписаться на мою рассылку и посмотреть, какие курсы по менеджерству есть в Яндекс Практикуме.