Как мы безболезненно перешли на удаленку: метод эффективной коммуникации с командой

Привет от команды Compleader.

Мы, как и весь бизнес в России, переживаем не самые простые времена. Но все же мы верим, что ситуация внутри компании у нас намного лучше. Почему так?

• Самое важное в нашей компании - это результат. Мы привыкли к тому, что РЕЗУЛЬТАТ для нас ПРЕВЫШЕ ВСЕГО, а значит, мы будем стараться показать результат для наших клиентов хоть из дома, хоть с другого континента, хоть во время эпидемии, хоть во время ликвидации всех магазинов конкурентов. Результат для нас - это деньги, которые получает клиент благодаря нам, и деньги, которые получаем мы.
• Мы не врем. Это значит, что каждый член команды отдает себе отчет в своих действиях, к какому результату они приведут, а если возникает косяк - говорит о нем команде, при этом приходя не только с проблемой, но и с черновым вариантом решения.
• Это означает, что каждый член команды способен брать на себя ответственность в любой ситуации. Каждый готов помогать коллегам во всем, что должно быть сделано (НЕ решать свои задачи к обещанному сроку, потому что остальные на них рассчитывают, и НЕ предлагать свою помощь только в том случае, если на это есть время). Наша команда - это не просто группа индивидуумов, а самоорганизующаяся команда.

В то время, когда все болезненно переживают переход на удаленку, мы стали еще сплоченнее. Удивительно, но если до карантина у нас все еще были остаточные возражения к организации процесса коммуникации внутри команды, то после перехода на удаленку все стало работать как часы.

• Несколько месяцев назад мы полностью перешли к работе по SCRUM. К слову, SCRUM - и Agile- методы обычно работают в среде разработчиков. В нашей проектной команде нет НИ ОДНОГО разработчика. То есть мы просто взяли методологию и подогнали ее под свои нужды.
• Одновременно с внедрением SCRUM мы начали использовать новые для нас инструменты: иерархия (!) досок Trello, Slack, Notion. Мы настроили интеграцию таким образом, что создается единое информационное пространство для всех членов команды.
• Мы описали все процессы, связанные с коммуникацией внутри команды, работой с методологией SCRUM и использованием инструментов (Trello, Slack).

В итоге мы получили команду замотивированных людей, которые с помощью описанных процессов и инструментов смогли с легкостью приспособиться к новому формату коммуникации.

• Диджитал-стратег - он же Product-owner - отвечает за конечный результат, выраженный в маржинальном обороте (его KPI напрямую зависит от того, сколько денег получает компания). Стратег является заказчиком всех задач в проекте.
• Аналитик - тут все просто, человек, который отвечает за сбор и анализ данных по проекту;
• Аккаунт-менеджер - человек-проводник между проектной командой и клиентом;
• Контекстолог, таргетолог, SEO-специалист, специалисты по коммуникационным продуктам (SMM, Яндекс.Дзен, YouTube и др.) и их ассистенты - узкие специалисты, которые "руками" делают результат, выраженный в лидах / продажах / обороте.
• Методолог - SCRUM -мастер - присутствие этого человека кратно увеличивает шансы верного заполнения бэклога и вовремя оконченной встречи, цель которой была достигнута :)

Безусловно, у нас, как и в любом агентстве есть отделы, внутри которых также существует коммуникация, которой нужно управлять:

• Коммерция: сейлы и акаунт-менеджеры
• Производство:
  Аналитики
  SEO-специалисты
  Контекстологи и их ассистенты
  Таргетологи и их ассистенты
  Диджитал-стратеги
  Отдел коммуникационных продуктов

Перед нами стояла задача организовать работу таким образом, чтобы коммуникация внутри проекта и внутри отделов сохранялась, при этом не пересекалась.

Каждая из досок в итоге имела свою структуру. Например, General-доска проекта

Все задачи оформлены в карточках Trello по определенному шаблону:

В Compleader даже принято по единому шаблону отписывать итоговый или промежуточный результат выполнения задачи. Он выглядит примерно так:

• Предыстория: что делали и почему,
• Главный вывод: что получили по результатам,
• Конкретный следующий шаг,
• Если требуется перепроверка или следующий шаг предполагает участие другого члена команды, тегаем его,
• Ссылка на документ / скриншот, подтверждающий слова комментатора

Есть также каналы, в которых происходит коммуникация всех Complead'овцев: флудилка, канал с объявлениями, канал с уведомлениями и обновлениями в методологии.

Больно и долго :D

На самом деле, достаточно было провести 3 общекомандных встречи, на которых постепенно вводились новые элементы методологии. Очень важным моментом оказалась минимизация использования англицизмов и вообще иностранной терминологии из SCRUM.

После введения определенных элементов методологии команда уходила на оформление текущих задач / самостоятельного изучения инструмента, после чего методолог на протяжении 2-3 недель тщательно контролировал и проверял за каждым членом команды исполняемость новых правил. Спустя 3 недели к нарушителям применяли меры финансовой мотивации, короче, лишали премии (у нас есть отдельный пункт в положении о мотивации, который называется "премия за безупречность". Нарушитель был небезупречен и осознавал это, поэтому негатива это не вызывало).

Мы прошли весь холм изменений, и это дало свои плоды: переход на удаленку произошел крайне органично, но мы все равно все скучаем друг по другу и надеемся, что это все скоро кончится.

Мы готовы помогать другим продуктовым командам, которые несмотря ни на что стараются остаться на плаву. Заходите на наш сайт, где подробнее узнаете о том, как мы можем друг другу помочь.