Как сказали бы предприниматели со стажем, любой бизнес взлетает при определенном стечении обстоятельств. Для электронного документооборота таким стечением обстоятельств, похоже, может стать пандемия коронавируса и связанная с ней самоизоляция. Онлайн-процессы, которые еще недавно отвергало наше консервативное полушарие головного мозга, получили новый толчок, новое звучание. Но обмениваться документами через специальные сервисы – это еще полдела. Заключить сделку полностью в цифровом виде – вот новая реальность.
ЭДО – это возможность в любое время суток из любой точки мира посмотреть условия договора, уточнить график платежей, внести исправления или дополнить информацию в других документах, не отвлекая бухгалтера или специалистов контрагента. Подписанный в электронном виде при помощи ЭЦП (электронная цифровая подпись) документ невозможно ни потерять, ни испортить, причем клиенту всегда доступны не только договор, но и все сопутствующие сделке документы (согласие на обработку персональных данных, договоры поручительства и пр.).
В полной мере преимущества ЭДО оценили в компании «Гранд Транспортер», которая давно использует электронный документооборот в работе с теми контрагентами, у которых тоже есть цифровая подпись. Есть даже опыт заключения полностью цифровых лизинговых сделок.
Для заключения сделки в бумажном виде вам потребуется три-четыре дня в лучшем случае: подготовка и согласование документов, их передача, подписание, внесение аванса по договору – все это занимает время. В случае же с электронным документооборотом на все уходит один рабочий день, поскольку ко всем документам и платежам по сделке имеют одновременно доступ уполномоченные лица обеих сторон.
Период фобий перед новым и неизведанным мы прошли несколько лет назад. С тех пор для подписания отчетностей и различного рода бумаг используются цифровые сервисы. Хотя, разумеется, бухгалтерия долго сопротивлялась: что, если нужно будет что-то подправить или документ потеряется/сотрутся? Но когда ей постепенно стало понятно, что необходимые файлы легко загружаются в систему, в которой их можно редактировать, переподписывать и отзывать при необходимости, все встало на свои места.
Что еще не до конца совершенно, так это то, что транспортное средство пока не может по закону перемещаться без документов. Для этого представитель лизинговой компании должен встретиться (впервые!) с клиентом в автосалоне, чтобы передать оригиналы. Они же потребуются позже для постановки транспортного средства на учет в ГИБДД. Или, скажем, для установки дополнительного оборудования на технику некоторые поставщики могут потребовать бумажный оригинал договора (мы, впрочем, обходимся сканами).
Последние три года мы осуществляем постепенный переход от прямой аренды транспорта для ведения бизнеса к его приобретению посредством лизинга как наиболее удобного и выгодного способа обновить/пополнить автопарк, не отвлекая серьезных оборотных средств. Дело в том, что транспортники, как одно из звеньев в цепочке по пути товара от производства до потребления, очень чутко ощущают на себе любые колебания в экономике. И во время пандемии, когда оборотные средства уходят на поддержание бизнеса на плаву, мы в очередной раз получили подтверждение верности избранной стратегии.
Комментарий недоступен
А согласование договора в формате "либо подписывайте этот, либо идите лесом".
Добрый день. Наш стартап как раз занимается разработкой сервиса для онлайн сделок. Напишите в личку, если интересно.