Саммари про удаленку

Удалённая работа одна из самых обсуждаемых тем в последние месяцы. И если раньше таким подходом в организации работы интересовались менеджеры и стартаперы, то сейчас эта тема коснулась всех. Даже Гудков с Ургантом песню выпустили, где удаленке посвятили несколько строк: «Вся работенка — на удаленке».

Посмотрите как скакнул график запросов со словом удаленка (скрин яндекса). Даже на vс.ru, вбив в поиск «удаленка» я насчитал больше 20 публикаций за последние 3 месяца.

Мы в BossClass, в период режима самоизоляции и карантинов, также перешли на удаленку, и я, как руководитель компании, начал читать множество статей на тему управления командой на удаленке.

Очень многое дублировалось, повторялось или просто пересказывалось.

Поэтому, если хотите сэкономить время, читайте мой саммари. Здесь главное, что Вам нужно знать про «удаленный менеджмент».

Чтобы избежать ошибок в формулировках сразу обозначим, что:

- если Ваши сотрудники находятся вне офиса и работают исключительно на территории, которая не относится к компании (не принадлежит компании или не арендуется компанией), тогда это правильно называть «управление удаленным сотрудниками» или «дистанционное управление»; - если у Вас часть сотрудников в офисе (даже если офис в другом городе или стране), а часть сотрудников работают в местах, которыми компания не управляет, то это управление распределенными командами;

По сути для этих двух случаев все механизмы и инструменты применимы, за исключением того, что в формате управления распределенными командами Вы влияете на рабочий график, атмосферу и организацию рабочего пространства.

Удалённая же работа - это исполнение любой работы, которая не связана с присутствием в офисе компании и предполагает самостоятельную организацию рабочего пространства или самостоятельное управление рабочим пространством и чаще всего графиком.

Удалённая работа - не новшество. Космонавты, пожалуй, тоже работают на удаленке)

Законодательно понятие «дистанционная или удалённая работа» не отрегулировано в достаточной мере. Но процесс уже запущен. Информация по законопроекту по ссылке

Менеджмент в дистанционном формате требует хорошей организации рабочего пространства, ИТ инфраструктуры, бизнес-процессов по управлению персоналом и самоорганизации каждого сотрудника в отдельности.

Удаленка сразу показывает все слабые места в компании - рвёт там, где тонко. И если хаос-менеджмент (чайка менеджмент) хоть как-то выживал в офисе благодаря гипер-энергии собственника или руководителя или лояльных сотрудников, то на удаленке это все не работают. И результаты летят вниз.
Управление сотрудниками на удаленке или управление распределенными командами подчиняются тем же правилам, инструментам и техникам менеджмента. То есть базово остаётся все также, просто требуется небольшая адаптация бизнес-процессов и подходов. Например важно понимать, что сотрудник может быть не на месте, не готов к созвону, даже если режим рабочего времени. Планирование - неотъемлемая часть управления на удаленке.

Современная компания без ИТ программ управления проектами и задачами, CRM, облачных хранилищ и подобных решений в обычном режиме имеет ряд трудностей, не так мобильна, но работать может. На удаленке без них - невозможно. Вот список минимальных и бесплатных решений, которые можно развернуть самостоятельно и которые упростят управление:

• Trello - доска для управления проектами и задачами.
• Битрикс 24 - сервис управлениями задачами, делами, CRM, социальная сеть компании.
• Dropbox - облачное хранилище. Самый большой набор инструментов.
• Google Drive - Конкурент Dropbox.
• Яндекс.Диск - облачное хранилище, меньше функционала, зато больше свободного места.
• Google документы - офисный пакет программ, который работает в онлайн. Удобно и бесплатно.
• Slack - корпоративный мессенджер.
• Zoom - конференц связь.
• Adobe Fill&Sign - электронная подпись документов.
• Docusign - электронная и цифровая подпись документов.
• Google Calendar. - облачный календарь для всей команды.

К сожалению, не каждый сотрудник обладает кабинетом или отдельной комнатой в доме или в квартире, где мог бы спокойно и комфортно работать. Сложно приходится тем, у кого жилищные трудности не позволяют организовать себе рабочее пространство. Эффективность падает, эмоциональное напряжение растёт. Руководитель тоже должен закладывать эти риски и пытаться как-то решить проблему.

В одной из своих книг, известный российский психиатр Андрей Курпатов, написал, что не стоит вешать ярлыки на личность человека. Все зависит от конкретной ситуации и обстоятельств, в которых находится человек. И если в офисе сотрудник был продуктивен, потому что находился в «системе», то в домашних условиях ситуация может вполне измениться. И тут как раз проверяется - насколько развита у человека ответственность, осознанность и понимание своей роли и своих задач.

В большинстве статей, где рассказывался опыт перехода на удаленку отмечалось, что руководителям приходилось больше следить за KPI, больше тратить времени на контроль операционных задач и процессов. При этом руководители отмечали, что без более тщательного контроля продуктивность снижалась, а сотрудники, в свою очередь, говорили обратное. Но я больше верю руководителям, так как они смотрят на показатели и результаты, а сотрудники, чаще всего на процесс.

Вот например, почитайте отрывок из статьи HBR:

И еще важно понимать, что: Все суждения об эффективности, которые есть сейчас у бизнеса, основаны на периоде в один-два месяца, когда людям пришлось работать в условиях самоизоляции. Это была пиковая ситуация, когда все мобилизовались перед страхами потерять работу, лишиться клиентов и даже выйти на улицу. Людям пришлось работать на пределе своих сил.

Эту мысль подтверждают как общение с российским бизнесом, так и опросы, проведенные Wall Street Journal среди 1500 наемных работников из категории «белых воротничков». Выяснилось, что многие из них испытывают сложности в дистанционной работе: 36,2% говорят о технологических проблемах, 32% постоянно отвлекаются дома, у 30% начались сложности с коммуникацией, у 22,5% снизилась производительность. Лишь менее 15% считают, что у этого формата нет минусов. (Оригинал статьи - [https://hbr-russia.ru/management/upravlenie-personalom/832885])

Однако на эту позицию есть и другой взгляд, более долгий путь. Уход от микроменеджмента в пользу повышения вовлечённости. Вот тут об этот написано [https://pro.rbc.ru/demo/5eeb4ced9a79472f73a0695e]

Если сотрудники работают удаленно в разных часовых поясах, то обычно составляется такой график, чтобы большая часть рабочего времени совпадала у всех. Однако стоит отметить, что границы все равно размываются. В нескольких статьях был описан опыт, когда сотрудники практически всегда в рабочее время делали какие-то личные дела и наоборот, вечером работали за ноутбуком, так как он рядом и вроде как идёт обсуждение/комментирование задач в рабочих чатах. И если сотрудник сам по себе не организован, то он начинает испытывать трудности - испытывать давление и напрасно тратить ненужную энергию из-за растянутого рабочего дня, который потерял структуру.

Необходимо продумать план действий в четырех направлениях: операционное управление, развитие персонала, культура и охрана труда, технологии и информационная безопасность.

Большинство российских организаций, по мнению Ильи Зубаревича, не были в полной мере готовы к изменениям ни технологически, ни организационно: «Низкая адаптированность бизнес-процессов к удаленной работе привела к общему снижению производительности труда сотрудников, работающих из дома».

Большинство предпринимателей (82%), по данным исследования аналитического агентства НАФИ, отметили снижение эффективности сотрудников на удаленке.

ИТ-службы далеко не всех компаний могли своевременно обеспечить сотрудников средствами для совместной работы и коммуникаций, а также безопасным доступом к корпоративным ресурсам на удаленке, говорит Дмитрий Лещинский. Простые в использовании и хорошо защищенные решения для удаленной коммуникации при этом, по его словам, позволяют «склеить» производственную культуру и сотрудников в отсутствии очного взаимодействия.

Действительно, наиболее подготовленными к дистанционной работе оказались компании, которые, например, уже использовали отказоустойчивые защищенные виртуальные рабочие места (VDI).

Однако даже им пришлось адаптировать существующую ИТ-инфраструктуру к быстрому переходу в дистанционный режим. Больше об этом исследовании тут - https://plus.rbc.ru/news/5ef555867a8aa92185934cc3?utm\_source=rbc&utm\_medium=main&utm\_campaign=822956-5ef555867a8aa92185934cc3

Эффективное управление на удаленке требует хорошей базы: отлаженных управленческих бизнес-процессов и подготовленной ИТ-инфраструктуры. Все это конечно должно быть в любой современной компании, вне зависимости от формата работы. Дистанционный же менеджмент требует к основной базе:

1. Еще большую фокусировку на результат

2. Еще большую вовлечённость

3. Более точное планирование

4. Более гибкую ИТ инфраструктуру

5. Большую ответственность руководителей и сотрудников

6. Более тщательный подбор персонала.