Пандемия заставила пересмотреть подходы ко всем привычным процессам, и крупные события не стали исключением. Делимся опытом проведения в режиме онлайн проектно-образовательных интенсивов на 500+ участников и, в частности, двухдневной "Трубы экспертов". Какую технологическую платформу выбрать? Как контролировать процесс и свести риск проблем к минимуму? Рассказывает Анастасия Демина, ведущий специалист по работе с отраслевыми партнерами Университета 20.35.
Вводные
Для начала поясним, что такое проектно-образовательные интенсивы и "Труба экспертов".
Проектно-образовательный интенсив – это 2,5-3-месячная программа, в ходе которой команды студентов работают над задачей реальной компании или собственным проектом под руководством проектных наставников. Интенсивы проходят дважды в год. Их проводят вузы-партнеры при поддержке Университета 20.35.
Этой осенью в онлайн-формате удалось собрать 49 вузов-участников от Санкт-Петербурга до Владивостока, 5380 студентов, которые участвовали в отборе, 2638 из них попали в команды. Всего над проектами работало 363 команды с 262 наставниками, а также 116 приглашенных экспертов. Центр образовательных интенсивов Университета 20.35 провел для студентов 12 мероприятий, для организаторов и наставников – 77.
Последовательность ключевых мероприятий интенсива вы можете увидеть на слайде ниже.
В чем особенности этого формата? С одной стороны, очень много команд. Студенты общаются с большим количеством экспертов и постоянно переходят от одного к другому. Все это происходит на технологической платформе, и всем нужно объяснить, как правильно ею пользоваться.
Как мы организовали такой интенсив в онлайн-режиме
Провели сегментацию проектов.
Для этого нужно собирать и анализировать цифровой след, а именно:
1) активность в программе для учета задач (таск-трекере), мы используем Trello;
2) наличие рабочей тетради;
3) наличие записей проектных наставников;
4) участие в хакатоне.
А также необходимо анализировать содержание рабочих тетрадей, выявление наиболее распространенных сегментов. Команды не предоставляют цифровой след? Проект отправляется в специальный сегмент.
Сегментация позволяет усилить контроль за мероприятием и подобрать командам правильных экспертов. Отстающим командам помочь определиться с продуктом, который они делают, и наметить следующие шаги. Выявить команды, которые идут в нужном темпе, но не работают с онлайн-платформой и не загружают цифровой след, обсудить ситуацию с их проектными наставниками. Выявить и отсеять команды, которые участвуют в интенсиве «насильно» и не имеют никакой мотивации работать.
Экспертам мы предоставили:
- доступ в Телеграм-чат для координации (в чате должен быть технический специалист для решения проблем);
- письменную инструкцию по техническим аспектам работы и по критериям оценки проектов;
- расписание явки команд;
- ссылку на форму оценки команды;
- возможность передать команде свои контакты для дальнейшего общения.
Письменных инструкций недостаточно, необходимо проводить созвон-инструктаж до мероприятия и убедиться, что у всех работает техника и есть доступ на все платформы. Экспертов также надо инструктировать по оценке проектов: на что обратить внимание, насколько строгим быть, о чем сообщать организаторам мероприятия.
Как мотивировать студентов участвовать в интенсивах и развивать свои проекты? Вне зависимости от того, онлайн это происходит или оффлайн.
Очень важно, над какой задачей будут работать студенты. Хуже всего на мотивации сказываются выдуманные задачи. Как решить эту проблему? Например, можно привлекать задачи от реального бизнеса. Очень хорошо работают партнерства со стартапами, у которых ограниченное количество ресурсов. При этом они, как правило, пользуются новыми технологиями и заинтересованы во всех кадрах и ресурсах, которые могут найти. И они охотно нанимают студентов.
Выбор платформы
Для проведения массовых мероприятий мы используем Discord. Изначально это платформа для геймеров, но мы удачно приспособили ее для решения своих задач. Разберем плюсы и минусы Discord, а также другой популярной платформы – Zoom.
Плюсы Discord:
- командам и техническим специалистам намного проще, чем в Zoom, переключаться между дискуссиями, если идет много параллельных бесед. Поэтому проще соблюдать тайминг и не терять никого в ходе мероприятия;
- не нужны платные лицензии, если с одним экспертом одновременно созванивается менее 50 человек;
- можно делать оповещения в общем чате на всех и принимать сообщения о проблемах.
Минусы Discord:
- нельзя делать запись разговора, приходится делать съемку экрана;
- сложнее, чем в Zoom, банить хулиганов.
Плюсы Zoom:
- хорош для мероприятий формата «Один говорит, сотни других слушают». Если у вас сотни участников одновременно, в Discord работать не получится – платформа позволяет собирать на одном созвоне максимум 50 человек;
- выше качество связи;
- проще банить хулиганов и ограничивать доступ к беседе;
- можно автоматически записывать созвоны.
- есть виртуальные фоны.
Минусы Zoom:
- тяжелее переключаться между экспертами, команды могут "теряться", выпадать из беседы, нужно больше технических администраторов, если идет много параллельных созвонов;
- нужна платная лицензия, а если комнат много, то и не одна.
Иногда мы совмещаем. Если нужно провести инструктаж студентов перед началом мероприятия, мы его запускаем через Zoom. Из Zoom идет трансляция на YouTube, ссылка на Youtube отправляется в Discord.
Профилактика проблем на примере "Трубы экспертов"
❗За 30 минут до мероприятия надо проводить «чек-ин» – подтверждение явки команд и экспертов. Это позволяет оптимизировать расписание и предотвратить потерю времени.
❗Должен быть «запасной эксперт» – квалифицированный специалист, который сможет послушать команду в случае, если запланированный эксперт опоздал или не может подключиться из-за технических проблем.
❗Должны быть встроены механизмы защиты от Zoom- или Discord-бомберов, которые пытаются сорвать мероприятие. Что мы делали?
1) убрали все элементы “обязаловки” для команд, чтобы не было желания отомстить организаторам мероприятия;
2) не публиковали ссылки в совсем уж открытых источниках;
3) собрали слабые проекты в отдельный сегмент, так как там высокий процент команд, которых пригнали на мероприятие насильно;
4) быстро банили нарушителей либо с помощью технического специалиста, либо раздав права модератора экспертам;
5) вводили предварительное одобрение участников созвона, где возможно
6) доступ к форме оценки команды давали только после авторизации эксперта на платформе, чтобы избежать накруток и быстрее разбираться при возникновении технических проблем.
Материал подготовлен по итогам мастер-класса Лаборатории EdCrunch Labs "Цифровая образовательная среда". Не вылетайте в онлайн-трубу! Как эффективно провести мероприятия в сети на 500+ студентов?