18+
45 дней сериалов
и фильмов по промокоду:
VC45
Активировать
Личный опыт
Darya Chekalskaya

Notion вместо десятка приложений (плюс мои шаблоны)

«Я не могла разобраться в Notion и не пользовалась им. Как только я разобралась, не представляю без него свою жизнь».

В первую очередь статья написана для коммьюнити блога @daria_check. Здесь собран личный опыт использования: философия, идеи и подход. Здесь нет подробных инструкций по использованию приложения, зато будут готовые шаблоны и идеи в конце.

Для тех, кто не знаком с приложением

Notion — это как приложение для заметок, таблиц, менеджмента задач и для создания стратегий проектов в одном окошке. Сервис доступен на Windows, macOS, Android, iOS и в виде расширений для Chrome и Firefox.

Если вы никогда не открывали Notion, здесь есть короткий видеогид на русском языке, здесь в виде текста и тут на английском языке.

Это как Trello, Google Docs и Evernote на стероидах

Я активно использую Notion для:

  • создания стратегии, ведения спринтов и трекера привычек
  • ведение всех проектов (список задач команде и себе, тексты, планы)
  • ведение личных финансов
  • списков (фильмов, книг, новых гипотез, мыслей, цитат)
  • выписывание из головы всего, что наваливается
  • еженедельного чекина со своими целями и анализа недели

Есть критика приложения, о которой, я считаю, вы обязаны знать. C недавнего времени я заметила, что Notion теперь работает и в оффлайне, то есть можно что-то записать, а сохранит он при подключении к интернету. Стартап развивается, поэтому отсутствие каких-то фич пока что меня не особо расстраивает.

Важное уточнение: я использую Notion, в основном, на Mac и iPad. Мне не очень нравится дизайн на iphone, а также я стараюсь выстроить более рабочие ассоциации с Notion: на телефоне очень легко переключиться на что-то ещё и из-за этого с течением времени будет тяжелее концентрироваться на работе. Когда же я открываю Notion на ноутбуке, я знаю, что это для анализа, креатива или работы.

Цена вопроса - бесплатно. Мне хватает такой версии.

Предыстория

Я считаю себя человеком, любящим систему, порядок и понятную структуру. В жизни мне важно видеть прогресс по проектам, а в программах мне важно, чтобы они упрощали, а не усложняли жизнь. С таким настроем я занималась поиском любимых программ всю жизнь.

Прошла через Evernote, Notes, Google Docs, Trello, Teams, Slack, Telegram (да, сообщения самой себе до сих пор использую как рабочие заметки), и вот дошла до Notion.

Сделаю оговорку, что Notion мы нашли для работы в команде экошколы, но арсенал инструментов мне так понравился, что я перевезла туда (почти) всю свою жизнь.

Что мне нравится в Notion?

1.
Кастомизация

Опыт использования программы похож на создание сайта, только здесь не нужно уметь в программирование. Есть достаточно обширный список функций и шаблонов, которые помогут создать удобную минималистичную станицу, таблицу или список. Список функций обширный, но конечный, что важно для того, чтобы в какой-то момент остановить создание страниц и приступить наконец-таки к созданию контента внутри:)

Недавно я переборола боязнь формул и научилась ими пользоваться в Notion. Теперь могу делать более сложные таблицы, но пока лишь использовала такую для планирования финансов (шаблон ниже).

Таблицы можно смотреть в разном стиле: как таблицу, как список, как блоки — удобные варианты, всегда можно найти самый эффективный. А ещё из топовых функций — это, конечно, сортировка и фильтр. Сортировка помогает отображать ячейки в заданном порядке (например, задачи по критичности дедлайна), а фильтр позволяет отображать в таблице только определенные ячейки по фильтру (например, только задачи Даши в общем списке задач).

1. Оригинальная таблица со всеми задачами друг другу в команде
2. Та же таблица, но уже у меня «дома» с задачами только мне

В два клика из списка можно сделать to-do, bullet points или «развертыш». Любую страницу можно сделать как подстранцией, так и главной, или вообще перенести в другой раздел.

2.
Синхронизация таблиц

Эта функция, из-за которой этот инструмент можно использовать для работы в команде. Любую таблицу (database) можно скопировать и вставить на любую другую страницу и все изменения в любой из версий будут синхронизироваться! Это позволяет иметь большие списки командных задач, из которых каждый может сделать маленький список только своих задач или задач по определенной теме. Также функция полезна для работы в команде или когда одна и та же таблица используется в двух проектах (например, ресурсы по климату нужны и для подкаста, и для блога).

3.
Бесконечные страницы и связи между ними

Просто в восторге от базовой идеи создания собственного мини-сайта для заметок. Как и в этой статье, например, в Notion можно использовать гиперлинки, которые ведут на другие страницы.

Что мне не нравится или что я точно не буду делать в Notion

1. Нет интеграции с пинтерестом, а было бы круто визуализировать цели в отдельную папку и соединять со страницей письменных целей. Зато есть интеграция с Splash, где в два клика можно найти бесплатную картинку для шапки страницы, что тоже неплохо.

2. Документы из Google не синхронизируются, а значит полностью уйти от обычных программ не получится. Зато их можно оформлять красивым списком, так они хотя бы не потеряются.

3. Заметки всё ещё удобнее записывать в saved сообщениях в Telegram, на бумажке или просто в заметках, потому что в Notion нужно сделать на один клик больше.: )

4. Нельзя полностью заменить таблицы, для которых предназначены Google Sheets: базы клиентов, учет бухгалтерии компании, списки для интеграций с Tilda, Zapier, рассылками и тд.

5. Чем больше синхронизированных таблиц на странице — тем дольше эта страница будет прогреваться. Некритично, но миллисекунды иногда ощущаются.

Советы:

1. Главный принцип, который я использую в построение любой системы — наблюдение. Что мне нужно получить от этой страницы? Что мне важно видеть? Выписываю из головы критерии и начинаю создавать удобное рабочее онлайн пространство. Затем я наблюдаю за собой, какие вещи используются, а какие вызывают отторжение. Экспериментирую, пока не нахожу систему, которая упрощает.

Если я тыкаю в папку, в поисках чего-то, а этого там нет — значит должно быть, потому что это самое удобное для этого место

2. В начале лучше попробовать использование приложение на минималках, чтобы понять подходит ли оно сейчас под ваши запросы. У меня было 4 попытки полюбить Trello, но оно просто не отвечало моим нуждам (которые я заметила благодаря пункту 1).

3. Я знаю, что после знакомства с приложением захочется вести там абсолютно всё. Но какие-то вещи реально удобнее (пока что) делать в других местах (планировать ленту Инстаграма в приложениях или «Фото», быстро записывать заметки на телефоне в «заметки»)

Готовые шаблоны

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по моей схеме или меняйте документы под себя. Улучшения в комментариях тоже приветствуются.

🧭 Стратегия -> спринт -> неделя -> трекер привычек

Мне было важным найти решение, которое позволит запланировать большое видение года, а потом разбить его на конкретные задачи. Сделала я это с помощью трёх страниц: Стратегия, Спринт на 3 недели, Неделя и день.

Видение — цели — стратегия — система, привычки, задачи

Выписываю какие мысли я хочу думать в перспективе года, что хочу видеть вокруг себя, какое состояние хочется испытывать и что хочется делать ежедневно. Делаю это в течение недели, когда хочется. Потом думаю над тем, какие из этого могут быть конкретные цели на год, перевожу видение в цели по разным сферам жизни.

Скопировать себе можно нажав «Duplicate» справа наверху.

Реалистичное планирование

К такой системе меня подтолкнуло желание фокусироваться на определенных проектах на протяжении короткого времени. Моя голова разрывается от идей и проектов, поэтому в какой-то момент стало важным просто приоритизировать что-то одно на короткое время. Заходит — продолжаем, не заходит — выводы сделаны.

Также это позволяет приоритизировать и направить фокус на личные проекты типа работы над сном или бегом. Короче, вместо 100 целей на год у меня есть всего 3 на следующие 3 недели. Это более выполнимо и быстрее приблизит меня к той картинке, которую я создала в папке Стратегия.

Про саму концепцию и как такое делать можно почитать в этой статье. Оттуда же я и адаптировала шаблон.

Скопировать себе можно нажав "Duplicate" справа наверху.

Как успевать важное

Чтобы хоть как-то управлять хаосом жизни, создала страницу с фокусом и задачами на неделю. Каждый рабочий день начинается с выявления 1-3 главных задач в соответствие с целями спринта, настроением и дедлайнами. На этой же странице выведены все таблицы с задачами для меня по всем проектам, чтобы было понятно, где «горит». Справа выписываются задачи на неделю из головы, просто чтобы не забыть, особенно если они без дедлайна и для себя/дома.

Скопировать себе можно нажав "Duplicate" справа наверху.

Там, где фокус, там результат.

Самое важное, что я преследовала этой страничкой — это сделать так, чтобы создание новой недели было без лишних телодвижений. Получилось так, что теперь нужно настроить только одну главную таблицу по своим привычкам, целям и мотивации и, нажав только одну кнопку, можно получить новую неделю.

Скопировать себе можно нажав "Duplicate" справа наверху.

60% финансов тратим на нужды, 20% на желания и 20% инвестируем в будущее

Главная идея — следить за расходами, доходами и инвестициями/сбережениями в течение года. Не так важны единичные транзакции, как понимание сколько денег тратится на какие категории.

Первые блоки — это распределение дохода за год по трем категориям: Обязательные, Хотелки, Инвестиции/Заначка. По правилам финансовой грамотности моя цель — это распределение 60%/20%/20%. Траты за январь проставлены как пример В конце месяца я подбиваю траты по категориям: всё, что пришло пишу в Income, всё, что ушло пишу в Expenses, всё, что осталось распределяю по папкам на подушку безопасности, отпуск и инвестиции. Проценты в первом блоке соответсвенно поменяются.

Скопировать себе можно нажав "Duplicate" справа наверху.

Идеи для страничек:

Рутины: Страница для субботнего чекина по своим целям и процессам. список чеклист того, что нужно сделать в субботу вечером: от простой уборки в пространствах и телефоне до анализа привычек и сториз в инстаграм.

Вишлист, чтобы было удобно себя радовать (а также делиться хотелками с друзьями и близкими): рассортировать по цене, чтобы было удобнее исполнять. Конечно же, можно ещё картинки добавлять, но мне лень.

 

Гипотезы: Новые мысли, действия ⇒ новые результаты, адаптация к новой реальности или ее создание — такая философия этой странички. По-простому, я собираю инсайты, которые могу применить в жизни и посмотреть что из этого получится. А что если заготавливать чеснок в морозилке заранее? А что если попробовать, как в книге, давать тз команде не просто текстом, а голосом и чеклистом? А что если мне подойдет кудрявый метод? Не попробуешь — не узнаешь.

3 минуты: идея для странички, в которой сохраняются главные инсайты после прочтения книги, просмотра фильма, лекции и тд. Главное приучить себя делать такое саммари после важного куска информации, к которому ты знаешь, что не вернешься, но и забыть не хочется.

Списки: страница, собирающая все списки ресурсов и любимых сайтов, компаний, чтобы, во-первых, было удобно проверять сайт, а во-вторых, делиться подборками с другими. В шаблоне можно подсмотреть идеи для списков и то, как их можно визуализировать. Страницу ещё адаптирую под себя.

Видеообзор моего Notion доступен в блоге.

С вами была @daria_check,

Пока-пока!

{ "author_name": "Darya Chekalskaya", "author_type": "self", "tags": ["notion"], "comments": 17, "likes": 28, "favorites": 188, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 199990, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 26 Jan 2021 10:55:14 +0300", "is_special": false }
18+
45 дней сериалов и фильмов по промокоду VC45
Активировать
0
17 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
28

Самая большая проблема всех этих бесконечно переусложненных менеджеров всего - на это все уходит больше времени, чем на что-то полезное

Вместо того, чтобы действительно ходить в зал регулярно, создаются бесконечные проекты и задачи, напоминания и уведомления, записи и трекинг, аналитика и отчеты о привычках. Еще один пример - задача уходить спать по будильнику. Это задача ради задачи, которая создает еще одну задачу (поставить будильник, чтобы по этому будильнику потом уйти спать)

А подсчет каждых потраченных 5 евро - facepalm. Это говорит о том, что у вас в жизни что-то не так. Вместо того, чтобы научиться зарабатывать в 10 раз больше, вы тратите все время на экономию 10-20% бюджета

Потратьте 80% своего времени на дорогу к 2-3 ключевым целям. Все остальное - поток и рутина. Что-то неценное (бесконечные списки "необходимых" к просмотру фильмов) отвалится и забудется. А самые ценные выполненные цели и реализованные мечты сделают вас счастливой, даже если в итоге вы будете уходить спать чуть позже или не посмотрите какой-то фильм

Ответить
5

Но если задачи нигде не фиксировать и не планировать работу, то как раз много времени впустую тратится и забываешь многое

Ответить
1

Вообще очень неплохая практика формировать подушку из 10-20% от всего дохода. Я сейчас не экономию каждый 5€ и не пытаюсь все это подсчитать, но если бы не откладывал 20%, то тратилось бы все. И расскажите как научится х10 зарабатывать?))
Ну и получай я 2кк в месяц вместо 200к все равно бы нашел куда все спустить и 20% не осталось бы.

Ответить
0

И это действительно так...👍

Ответить
5

Моё любимое заблуждение - если записать всё-всё в списки, ты автоматически становишься организованным и эффективным.

Ответить
1

Ахахахах да да)
Будто все это желания делать станет больше

Ответить
2

Можно неделями собирать свой идеальный workflow в notion. а потом забить на эту неповоротливую громадину. Как все в одном решение не очень. Больше подойдёт для написания заметок с гиперссылками
Для to do проще связка trello + google task

Ответить
2

Какое то время болел им: сначала была стадия отклонения, потом принятия - все вёл там: проекты, заметки, базы знаний, листы и таблицы...а потом пришёл к тому, что короткие туду листы удобнее в профильном приложении - быстро и просто. 
Потом и заметки начал делать в профильном - по той же причине. Notion совсем не ракета. 

В нем удобно создавать и вести множество таблиц с кастомными свойствами и вьюхами - это да. 

Ответить
0

Юзаю Notion только как хранение и структурирование документов / таблиц.
Таск менеджер неплохой Todoist.

Ответить
0

Заметки, планы, цели, списки и пр. записываю в гугл кипер. Приложение простое и понятное.

Ответить
0

Главное, что я поняла при «упорядочивании» своей жизни - не стоит пытаться найти сходу идеальный инструмент и натаскать себе туда все-все-все задачи сразу. Иначе ты действительно потратишь на это кучу своих ресурсов, а по факту это не изменит твоего характера и твоей прокрастинации. Лучше потихоньку пробовать разные инструменты и рано или поздно ты все равно остановишься на чем-то максимально удобном лично для тебя и оно само наполнится контентом под тебя.

Для меня сейчас Notion - это удобный инструмент для заметок на разные темы и структурирования закладок, но и то, всякие мудборды и прочие изображения я храню в дропбоксе, в Notion просто прилепила ссылки на разные папки дропбокса.

Ответить
0

Мне почему-то корявый их дизайн не зашёл. Evernote использую много лет, уходил, приходил, тестил, но он никак не уйдет из жизни.

Ответить
0

да нхй это всё надо

Ответить
0

А как вы используете бесплатную версию для командной работы? Расскажите, пожалуйста. Этот тариф,  вроде, только для персональных досок. И бесплатное место у меня быстро заканчилось(

Ответить
0

До 5 чел можно 

Ответить
0

Да вроде нет лимита на место уже, только файлы большие грузить нельзя. А используем через шеринг ворспэйса с людьми, 8 человек. Вроде бы пока мы на бесплатной потому что студенческий аккаунт подключен (edu)

Ответить
0

Попробуйте Coda.io и Notion покажется детской игрушкой с ограниченным функционалом.

Ответить

Комментарии

null