Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Опыт планирования среднесрочного (проекты, квартал, спринт) в Notion и краткосрочного (спринт, неделя, день) в Trello для себя, команд или проектов.

Вводная

Для кого контент

1. Notion: проекты, квартал (OKR) и спринт

1.1. Проекты

1.2. Квартал (OKR)

1.3. Спринт (3 недели)

2. Trello: спринт, неделя, день

2.1. Спринт

2.1.1. Матрица Эйзенхауэра

2.2. Неделя

2.3. День

Закругляемся

С того момента, когда бумажный ежедневник перестал удовлетворять потребность в планировщике, перепробовал кучу инструментов, начиная от Excel и заканчивая Bitrix24. Остановился на связке Notion + Trello + Google Календарь, где:

Notion — основа долгосрочного планирования и мой виртуальный центр.

Далее по иерархии планирования включается Trello — там детализирую задачи на спринт, занимаюсь техникой «Помодоро», создаю чек-листы и т.д.

Google Календарь — события с "жестким" временем. Тут все понятно и не буду на нем акцентировать внимание в статье.

Важно:

Можно отказаться от Trello и Google Календаря, так как "швейцарский нож" Notion включает все эти функции. Мне не удобно юзать только Notion. Trello как дэйли-инструмент юзабельнее — всегда под рукой, грузится моментально, поставить задачу "с закрытыми глазами" не проблема. А дополнительный пинг Notion раздражает, особенно когда на бегу необходимо закинуть заметку.

Google Календарь удобнее, потому что синхронизирован с почтой, а также из браузера можно кликнуть на «добавить в календарь» и все зафиксируется автоматически.

Про Google Календарь в этой статье не буду ничего писать, так как это очень крутая тема для следующего контента. Базово: в GC уходят все мероприятия, задачи там не ставлю!

Извините за длинную вводную 😇

Большая часть контента про Notion — именно он является моим онлайн центром и дублированием мозга: тут я планирую, делаю заметки, сохраняю важную информацию, составляю последовательность чтения книг, мечтаю. Но вторая часть про Trello более четкая, так как там другие дедлайны и риторика контента с гибкого подхода будет меняться на более строгое распределение задач.

Все это веду на английском, так как чопорный изучаю язык, поэтому на скринах не по-русски, сорри.

• Для всех, кто хочет структурировать саморазвитие.
• Для тех, кто занимается саморазвитием сейчас и ищет опыт.
  
• Для тех, кто отвечает за развитие (менеджеры, HR).
  
• Для различных команд и их лидов.
  

Сам я из сферы рекламы, менеджерю команды и людей. 31 год 🕺

Планирование в Notion делится на 3 блока: общее проектное пространство, поквартальные OKR и спринты.

Общее нативное проектное пространство (Projects и Constant projects) — две доски с проектами. Первая (Projects)— канбан, который является центром обдумывания и планирования перед выставлением целей. Не очень понятно, согласен, далее покажу и расскажу — вы все поймёте.

Вторая доска (Constant) — текущие постоянные проекты, которые всегда со мной и не имеют дедлайна — это мой подкаст про историю брендов "Vova про бренды" и перевод Wiki бирюзовых организаций Фредерика Лалу.

Пространство OKR — квартальное планирование осуществляется через технику Джона Дорра.

Пространство Sprints — задачи на 3 недели, которые надо взять и сделать!

Trello детализирует задачи на спринт и формирует «повестку» дня с чек-листами.

Ключевое пространство для планирования, размышления и приоритезации — Projects. Здесь нет сроков, а только то, что «закрываю сейчас», «закрою совсем скоро» и «проекты на будущее».

Тут все: и работа, и здоровье, и скиллы. Например:

• Купить машину.
• Скинуть вес до 81 кг.
• Внедрить новую CRM.
• Пройти курс слепой печати Solo.
• Побывать в Манчестере 🥰

Остальные разделы именно про дедлайны и классическое планирование, и отсюда забираю проекты при квартальном планировании и спринт-планировании.

Момент использования:

Повторюсь, данное пространство нативно со мной всегда. Его открываю перед планированием спринта, перед выставлением квартальных OKR и просто для напоминания себе, куда я иду, когда из-за текучки появляются «шоры».

Постараюсь донести важность подобной доски у каждого, потому что не очень понятна ценность.

Жесткое планирование — круто. Супер круто, когда это у вас все в голове. Мега круто, когда подобное у вас четко распределено по месяцам, кварталам, годам и это не двигается по времени, поэтому вы посмеиваетесь, смотря на такую гибкую структуру. У меня так не работает и есть ощущение, что у большинства людей тоже.

Я пробовал — выставлял все жестко по графику, но в течение года меняются вводные (жизнь, карантин, доход, что там еще?). Поэтому по долгосрочному и среднесрочному планированию работаю только по гибкой системе.

Перфекционизм планирования по срокам проявляется у меня в спринтах, неделях и днях, но все, что «размазано», живет тут.

Шаблон

На Constant Projects не буду акцентировать внимание, там все скучно.

Пошла жара🔥

Квартальное планирование — среднесрочное планирование со сроками в моей системе. Все, что имеет ДЛ более длительный (менее прогнозируемо), лежит в общем в нативном пространстве, описанном выше.

Постараюсь объяснить просто про эту технику.

OKR — это постановка целей со сроками и соответствующими им ключевым результатами.

Ссылка на Википедию.

Пришел подход традиционно с запада и подробно описывается в замечательной книге Джона Дорра "Измеряйте самое важное. Как Google, Intel и другие компании добиваются роста с помощью OKR". Читал, советую🙂

Эту технику для личного планирования я урезал до базового: есть цель, должны быть и понятные измеряемые результаты, по которым я оцениваю прогресс и ставлю галочку в чек-боксе выполнения.

Например:

Цель: хочу пресс, как у К. Роналду😎

ДЛ: через 3 месяца (допустим, 1 февраля 202N года).

Результат: по 100 отжиманий ежедневно, по 30 подтягиваний ежедневно, 100 раз клаccического пресса и не более 2200 ккал ежедневно. Обязательно данный план выполнять 6 из 7 дней в неделю.

Если я выполню цель хотя бы на 70%, то засчитываю успех. Все результаты подтягиваются через формулу и визуально виден прогресс выполнения.

Важно ставить цели по результату. Не читать книгу, а прочитать.

В Notion это выглядит так:

Момент использования:

OKR выставляю в начале каждого квартала. Завариваю кофе, открываю доску с проектами, открываю предыдущий квартал: чекаю выполнение и выставляю проекты и задачи на следующий квартал. При планировании спринта посматриваю в таблицу с OKR, чтобы быть в синхроне!

Затраченное время:

20-30 минут ежеквартально

Шаблон

Альтернативные инструменты:

• ClickUp
• OneNote
  
• Evernote
  
• Excel
• Любой текстовый редактор

OKR мне мало и требуется дашборд более жёсткого планирования по срокам — спринты.

Спринт — отрезок времени, за который я должен выполнить определённое количество задач или закрыть какой-либо проект.

Спринт состоит из 3 недель.

Почему?

По опыту:

1-2 недели— слишком короткий отрезок, что-то может пойти не так — ничего страшного, есть следующая неделя.

Месяц — слишком долго. Мозг замыливается.

Короче, 3 недели фокусировки для меня идеально.

Пространство спринта состоит из:

• Общих целей на спринт.
• Главной повестки на 3 недели.
• Детализированных задач по неделям (на скрине выше это справа).
• Ретроспективы в конце спринта: плюсы, минусы, прекратить и новая привычка (если была сформирована).

Подобный подход —мой кайф, потому что удобно, понятно, четко и структурирует мою жизнь.

Ретроспектива — мероприятие после спринта, где я фиксирую удачные факты прошедшего промежутка, записываю "минусы" — что не получилось, шаги по устранению данных минусов в следующих спринтах и новые привычки.

О привычках

На формирование привычки у меня уходит аналогичные 3 недели примерно. В некоторых спринтах я загоняюсь, чувствую необходимость, и формирую в себе привычку, например, полоскать рот после любого приема пищи и жидкостей (кофе / кола).

Момент использования:

По истечении 3 недель сажусь с планшетом и чекаю выполнение запланированного на спринт. Обычно выполняется 80% замеченного.

Затраченное время:

15-20 минут раз в 3 недели.

Шаблон

Почему Trello, а не такой же канбан в Notion?

Повторюсь, потому что привычно, быстро и удобно. Не навязываю этот инструмент в отличие от Notion, есть куча аналогов:

• ClickUp
• Jira
• Asana
  
• MeisterTask

После того как спринт сформирован в Notion я параллельно открываю приложение Trello и переношу + детализирую задачи там:

• Большие задачи разбиваю на маленькие (техника "Помодоро", подробнее про нее можно почитать везде).
• Детализирую задачи на чек-листы (фиксирую шаги для выполнения задачи в виде чек-листа).
• Раскидываю задачи на текущую неделю (столбец Week) и оставшиеся (столбец Sprint).
• Приоритезирую: сверху важные, снизу менее важные.
  

Момент использования:

Ежедневно утром.

Затраченное время:

Детализирую спринт из Notion в Trello (минут 10, один раз в 3 недели).

Немного деталей про приоритезирование.

Работаю по банальной, но рабочей матрице Эйзенхауэра, она представляет собой четыре квадрата с соответствующими осями: важность и срочность.

Ссылка на ГуглТаблицы с этой схемой, может кому потребуется

Планирование недели конкретные таски, которые обеспечат небольшой, но ощутимый результат для проекта, других задач или мечты :)

Каждый понедельник делаю чек-ап:

• Важно понять, что закрыл на той неделе, на чём необходимо сфокусироваться на предстоящей (освежаю память).
• Перекидываю следующие необходимые задачи для "закрытия" более мощных задач, спринта или проекта с верха столбца Sprint.
• "Закрываю" мощную задачу — переношу в Trello карточку в столбец done, если это не сделал на неделе.
• Дополнительно детализирую задачи на чек-листы или несколько задач, если это необходимо (бывает, но редко).
• Где требуется, выставляю жесткий дедлайн (см. скрин ниже)

Момент использования:

Понедельник утром или воскресенье вечер.

Затраченное время:

7-10 минут, один раз в неделю.

Для чего такое задротство:

Кратко:

Чтобы быть в потоке и доводить дела до конца (выкладывал резюме по отличной книге тут, советую https://vc.ru/books/222249-perfekcionizm-porozhdaet-prokrastinaciyu-tezisy-iz-knigi-zakonchi-to-chto-nachal-kak-dovodit-dela-do-konca).

Детальнее, для чего:

• Иметь в голове был приоритет.
• Доводить мощные задачи и проекты до результата, а не растягивать их и не бросать.
• Чтобы были обязательно выполнены все необходимые задачи, то есть не создавался хаос.
• Чтобы по необходимости можно было оперативно скорректировать план спринта: что-то выкинуть, что-то поднять в приоритете.

Планирование дня похоже на планирование недели, только происходит все быстрее (за минут 5).

Задачи на неделю понятны. Утром я анализирую предыдущий день, смотрю на оставшийся список на неделю прикидываю, что успею сделать сегодня и в порядке приоритета сверху внизу выстраиваю задачи в столбце Today.

Если понятны более жесткие сроки, то выставляю дедлайн в Trello или в Google Календаре, если это встреча.

Если какую-то задачу требуется детализировать, то создаю чек-лист.

Супер важно:

Есть "жабы" — задачи, из-за которых тормозится проект или другие задачи. Вот важно через себя переступать и выполнять их с определенной периодичностью, потому что они порождают затор!😖

Затраченное время:

5 минут ежедневно.

Кажется, что занимаюсь только планированием. На самом деле, занимает все это минуты (в статье перечислялись затраты времени).

Данная техника отлично ложится на планирование в рабочих коллективах — проверено, пробовал и практикую это еженедельно.

Надеюсь, было полезно.

Если будут вопросы, то пишите в комментарии или телегу @vvlantsov

Всех обнимаю!🙂

P.S. выкладывал две статьи про постановку и приемку задач. Они связаны с темой планирования, поэтому выставлю ссылки:

Метод постановки задач HD-RW-RM

«Для чего?» — как принимать задачу