Кто должен готовить договор

В процессе наладки процессов в компании столкнулся с вопросом, как лучше сделать, чтоб менеджер быстро готовил договор сам, или чтоб это делал за него кто-то другой (юрист, помощник юриста, программа)?

Какие преимущества от того что это будет делать менеджер?

• Это будет быстрее;
• Менеджер четко знает о чем они с клиентом договорились;
• Клиент не успеет остыть, и контакт ведется с одним человеком;

Какие недостатки у этого варианта?

• Менеджер четко понимает что его доход зависит от подписания договора и оплаты, он больше юриста заинтересован в подписании договора, чем в отстаивании интересов компании;
• Менеджер мог бы заниматься не подготовкой договора и внесением реквизитов, а зарабатыванием денег;
• Нужно придумать качественный и не громоздкий способ передачи ключевой информации юристу;
• Нужно минимально сократить период согласования договора, т.к. больше участников - сложнее подписание.

Преимущества:

• Юрист понимает что можно писать, а что нельзя, исключены неточности в договоре;
• Юрист настроен на качество, а не на скорость, будет меньше ошибок;
• Юристу легче добавить в договор нестандартные договоренности;

А в чем минусы:

• Юристу не важен доход, он не будет спешить под любым предлогом;
• Юрист может сделать ошибку из-за плохой подачи информации;
• Юрист может не находиться в офисе по нескольку часов (переговоры, нотариусы)

Обдумав тот небольшой список преимуществ, который был указан выше, мы разделили сделки по нескольким показателям:

1. Новый клиент - всегда юрист. Нужно проверить контрагента, не допустить мелких опечаток, и не дать менеджеру сделать ошибку.

2. Повторный заказ на сумму менее Х - всегда менеджер - человек уже ес нами работал, понимает что мы не подведем, и когда увидит абсолютно идентичный договор он не станет его вычитывать, + есть шаблон с прошлого раза и шанс ошибки минимален.

3. Повторный заказ на сумму свыше Х - всегда юрист, т.к. это крупный договор, и нельзя упустить какую-то мелочь, например дать менеджеру шанс прописать там большую отсрочку, или что-то такое. Такого конечно не случалось, но мало-ли.

4. Постоянный клиент - им не нужны договора, их данные есть, а заказы стабильно похожи - менеджер просто меняет дату/сумму на прошлых договорах и все.

Таким образом, мы разделили клиентов на 2 типа, новые и постоянные + ввели критерий суммы сделки.

Мы добавили в амо црм новый раздел в карточке, в котором менеджер теперь заполняет основную информацию по заказу:

• Перечень услуг (выпадающий список на несколько чекбоксов)
• Стоимость
• Срок оказания услуги
• Порядок оплаты (выбор из 4 вариантов)
• Дополнительное поле для доп. информации (скидка, нюансы по сделке)

В целом, этого оказалось достаточно для автоматизации процесса и упрощения деятельности. Чтоб было еще проще - в амо сделали разделение по задачам согласно бюджета, если стоит чекбокс новый клиент - договор всегда пойдет к юристу независимо от суммы.

Если чекбокс не стоит и сумма меньше х - договор остается у менеджера.