Как продуктивно работать из дома? Чек-лист удаленщика

Меня зовут Котикова Дарья, я работаю в компании Firecode.
У нас в компании очень удобные условия труда: гибкий график, возможность работать как удаленно, так и в офисе. Да и вообще многие компании сейчас стараются переводить сотрудников на удаленку, или же вводят свободный график. Оно и понятно, так как дистанционная работа имеет множество плюсов. Но как сотрудникам, работая из дома, не потерять продуктивность и сплоченность с коллективом? Об этом мы и поговорим в этой статье.

Я попробовала все варианты, можно сказать, провела свое исследование. И сейчас буду делиться наблюдениями и фишками, которые собрала за это время.

Для чистоты исследования я также решила опросить коллег. Большинство из них ответило, что дома работать бывает комфортнее, но очень часто падает продуктивность, а усталости больше. Почему так происходит и как с этим бороться?

Основные сложности организации работы вне офиса

• Непонятно, когда вы заняты, а когда свободны
• Нет приспособленного места для работы
• Искушение начать работать из кровати
• Желание попутно делать что-то еще (есть, листать ленту в соц.сетях)
• Отвлекающие факторы: домочадцы, телевизор, бытовые дела
• Чаты
• Откладывание дел

Получается, все сложности можно разделить на 4 ключевых фактора.

В первую очередь необходимо составить четкий план дня, где будет прописан тайминг всех процессов. Естественно, не всегда получится укладываться во все рамки. Но тем не менее, имея перед глазами расписание и список задач, вероятность потратить время впустую значительно уменьшится.

Отсюда же следует важный пункт: необходимо составлять список задач. И не просто выписывать все, что надо сделать, но и разбивать каждую задачу на маленькие шаги, тогда будет легче приступить к их выполнению.

Кстати, необязательно себя ломать, если есть привычка работать ночью. Все мы прекрасно знаем про существование людей-сов и людей-жаворонков. Просто планируйте день так, чтобы разбить рабочее время на две части. Первая часть днем, когда вам и вашим коллегам было бы удобно решить общие вопросы и выполнить совместные задачи, а вторая часть ночью. Только советую предупредить их о том, в какие часы вы в общем доступе, а в какие нет.

Список приложений, помогающих работать более продуктивно:

Todoist — можно разбивать задачи по проектам, добавлять теги, изменять тему, добавлять комментарии, прикреплять файлы и вести совместные проекты. В качестве дополнительной мотивации в сервис встроен трекинг продуктивности.

Google-календарь — один из самых простых и надежных планировщиков, синхронизирующийся со всеми рассмотренными приложениями.

Any.do — к каждой задаче можно добавлять теги, напоминания, подзадачи и вложения. Функция приоритетов поможет сконцентрироваться на главном и не забыть о важном деле, а списками можно делиться с друзьями и коллегами — и планировать совместные проекты.

Мои дела: Планировщик задач — не самый изящный, но довольно функциональный сервис для планирования задач для Android.

Microsoft To-Do — индивидуальный планировщик задач, списки с цветовыми обозначениями и предложения, которые позволяют эффективнее планировать время.

Trello - можно создать виртуальную доску с карточками, к карточкам добавить участников, метки, чек-лист, срок исполнения, вложения и изменить обложку. Очень удобен для работы над проектами в небольших командах, неплохо подходит и для личного планирования дел.

Еще одним ключевым фактором, влияющим на продуктивность, являются наши привычки. Например, смотреть во время еды сериальчики, ходить по дому в пижаме, отвлекаться на домочадцев. Все это снижает производительность.

Конечно, здесь проще сказать, что вам нужно избавляться от этих привычек. Но все мы понимаем, что жить идеально, вести здоровый образ жизни, быть всегда осознанным и жить по четким правилам, как минимум, достаточно сложно, а иногда даже невозможно. Поэтому нужно научиться выстраивать рабочие процессы так, чтобы было комфортно сочетать свои привычки с важными задачами.

Для этого есть отличная техника «Помидора» — это технология управления временем, которая может быть использована для любых задач.

В начале каждого дня выбирайте задачи для выполнения и заносите их в список планирования.

Начинайте работать:

• Запускаете таймер («помидор»)
• Работайте пока «помидор» не прозвонит
• Сделайте короткий перерыв (3-5 минут)
• Продолжайте работать «помидор» за «помидором», пока все задачи не будут выполнены. Каждые 4 «помидора» делайте длинный перерыв (15-30 минут).

Правила и советы

Если задача требует более 5-7 «помидоров» — разбейте её на подзадачи

Если задача требует менее одного «помидора» — скомбинируйте её с другой задачей

Если вы начали «помидор» — вы должны его закончить

Следующий «помидор» будет лучше

Техника «Помидора» не должна использоваться для занятий в ваше свободное время. Наслаждайтесь вашим временем!

Для этой техники также есть множество приложений. Например, одноименное приложение Pomodoro focus или Focus To-Do

Также есть несколько техник для тех, кому неудобно подгонять дела под время. Принцип «девяти дел», или Принцип «1–3–5»

Подход простой — за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.

Метод удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами (как в предыдущей методике), сколько в категориях дел и задач.Помогает выстроить чёткую иерархию задач. А также в конце дня вы можете легко подвести итог. Кроме того, вы всегда помните о первоочередном деле.

Техника «Канбан»

Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».

В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.

Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.

Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.

Кому подходит: канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками (о них мы рассказали выше).

Помимо грамотного тайм-менеджмента необходимо учитывать то, что вас окружает. Рабочее пространство сильно влияет на работоспособность. А если его нет, тогда появляется соблазн сидеть с ноутбуком в кровати или на кухне, и постоянно отвлекаться на еду, сериалы и домочадцев.

Важно организовать для себя свой рабочий уголок, где будут находиться только необходимые для работы принадлежности.

А также необходимо иметь несколько комплектов одежды (или даже просто футболок), которые будут непосредственно рабочими. Тогда и вы будете легче входить в рабочий режим, и ваши домочадцы будут понимать, что вас в это время лучше не трогать, вы работаете.

Условия работы дома, как это ни странно, накладывают определенные ограничения на ваш рацион. Если на работе вы можете пойти в кафе или столовую, дома вам нужно что-то готовить заранее. А это значит, что соблюдение здорового питания может быть особенно трудным.

Как показал опрос коллег, работа часто может доминировать в их повседневной жизни и заменять обычные домашние дела. Учитывая, что между работой и домом нет физических различий, часы могут пролетать незаметно, в том числе – время приема пищи.

Вот почему для удаленных сотрудников важно делать перерывы на обед (и ужин). Это может быть время, чтобы расслабиться, приготовить питательную еду или даже встретиться с другом или коллегой, чтобы вместе поесть. Это поможет здоровью, а также стимулирует удаленных работников делать легкие упражнения и избегать социальных ловушек, связанных с работой из дома.

Конечно, здесь перечислены не все «хитрости», которые использует наш коллектив, чтобы не уставать от формата удаленной работы. Вообще техник более эффективной работы из дома очень много. Если эта тема вам интересна, будем делиться в следующих публикациях.

А как вы управляете своей работоспособностью в удаленном формате? Расскажите в комментариях.