Как писать коммерческие предложения (КП)

В последнее время часто приходится заказывать разного рода услуги в сфере IT. Дизайн, проектирование, программирование и вёрстка, СММ, юридические услуги, работа с контентом. По любому из этих направлений я получаю коммерческие предложения и после их прочтения у меня, как у заказчика, встают дыбом оставшиеся на голове волосы. При этом, как фрилансер в IT, я недоумеваю, почему так происходит.

Чтобы хоть как-то повлиять на ситуацию, теперь я стараюсь ещё до получения КП обратить внимание исполнителей на те вопросы, которые меня, как заказчика, будут интересовать в документе. Прежде чем перечислить их, давайте договоримся о том, что такое коммерческое предложение.

В рунете первый же результат поиска по запросу «что такое коммерческое предложение» ведёт нас на ответы.мэйл.ру. Грустно вздыхаем и вводим запрос на английском. Commercial proposal или же business proposal. И получаем статью на Википедии с определением. Тоже вздыхаем, но читаем. КП — это письменное предложение от продавца к покупателю. Является ключевым шагом в процессе «сложных продаж», т.е. таких, когда покупатель принимает решение о сотрудничестве не только на основе одной цены. Я бы опустил в этой формулировке слово «письменное» и в целом согласился бы с ней.

Для кого-то КП — это переданные на словах основные условия предложения. Кто-то ограничивается письмом. Кто-то пишет документ под названием КП. Кто-то пишет сразу несколько документов. В моей услуге (я — UX/UI дизайнер или проектировщик интерфейсов) — это письмо с краткой информацией по ценам-срокам. К письму прикреплён договор на проектирование с проработанным приложением №1, перечисляющим функциональные требования к проекту.

В моей отрасли я пришёл к выводу, что КП должно отвечать клиенту на 5 основных вопросов.

Чем понятнее словами исполнителя изложена задача в документе, тем больше клиент может быть уверен в том, что его поняли правильно. Как раз недавно я получил КП от юриста, который оценил только половину перечисленных мной задач. А до этого — от верстальщика, который, кроме цен и сроков, вообще ни строчки не написал о составе работ. И так далее, и тому подобное. Чтобы не быть, как они, желательно не забывать кратко и ёмко описывать состав работ, которые оцениваются в КП.

Самая распространённая ошибка, с которой я встречался, читая ответ на этот вопрос в КП — разбить работу на этапы, посчитать стоимость каждого из этапов и предоставить клиенту сводную таблицу, где не указана сумма работ. Мол, считайте на здоровье, дорогой клиент! Поэтому желательно не забывать сначала называть итоговую цифру, а затем уже её детализировать, если клиенту это интересно.

Вторая по популярности ошибка — не указать порядок оплаты. Какой размер предоплаты? Каким способом исполнитель хочет получить деньги? Вот про это почему-то зачастую забывают, видимо, считая, что это не такой важный момент. А он важный.

Также следует обратить внимание на такой сценарий, когда можно точно оценить первый этап работы, а остальные будут зависеть от его результатов. Здесь следует назвать стоимость первого этапа, а затем перечислить следующие этапы и назвать по ним минимальные цены, заранее предупредив о том, что максимальные не известны даже таким профессионалам, как мы.

Здесь универсальных советов нет, поэтому расскажу, как на этот вопрос я отвечаю сам.

Во-первых, указываю срок в календарных днях, а не рабочих. Это чтобы клиент не занимался арифметикой с открытым календарём, пытаясь высчитать, в каком месяце получит результат. Например, я присылаю вам КП 27 декабря и говорю, что работа будет выполнена в течение 12 рабочих дней. Когда вы получите результат, если я приступлю 28 декабря?

Во-вторых, не называем конкретных дат, т.к. мы почти никогда не знаем наверняка, в какой момент поступит предоплата и можно будет приступить к работе.

Часто сталкиваюсь с ситуациями, когда исполнители забывают написать об итоговых артефактах. Документы, изображения, исходники. Всё это — условно вещественные результаты работы, которые исполнители подразумевают и держат в своих головах, но зачастую забывают поделиться этой информацией с клиентами.

Например, я обычно указываю в документе количество часов, которые могут потребоваться от клиента на промежуточные переговоры. Помимо этого, речь может идти о часах сотрудников клиента, дополнительной документации, доступам к определённым ресурсам и т.д. Если заранее это не оговорить, можно оказаться в ситуации, когда отсутствие оперативных действий со стороны клиента сможет саботировать процесс работы.

На этом можно было бы и закончить, но я хотел бы поделиться с вами ещё парой моментов, на которые обращаю внимание в КП, когда выступаю в роли заказчика.

По опечаткам и несогласованным предложениям можно сразу понять, перечитывал ли исполнитель результат своего труда. Если не перечитывал, то это сразу «звоночек». Если речь идёт о фрилансере, значит, с высокой вероятностью, он не будет перепроверять свою работу и во время выполнения услуги. А значит мне придётся тратить свои дополнительные часы на отлов и корректировку этих моментов. Кстати, на грамотность на этом этапе я как раз не обращаю внимания. Если, конечно, речь идёт не об услугах копирайтера.

То, как документ назван, то, как он оформлен. Насколько сокращён текст, насколько он понятен. В идеале в документе должно быть максимум информации в минимуме текста.

Если я вижу канцелярит, если я вижу списки, которые содержат в себе одни и те же слова («срок выполнения работ» вместо «срок», а под ним «стоимость выполнения работ» вместо «стоимость»), если я не вижу подзаголовков и абзацев, то я снова морально готовлюсь к трате своего времени на следующих этапах работы, если соглашусь на сотрудничество с автором такого документа.

Сразу оговорка: это важно при работе со сложными услугами в сфере IT, продолжительными по времени и требующими много внимания. Если я столкнусь с плохо оформленным документом от сантехника, вряд ли это окажется решающим фактором.

«Пожалуйста, пришлите мне сообщение и документ, в котором будет указано:

• Что конкретно вы сделаете и в каком виде я получу результат.
• Сколько это будет стоить?
• Я приму решение о сотрудничестве в день, когда вы пришлёте КП. Если решение будет положительным, вы получите 100% предоплату. Поэтому, пожалуйста, укажите, к какой дате работа будет выполнена, с точностью до часа».

В четырёх случаях из пяти исполнители присылают мне не все ответы и приходится отправлять ещё одно-два сообщения с уточняющими вопросами. Но это точно лучше, чем давать возможность присылать КП в свободной форме.

Вот и всё. Этот текст я публикую в рамках привлечения внимания к своей будущей «Книге нормального фрилансера». Сам я всё больше перемещаюсь из ремесленнического фриланса в предпринимательство и решил таким образом подвести черту и поделиться опытом с окружающими. О прогрессе работы над книгой, а также о своих фрилансерских «приключениях» я регулярно пишу Вконтакте и в Телеграме. Присоединяйтесь, кому интересно!