Как создать локальное IT-комьюнити с нуля и собрать международную конференцию: опыт компании Provectus в Казани

Идея комьюнити

В Казани один раз в месяц проходит IT-митап Expert Fridays. Локальное IT-сообщество собирается в неформальной обстановке и обсуждает актуальные вопросы разработки. Но так было не всегда.

Тех, кто давно знаком с IT-сообществом Татарстана, такие встречи скорее удивляют. Наши IT-компании известны своей закрытостью: зачастую набирая в штат сотрудников, они не приветствуют их общение с другими программистами. Однажды ребята из Provectus решили совершить своеобразную революцию и изменить ситуацию.

Как и все гениальное, идея организовать платформу для встреч и обмена опытом IT-специалистов, родилась просто. Во время пятничной тусовки в баре коллеги из Provectus подумали: встречи программистов за кружкой пива необходимо масштабировать. Так мы пришли к выводу, что пора развивать локальное IT-комьюнити в Казани.

Ведь в других городах России, — Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске, активные ребята давно объединились в сообщества. Пять лет назад мы поняли, что пришел наш черед и запустили митапы Expert Fridays.

Пару слов о нас

У сотрудников казанского Provectus инновации (в том числе, и в построении рабочих процессов) в особом почете. В нашем офисе из 80-ти сотрудников горизонтальная политика: работаем без руководителя, сами принимаем решения, ставим себе задачи и подходим к их выполнению без чьего-либо контроля. Такой подход позволяет брать на себя полную ответственность за результат.

Точно так же мы взяли ответственность за проведение митапов, конференций и других IT-ивентов в Казани. Нашу инициативность поддерживает вся компания, — у Provectus есть также офисы в США и Украине. Все вместе мы работаем в направлениях ML/AI, Big Data, DevOps.

Как мы организовываем локальные ивенты

Когда мы только начинали, IT-митапы казались сложными в организации и проведении. Время и опыт показали: при желании такой ивент может сделать каждый.

Чтобы провести митап для IT-комьюнити необходимы те же составляющие, что и для любого другого мероприятия: спикеры, локация, угощения. Если все элементы подобраны правильно, ивент скорее всего пройдет успешно.

Поначалу подготовка IT-митапа занимала много времени, теперь на это уходит примерно месяц. Мы проходимся по отработанному чек-листу, чтобы ничего не забыть. (Такой список подойдет для организации любого другого образовательного ивента). Первое, что делаем, — находим докладчиков.

В нашем случае отлично работает сарафанное радио. Зачастую технические специалисты компании знают, кого можно привлечь к выступлению в рамках определенного направления и помогают найти спикеров среди знакомых и коллег.

Также ищем спикеров с помощью рассылки, ходим на профильные ивенты и смотрим их онлайн, знакомимся с потенциальными докладчиками на конференциях. Реже находим докладчиков в специализированных чатах в Telegram или в Twitter.

От спикера зависит многое. Опытный и интересный поможет с ивентом и даст толчок комьюнити на месяцы вперед: своим выступлением привлечет новых участников. Каждую лекцию мы полностью записываем на видео и выкладываем в YouTube канал Expert Fridays.

Когда у нас набирается хотя бы два спикера, анонсируем ивент: делаем рассылки, посты в соцсетях, а также обращаемся напрямую к целевой аудитории. За время проведения мероприятий у нас уже собралась необходимая база контактов.

“Мы не освещаем наши митапы на массы. Работаем только на узкую аудиторию. Важно сформировать комьюнити и привлечь представителей из IT-индустрии. Это значительно упрощает задачу. Ты постоянно варишься в этой среде, коммуницируешь с коллегами и понимаешь, кого можно позвать, куда лучше написать и где анонсировать” (Татьяна Ковалева, организатор DevOps Days Kazan, Data Science Meetup и Expert Fridays).

Площадкой для митапа может стать любая локация. Зачастую выбираем соответствующую количеству участников. Мы проводили несколько Data Science митапов в офисе. Сотрудничали с местным университетом на DevOps Days, там же организовали и самый первый Web Expert Day (позже митап превратился в наши Expert Fridays).

С каждым партнером ищем взаимовыгодные условия. Нам важно договориться о доступной цене, а локациям — привлечь к себе внимание новых посетителей. Университету мы приносим качественный и актуальный контент, а в коворкинги приводим аудиторию разработчиков.

“У любой локации есть свои преимущества, и с каждой связана своя история. К примеру, у нас очень хорошо зашли Data Science митапы, которые мы проводили в университете по воскресеньям ранним утром” (Степан Пушкарев, CTO в Provectus).

Почему так хорошо зашли Data Science по воскресеньям? Если человеку интересно развитие и нетворкинг, он готов прийти на лекцию даже в выходной день в 10 утра.

Мы также проводим и вечерние ивенты. Expert Fridays проходят по вечерам, поэтому для них мы выбираем просторные помещения с возможностью организовать beer&pizza нетворкинг для участников.

Что касается бюджета такого митапа, скажем честно: провести локальный IT-ивент — вполне доступно. Необходимо покрыть аренду локации, угощения, а также сопутствующую продукцию — наклейки, бейджи и т.п.

В плане программы мы себя не ограничиваем: это ведь дружеские встречи, значит все должно происходить естественно.

Как мы организовываем большие конференции

Сейчас казанский офис Provectus вовсю работает над организацией функциональной конференции FPURE. Это большой ивент, на котором мы планируем собрать 250 участников из разных регионов. На данный момент наша конференция единственная по функциональному программированию в этом году в России.

Бюджет FPURE значительно отличается от бюджета обычного митапа. Поэтому мы стараемся привлечь партнеров и спонсоров к организации. Для нас важно не просто покрыть расходы на проведение масштабного мероприятия, но и заложить фундамент для качественного IT-комьюнити в Казани. Учиться, обретать полезные связи, прокачиваться в профессиональном плане возможно благодаря таким ивентам в том числе.

“Мы не ивент-агентство или благотворительная организация. Наше сообщество открытое. Хочешь участвовать, помогать, спонсировать — приходи и делай. Если есть желание провести совместный митап или какое-то другое мероприятие, мы только рады. Поможем с организацией и вместе сделаем что-то крутое” (Константин Макарычев (разработчик Hydrosphere.io, основатель и организатор Expert Fridays)

Итоги и планы

В 2018 году мы провели около двадцати мероприятий. Большинство из них — тематические митапы, но были в их числе и крупные международные конференции.

В 2019-ом планируем расширить комьюнити Expert Fridays, а еще запустим первую Data Science конференцию к концу года.

Мы также стали партнерами AWS и ODSC и весной запускаем митапы в этих направлениях. В мае проведем конференцию по функциональному программированию FPURE.

В 2020-ом планируем участвовать в конференции DevOps Days в качестве партнеров.

Вот так, незаметно для самих себя, от локальных митапов мы перешли к большим конференциям. Оказалось, что организовывать ивенты для IT-комьюнити совсем не страшно. Наоборот, — это процесс захватывающий и возможный для каждого.

Если вы чувствуете в себе силы и желание всерьез заняться организацией IT-ивентов, просто начните. А если нужна поддержка, мы будем рады вам помочь.