Лайфхакер

Как облегчить планирование в редакции: опыт «Лайфхакера»

Мы совершили все ошибки за вас и делимся советами, которые могут пригодиться любой контентной команде.

Зачем вообще нужно планирование

Неважно, что вы делаете — небольшой блог или издание с многомиллионной аудиторией, — вам не помешает план. На его составление потребуется время и силы. Он может меняться в зависимости от обстоятельств. Но есть как минимум пять причин сделать планирование обычной практикой.

1. Не забывать о важных темах

План позволяет зафиксировать инфоповоды и сезонные темы, которые точно стоит отработать. Если вы издание для родителей школьников — отметьте даты ЕГЭ и 1 сентября. Если ведёте блог о кино — главные премьеры предстоящего месяца. Если публикуете рецепты — зафиксируйте сезоны тех или иных продуктов. Это поможет вовремя подготовить материалы и ничего не пропустить.

2. Лучше использовать старый контент

Вечнозелёные и сезонные темы кочуют из года в год. Старые контент-планы позволяют не потерять такие материалы и быстро понять, что можно обновить и перевыпустить, а что нужно писать с нуля. Например, «Лайфхакер» каждое 1 января перевыпускает материал о том, как избавиться от похмелья, а перед 8 Марта рекомендует, что подарить коллегам или маме. Мы храним все планы с марта 2019 года и всегда можем к ним вернуться.

3. Понимать, что делать каждый день

Гораздо проще приступить к работе, когда есть набор понятных задач. Мы в редакции каждый месяц посвящаем несколько дней сбору тем и формированию планов авторов. А затем каждый просто берёт в работу тот материал, что стоит в личном расписании.

При этом план — гибкая штука. Если появилось что-то более важное, актуальное и крутое, мы просто заменяем одну задачу другой, и глобально ничего не рушится. Так, в ковидном 2020-м постоянно появлялись поводы написать материал, который не планировали. Мы пользовались этой возможностью и просто корректировали планы.

4. Знать загрузку членов команды и рассчитывать ресурсы

Сколько материалов редакция произведёт в следующем месяце? А каждый автор? Как перераспределить нагрузку, если впереди череда отпусков или длинные праздники? Ответить на эти вопросы легче, если у вас есть план. Например, чтобы подготовиться к новогодним каникулам, мы прикидываем нужное количество постов и темы ещё в ноябре, производим их за декабрь и в праздники можем позволить себе отдых.

5. Видеть картину целиком

Общий контент-план редакции — хороший инструмент для анализа. В текучке сложно отстраниться от частностей и увидеть общее. С планом легче заметить тематические дыры и переизбыток, найти баланс между разными типами контента, оценить состав и продуктивность команды.

Как строилось планирование в «Лайфхакере» и что с ним было не так

Мы не сразу нашли удобную систему и перепробовали разное. Всё начиналось с обычной фиксации задач и отслеживания их статуса.

Trello + «Google Календарь»

Вы наверняка знакомы с обоими инструментами. Trello позволяет организовать работу над проектами любой сложности. В его основе лежит система канбан: процесс выполнения задач визуализируется при помощи статусов. Обычно это «Сделать», «В работе» и «Готово», но можно настроить любые. Задача проходит этап за этапом, и все участники команды видят её актуальное состояние.

Внешне всё похоже на обычную доску со стикерами, которые перетаскивают из столбца в столбец. Таких досок можно заводить несколько, чтобы разбивать задачи по направлениям, отделам, проектам — как угодно.

Рабочая доска редакции в Trello

У нас всё работало так. Авторы утверждали темы в редакционном Telegram-чате, а затем добавляли задачи в Trello. Редакторы следили за статусами: написанное брали на редактуру, а если видели карточку с просроченным дедлайном — разбирались в причинах задержки.

Сетку статей на день формировал выпускающий редактор — чаще всего накануне. Она доносилась до членов команды в Telegram-чате. Если происходили какие-то изменения — они обсуждались там же. А для рекламных публикаций был отдельный инструмент фиксации — «Google Календарь». Он использовался коммерческой редакцией и менеджерами проектов.

По сути, это не было полноценным планированием. Мы лишь фиксировали задачи, формировали план на день из готового и не видели картину комплексно. Разные этапы работы были разнесены по разным местам. В общем, система на троечку.

«Google Таблицы» + «Google Календарь»

В 2019 году мы решили исправить недостатки предыдущего подхода и перешли на таблицы. В них фиксировали персональные контент-планы авторов. Документы были устроены просто: один месяц — одна вкладка. Внутри — перечень задач, дедлайны и столбец для ссылки на готовый текст. Темы утверждались там же через комментарии.

Личный план автора

Из табличек авторов выпускающий редактор составлял сводный план на месяц. Мы брали все-все тексты, которые будут в нашем распоряжении, группировали их по рубрикам, фиксировали дедлайны, закладывали время на редактуру и корректуру, после этого расставляли по конкретным дням с указанием времени выхода. Также мы подключили к планированию дизайнеров, которые готовят обложки для постов, чтобы они распределяли между собой нагрузку.

Сводный план на месяц

При этом остальные инструменты никуда не делись! Какое-то время мы дублировали задачи в Trello, потому что там был удобный поиск по архивированным карточкам. Коммерческая команда полностью оставила там все свои процессы: сервис подходил для их целей гораздо лучше, чем таблицы. Планировать рекламу мы продолжили в «Google Календаре».

Такое решение имело свои плюсы: мы стали лучше понимать загрузку авторов, тематическую наполненность сетки, увеличили горизонт общего планирования до месяца, начали хранить контент-планы и в дальнейшем к ним возвращаться.

Но если чей-то план изменялся (а такое происходило постоянно), то выпускающему редактору приходилось вносить коррективы в кучу разных мест. Это ручная работа, и неизбежно возникали ошибки: какие-то посты оставались неучтёнными, что-то переносилось не туда. Но главное — это отнимало много времени и бесило. Поэтому стали думать, как автоматизировать планирование.

Как мы упростили планирование с помощью AirTable

Мы изучили разные инструменты для организации командной работы, в которых можно с удобством делать контент-план, и решили протестировать AirTable.

AirTable — это продвинутый сервис с удобным интерфейсом для работы с табличными данными. Есть браузерная версия, а также десктопные и мобильные приложения. Пользоваться всем этим можно бесплатно или за деньги — всё зависит от задач и потребностей команды. Определиться помогает подробное сравнение тарифов. Бесплатный вариант нас почти устроил, хотя в нём тесновато: нет персональных представлений, есть ограничение на количество записей в базе, хранение истории изменений и вес прикрепляемых файлов.

Главная сила AirTable — возможность визуализировать и структурировать данные. Делать это можно с помощью шаблонов, заточенных под разные задачи. Для редакционного планирования мы использовали доработанный нами Content Calendar.

Библиотека шаблонов в AirTable

Сначала пришлось заморочиться с настройкой системы: продумать поля и статусы, которые отражают наши процессы и помогут удобно представить данные. В итоге сложилась следующая схема работы.

Каждый месяц в базе с контент-планом мы создаём новую таблицу и заносим все тексты, которые планируем написать в следующем месяце. Одна тема — одна задача. В каждой задаче указываем автора, рубрики, дедлайн.

Табличное представление статей

Затем выпускающий редактор формирует сетку на каждый день. В задаче (строке) заполняется поле с планируемой датой и временем публикации, а также появляются соисполнители — редактор и иллюстратор.

Все эти данные можно представить разными способами, например в виде таблицы, канбан-доски или календаря.

Сводный план доступен для просмотра всем членам команды. В отдельное представление мы вынесли календарь рекламы.

Календарь публикаций

Особая прелесть AirTable — гибкая система фильтров и группировки. С их помощью можно посмотреть что угодно. Какие посты планируются на следующей неделе? Сколько из них, например, про здоровье или технологии? Каков статус задач: мы работаем впритык или с запасом? Кто сколько успевает? Все эти данные можно получать быстро и в удобной форме.

Представление с группировкой по автору

Правда, в бесплатной версии фильтры работают для всех: если вы отсортировали данные в общей базе, у других членов команды произойдёт то же самое. Эту проблему легко решить созданием нового представления — так эксперименты будут видны только вам.

AirTable также предлагает автоматизацию и интеграцию с другими сервисами, например с Gmail, Slack, «Google Календарём». Нам эти возможности не пригодились.

Мы создали шаблон нашего контент-плана, который может опробовать в деле любая редакция. Чтобы скопировать его себе и заполнять базу собственными данными, зарегистрируйтесь в AirTable, откройте шаблон и нажмите на Copy base в правом верхнем углу. Приятной работы!

Какие похожие сервисы можно рассмотреть

Если описанный принцип планирования вам близок, можно присмотреться ещё к следующим инструментам.

  • Stackby (веб, iOS, Android) — индийский аналог AirTable. Умеет практически то же самое, выглядит очень похоже, работает медленнее, но стоит дешевле.
  • Monday.com (веб, iOS, Android) — быстрый, простой и функциональный инструмент с русскоязычным интерфейсом. Нам там понравилось всё, кроме тарифов: тут самые высокие цены.
  • ClickUp (веб, десктоп, iOS, Android) — более сложный и функциональный инструмент, чем предыдущие. Имеет не очень интуитивный англоязычный интерфейс. Гибок в настройке, отлично подходит для редакционного планирования. И не только для него! Об этом расскажем в следующих публикациях.

Что в итоге

  • Планирование — полезная штука. Главное — подходить к нему без фанатизма и помнить, что план должен подстраиваться под меняющиеся обстоятельства, а не наоборот.
  • Организовать планирование можно по-разному. Если у вас большая редакция и сложные процессы, разумно автоматизировать всё что можно. В этом помогают разные сервисы.
  • Сэкономленное время можно потратить на анализ работы команды и улучшение продукта.
{ "author_name": "Лайфхакер", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 6, "likes": 26, "favorites": 16, "is_advertisement": false, "subsite_label": "lifehacker", "id": 296280, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Wed, 22 Sep 2021 12:26:06 +0300", "is_special": false }
0
6 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

Класс, держите единорога

7

Интересно, спасибо! Всегда интересны какие-то вещи, связанные с оптимизацией контент-плана, и чтобы поменьше городить сложные конструкции. Лайк и побольше вам просмотров.

2

Пришел увидеть комментарий про Notion, а нет его.
Исправляю, из похожих - стоит посмотреть на Notion

1

Мы смотрели. В Notion есть одна простая проблема: нельзя установить дату и время публикации прямо в ячейке.

2

вы про это? 

0

Да, про это. Я, к сожалению, не нашел способа избавиться от простой необходимости дергать триггер в каждой ячейке. Но если это не нужно, то Notion тоже подойдет.

1
Читать все 6 комментариев
7 причин начать пользоваться Bright Data Proxy Manager:
Госдеп США рекомендовал россиянам подавать документы на американскую иммиграционную визу в Варшаве Статьи редакции

Неиммиграционные визы посольство США в Москве рекомендовало оформлять в других странах.

Минэк и корпорация МСП предложили освободить малый бизнес от штрафов за первое нарушение КоАП Статьи редакции

Поправки должна рассмотреть правительственная комиссия, а в случае одобрения их внесут в Госдуму, рассказал источник.

Geforce Now. Очереди более 30 минут, лаги и тормоза на платном тарифе
Строит магазины без окон, чтобы люди теряли счёт времени и думали о покупках: как IKEA заставляет тратить больше Статьи редакции

Ежегодные продажи компании достигают $50 млрд, большая часть которых приходится на незапланированные покупки посетителей, рассказал журналист The Hustle Трунг Фан.

Покупательница магазина Campaignasia
ПСБ запустил личный кабинет для предпринимателей. Там можно следить онлайн за каждым своим терминалом

Сервис предоставляется бесплатно.

Cloud CDN: что это такое, как устроено и кому нужно. Разбираем на примере бургеров

Cloud CDN — это сеть быстрой доставки статического контента в формате услуги облачного провайдера. Объяснить, как работает технология, проще всего на примере — сравнить Cloud CDN с популярным продуктом, который выглядит плюс-минус одинаково вне зависимости от того, заказали вы его в Москве, Питере или Нью-Йорке. Знакомьтесь: классический бургер.…

Как не попасть в карьерную ловушку тимлида: личный опыт

Кажется, что тимлиду просто некуда расти: дальше надо либо идти в менеджмент, либо наоборот, становиться узконаправленным разработчиком. По просьбе «Лаборатории Касперского» Евгений Мацюк, который прошел в компании неординарный путь, рассказал о своих карьерных развилках во время и после тимлидства, а также поделился опытом горизонтального роста.

Детство на антибиотиках: как медицинский догматизм чуть меня не угробил, но, в итоге, подарил дело моей жизни

Часто, когда говорят или пишут о великих, упоминают, что еще в детстве они столкнулись с какой-то проблемой, решили спасти от нее весь мир и так стали тем, кем стали. С великими себя не сравниваю, но для меня такие биографии – свидетельство того, что если человеку нужно, он добьется всего, что захочет. У меня тоже есть подобная история за…

Как re-store обманул меня с предзаказом Apple Watch 7

Иногда, желание приобрести новинку в подарок чуть выше здравого смысла, вот и я 8 октября совершил предзаказ на Apple Watch 7 в re-store.

«За гранью ума»: сооснователь YC Пол Грэм о том, почему одного интеллекта недостаточно, чтобы создать что-то новое Статьи редакции

Человеку с детства навязывают, что главное в жизни — быть умным, вот только умные люди далеко не всегда добиваются больших успехов. Об этом программист рассуждает в своём новом эссе.

Пол Грэм Medium
null