Кейс: Битрикс24 для онлайн автошколы. Миграция из FreshOffice

Раньше приставка "Онлайн" к слову Автошкола всем казалось плохой идеей. А в наше время учиться новым профессиям, знаниям онлайн стало нормальным явлением. Вот и автошколы онлайн становятся чем-то обычным. Зачем ходить в автошколу на лекции, если можно смотреть вебинары в удобной для себя обстановке? С приходом вируса обучение в автошколе онлайн становится супер решением!

В проекте есть проблемы в обработке заявок и получения отчётов в текущей CRM. Эти проблемы нам предстоит решить. Итого нужно:

• Сделать работу менеджеров удобной
• Автоматизировать типовые процессы
• Наконец-то построить отчёты по продажам, трафику и ходу обучения

Ниже мы этим разберёмся.

Как обычно клиент написал мне в Telegram (или так ссылка)

В результате беседы мы имеем, что у клиента есть:

• Автошкола проводит обучение теории онлайн и оффлайн.
• Менеджеры по продажам обрабатывают заказы в FreshOffice.
• Все работы с клиентами (звонки, заметки, задания, напоминания ...) делаются вручную.
• Для формирования пакета обучения клиента отправляют на сайт.
• Для оплаты услуг обучения клиента так же отправляют на сайт.
• Процесс ведения обучения, оценки ученикам, информация по обучению так же ведётся в FreshOffice.

Для решения проблем принимаем решение перевести всё на Битрикс24. Сделать автоматизации, интеграции и перенести текущее из FreshOffice.

Для того чтобы разобраться как идеально сделать внедрение нам сперва надо разобраться с процессами которые уже есть в компании, выявить задачи которые можно автоматизировать, определить все источники поступления заявок. В итоге делаем схему чтоб понять как нам это всё построить и ничего не забыть.

Для этого нам нужно понять как покупатель должен пройти по воронке и какие действия должен сделать менеджер. В результате получается часть схемы.

Итого получается 6 статусов по которым проходит клиент при покупке.

• Первый статус это свежая заявка, звонок и надо как можно быстрее обработать её.
• Второй статус "Квалификация" это промежуточный статус для определения интересен продукт клиента или это ошибка.
• В третий статус мы складываем тех кому интересная услуга и мы обсуждаем условия обучения.
  
• В четвёртом лежат ребята которые долго думают и постоянно оттягивают принятие решения.
  
• Пятый статус для тех кто определился и хочет оплатить.
  
• И последний с теми кто оплатил и идёт учиться.

В итоге мы поняли на каких этапах может находиться покупатель и что мы с ним должны сделать.

На этом этапе собираем все возможное пути обращения покупателя в школу. У нас получилось 2 сайта и набор форм. Дальше планируем какие данные нам надо завести в Битрикс24 из этих форм

После того как клиент оплатил обучение нам требуется подписать с ним договор и положить оригинал договора в бухгалтерию.

Получается что нам нужно перенести сделку в отдельную воронку и там менеджер проходит подписание договора.

• Получить реквизиты от ученика
• Внести их в договор
• Передать на подпись
• Передать курьеру на доставку
• Получить оригинал
• Отдать в бухгалтерию

В общем занятий на много времени, а надо ещё с новыми работать.

В любом случае при продаже есть и не успешные сделки. Для этого отдельно проработали статусы. Так же отделили статус для тех кто ооочень долго решается на покупку. С ними мы поработаем отдельно с напоминаниями раз в месяц. Так же запланировали статусы "оценка качества" этих заявок для отдела качества.

Мы заметили два основных момента для автоматизации. Первое это этап оплаты для ученика, второе запрос реквизитов и формирование договора.

До этого ученика отправляли на сайт и он сам проходил собирал для себя заказ, проходил оплату и потом сообщал что оплатил. Всё это сложно...

К сожалению стандартный модуль оплаты от Битрикс24 нам не очень понравился и пришлось писать свой шлюз оплаты.

Для этого требовалось сайту передавать заказ, а сайт обратившись к яндекс кассе прислать нам в битрикс ссылку на оплату.

В итоге получился калькулятор при переносе в статус "Выставление счёта, ждём оплату" в который менеджер вводит условия обучения.

При этом формируется сумма обучения, получается ссылка на оплату от яндекс кассы и отправляется потенциальному ученику в смс.

Покупателю остаётся нажать на ссылку и ввести реквизиты своей карты.

Так же пользователю идут напоминания об оплате в течении трёх дней, а дальше переводится на менеджера. После того как пользователь оплатил автоматически сделка закрывается и переходит в подписание договора.

При оплате покупатель переводится в воронку подписание договора и тут мы часть работы сняли с менеджеров.

Первым делом битрикс24 формирует ссылку на форму для паспортных данных и отправляет в смс покупателю.

Пользователю достаточно пройти по ссылке и заполнить свои паспортные данные.

Дальше битрикс24 всё сделает сам.

Про миграцию особо рассказывать нечего. К сожалению в данной связке нет шлюза через который можно перенести данные автоматически и приходится извращаться с импортом и экспортом. Что мы и сделали.

Задача с аналитикой самая важная. Для этого мы построили 2 уровня аналитики.

1. Это аналитика продаж в битрикс24

2. Аналитика трафика и продаж в google analytics

Отчёты битрикс24:

Настроили отчёты по продавцам, по источникам трафика, просчёт зарплат и т.д.

Отчёт в google analytics:

По сути гугл аналитикс стал агрегатором данных по трафику и продажам. Мы настроили ecommerce и передаём движение сделок в битрикс24 в аналитику. Тем самым мы всегда можем связать источник заявок и выручку по ним. Для этого завели для всех заявок Google ID.